无效的会议等于损失

无效的会议等于损失

案例回顾

根据总部要求,门店每天都要开早会和晚会。莫金华就按照规定每天组织大家开会,可这会开着开着,就走样了。每次开会大家都拖拖拉拉地集中在一起,在会议中还有人私下聊天,做早操也是做做样子,动作不标准,不整齐,也没有朝气。店员们都不理解早会和晚会的意义,觉得做这些无用功,还不如实实在在地去干活呢。莫金华也觉得早、晚的会议没什么意思,无奈总部有制度,就凑合开着吧,会议开短一点,多留点时间给工作。

案例解读

门店会议是管理者对门店进行有效管理的重要工具。案例中的门店会议之所以纪律差,主要是因为店长都没有意识到会议的重要性。店长都不把这些会议当回事,店员自然不会重视。事实上门店早、晚的会议,对于门店具有非常重要的意义。它能够起到宣导传承企业文化的作用,鼓励店员进行计划总结,为店员营造沟通交流的氛围,帮助店员学习成长,对门店工作进行早鼓励、晚监督,同时也是团队建设的需要。

案例中的店长在意识上没有认识到门店会议的重要性,因此出现会议组织不好,员工厌烦、不配合的现象也就不奇怪了。

另外,会议形式的刻板重复也是影响员工会议积极性的一个原因。每天采取同样的形式、同样的流程,员工难免会感到枯燥而提不起兴趣。

门店会议的成败,关键并不仅在于开会的那几十分钟,而在于会前准备和会后的监督落实。没有充分的会前准备难以在会议中得到好的方案或想要的结果;没有会后的实施,会议中制订的计划也仅限于空谈。

专家建议

门店会议中最常规的会议就是早会和晚会,另外还有例行的周例会和月度会议。其他针对特定问题进行讨论的会议也是门店会议管理的一个重要组成部分。成功的会议,离不开会前的充分准备、会中的良好掌控和会后的跟踪反馈。

1.会前准备

在会议之前,店长首先要明确会议要解决的问题和会议的目的,不能为开会而开会。一般来说,门店的会议内容有几个方面:门店目标跟踪、企业理念的强化和制度的宣导、特定主题的培训学习、各种问题的解决、经验分享或业务探讨、技能演练、开心一刻、团队建设和士气激励。会议一般需要确定重点议题,集中时间解决最主要的问题。

会议召开的形式在会前都应该予以明确,包括时间、地点、主题、人员等。会议负责人可以视会议内容的不同而定。月度会议和周例会店长最好亲自主持。早会、午会和晚会的主持人可以由全体店员轮流担任,这样不仅能让会议开出新意,同时能够锻炼员工的组织能力,让他们从中体会管理的不易,能够体谅店长的难处,从而积极配合店长的工作。

主题式的分享、提问式的启发以及讨论式的互动都可以作为会议形式。每种形式各有特点,在具体的实施过程中可以根据需要灵活运用。主题式的分享适用于店内优秀员工的经验总结,分享的主题可以是如何与顾客进行有效沟通,也可以是一个简单的哲理小故事,寓意深刻,发人深省。这种方式一方面可以实现经验的分享,提升全体员工的工作能力;另一方面也可以锻炼员工的自信。提问式以及讨论式会议,大都适用于门店日常经营中出现的具体问题,通过讨论,鼓励员工多思考、总结自己的工作。

2.会中掌控

之所以要把大家聚在一起举行会议,就是要集众人之智慧来解决问题。作为主持人,应当营造和谐的气氛,鼓励参会人员积极发表自己的看法。同时,为了在会议之中得到想要的结果,主持人要对会议进程进行有效把控,控制讨论的方向,减少与议题无关的讨论与争辩,对各段落或议题的讨论内容进行汇总、归类和提炼。不可片面追求意见一致,少数人的意见也应该得到尊重。

通过与参会人员一起探讨各种解决方案的可行性,最终确定解决问题的方法并确定实施步骤,指定相关工作的责任人,并要求作出承诺,制订任务、实现目标,包括完成的效果和完成的时间。

3.会后跟踪反馈

每一次会议之后,都可以进行一次总结,发现进步与不足之处,为后续会议的有效进行提供借鉴。会议中安排的任务和制订的计划在会后应该确定专人进行跟踪检查,对会议议题的相关工作及时汇报。如果店员计划的工作没有按时完成,应该督促其做公开的承诺兑现。

门店的会议无非就是围绕着业绩和团队建设展开,提高对会议的重视,把会议的程序规范化,把会议开出价值,店员的观念自然会有所改变。

逸马点睛

开好会,必须要做到:目标是明确的,是集思广益的;过程是可控的,解决了实际问题;改进工作要有承诺,会后要有跟踪、反馈和承诺兑现。