五、写作文体
述职报告是单位工作人员对自己一个阶段的任职情况做以总结的一种应用文体。或者说是下级机关的工作人员向上级机关汇报自己某一阶段履行职责的情况如何、在职责范围内取得了什么样的成果等等。写好述职报告，是现阶段对于部科学化管理的需要，也有利于更好地开展工作。
1.述职报告的写作要求
（1）必须坚持实事求是的原则
写述职报告的目的，既不是要大家评功摆好，也不是要述职人检讨反思，应该有一说一，有二说二，无论功过是非、称职与否都要坚持实事求是的原则，运用一分为二的方法对以往的工作进行检查、回顾，开诚布公地把自己的真实思想、真实情况写出来。既要反映成绩，又要暴露缺点；既要看到现象，又要揭示本质；既要反映主流，又不掩盖支流；既不夸大成绩，也不回避缺点；既不急功诿过，也不让功揽过。总之，要实际地分析，真实、全面地反映情况。只有这样，才能从实际出发，总结经验教训，指导下一步的工作。
（2）突出重点
述职报告既是实际工作情况的反映，又是经验的总结。它反映现实的本质和规律，而不是现象的罗列和记录。这就要求写作时要结合实际情况，确定工作重心。然后，围绕重心对丰富复杂的工作情况进行认真的分析研究，对众多的材料进行去粗取精。总之，要有详有略，突出重点，避免不分主次地一一罗列，写成豆腐账、流水账。
（3）力避应付的思想
写述职报告，要充分重视它的重要性，认真检查、回顾自己的工作，总结经验教训，认真写好述职报告。
（4）语言要求简洁、平实，条理要清楚
2.写作格式
述职报告的写作格式大致是：标题、接收单位名称、正文、结语、报告人及写作日期等。
述职报告多以一年为期限，因此，标题应写明具体期限，如《2005年度述职报告》。
接收单位名称要顶格写，且与标题间隔一行。
正文则是述职报告的内容，可以分为四个部分：
开头：主要写自己何时至何时在何单位任何职务，分管什么工作，简明扼要地说明做了什么，做的好何。这部分要高度概括，简洁明了。
任职期取得的成绩：详细如实地说明自己取得的成绩。
任职期的失误和问题：如实阐述在职期间出现哪些失误，是什么原因造成的，分析存在的问题，如何应对等。
结语，一般可写上“以上为述职报告，请审阅（请批阅）”等语，以示对上级领导的尊重。当然，此等结语也可不写。
报告人和写作日期分两行写在正文右下方。注意报告中的人名、地名、机关名称不能简化。
3.写作内容
由于工作情况不同，报告的内容也不可千篇一律，一般说来，可以分成四个部分：
第一部分要简明扼要、提纲挈领。首先应交代述职人员的职务、职称和岗位职责，然后简要地谈谈自己的工作目标以及自己职责的认识等情况。
第二部分主要汇报述职人履行职责的情况如何，有哪些成绩和缺点。这是正文的主体部分。这一部分不一定面面俱到，但力争详细具体，应把在一段任职内主要工作的过程表达出来。文中对履行职责的指导思想，对一些问题的处理思路及对所履行的职责的认识，都要一一交代清楚。这一部分主要有两种写法：重点式和分类式。前者即把任职期间最重要的、最关键的几件事作为重点，详细汇报；后者即把述职人的工作成果按性质的不同加以汇报。这两种方法各有长短，应按不同情况加以选择，也可将二者结合起来。
第三部分要剖析履行职责过程中成功的经验和失败的教训。这一部分是上文的总结，目的是对履行职责情况进行深层的思考，从而得出正确的、理性的认识。
文章的最后可以说明存在的问题及今后努力的方向。这部分要对所总结的经验和教训提出指导性的看法，指出工作中存在的问题和差距，同时要有针对性地指导今后如何发扬优点，克服缺点，做好下一步工作，确定下一步工作的努力方向。
（二）通讯
通讯是比新闻更详尽、生动的新闻体裁。通讯被誉为报刊的一颗明珠，是报刊、广播常见的一种文体，它比新闻、消息更详细、更生动地报道客观事实和典型人物。
1.通讯的分类和特点
（1）通讯的分类
通讯的种类，依据不同的标准有不同的分法。从篇幅上可以分为长篇通讯和小通讯；从形式上可以分为文艺通讯和新闻通讯；从内容上可以分为人物通讯、事件通讯、工作通讯、概貌通讯、主题通讯和新闻故事等。
（2）通讯的特点
①新闻性
通讯应迅速反映现实生活中涌现出来的新人、新事、新风貌、新经验等，进行有针对性的报道。
②真实性、典型性
通讯所反映的客观事实，应注意材料真实，甚至细节描写也不能失真。另外，还要注意选取典型的材料，要有代表性。
通讯往往运用描写、烘托、渲染和抒情的文学手法，绘声绘色地反映典型的人、事，来增强文章的形象性和感染力。通讯对所写的人事要发表议论，作评价。这种评论紧扣人物、事件进行；寓理于情，以情动人。
2.通讯的结构
通讯的结构一般可分为三部分：导语、主体和结束语。
导语，即通讯的开头。写法灵活多样，但是一般要求以简明的语言交代时间、地点、事件和缘由。
主体，即通讯的内容部分。这部分内容可按事物发展的进程安排，以时间的先后顺序展开情节；又可按事物的性质写，在同一主题的统率下，并列写出几个不同的侧面。
结语，即通讯的结尾。这部分在写法上比较灵活，没有定义。
3.通讯的表现手法
（1）叙述和描写相结合
在通讯工作中，要注意把叙述和描写相结合，这样才能叙述清楚，给读者展开生动的画面，让读者在这种画面中受到感染和教育。
（2）议论和抒情相结合
适当地运用议论和抒情，不仅不违背新闻报道的基本要求，而且还能使通讯主题深刻，人物鲜明，文笔生彩。
（三）黑板报
黑板原是学校的教学工具，用粉笔等把稿件写到黑板上进行宣传，即成黑板报。各基层单位都可以办，大凡工厂企业的车间、科室，城镇街道居委会，乡村，营房，以及学校等，都有黑板报的用武之地。从这点上讲黑板报具有很强的通俗性和普及性，是基层常用的一种文体。
1.黑板报在文字上的要求
（1）通俗化、口语化
黑板报主要是办给群众看的，有广泛的群众性。所以，黑板报的内容和文字，都必须通俗易懂，使识字不多的人也能看懂，不识字的人也能听懂，这才能达到办报的目的，起到宣传的效果。
语言和文字，是表达我们思想感情的工具。文章能否写得通俗易懂，也是检验作者和群众的思想感情是否一致的重要标志。要使黑板报通俗，最基本的是文字口语化。
但是口语并不全等于方言土语。黑板报虽然是办给本单位、本地区的群众看的，文中口语多些是可以的，但那些过土的外地人看不懂的语言，也不宜写成文字，登在黑板上。特别是那些不健康、不文明、不准确、不规划的方言土语，应该改造或不用，决不能去宣传它。
（2）具体生动
黑板报的内容，主要是群众自己教育自己，群众中发生的事，大都是生动的、具体的、有血有肉的、有头有尾的，只要认真搜集、整理，就能用黑板报去教育群众。空洞的说教和抽象的概念，是黑板报最忌讳的。
（3）短小活泼
由于黑板报和墙报的篇幅有限，容量不大，所以文章必须短小。但短小不能失去活泼，否则会干巴巴的，没有生气。
2.黑板报的写法
（1）可用标题代替导语
用标题代替导语，可以压缩文章篇幅。新闻导语，是在新闻的开头用简要的文字说明全文的目的或结论，以此引起读者的注意。而黑板报文章的标题不仅要使读者看了感到非看不可，而且还要起到导语的作用，所以要求在制作黑板报标题时，还要考虑到它的准确性和分寸。
（2）可化整为零，独立成篇
对于介绍新技术、新成就、新经验等等之类的文章，可采用化整为零的办法，从不同角度专题写文，独立成章，详尽介绍，使之互相配合，既吸引读者，又增强了宣传效果。
（3）突出主旨，舍弃一般
黑板报的文体应该抓住所要表达的事物的主旨，以一当十，择重去轻，使文章简练。如果不能忍痛割爱，必须会使文章拖泥带水，愈写愈长，不能很好地起到宣传作用。
（4）形式多样
黑板报文字的体裁多为新闻报道、评论文章，文艺作品也占有一定比例。
总之，黑板报内容涉及广泛，上至天文，下至地理。举凡国内外大事、本队本村或本校本班的活动、各类实用的科学文化知识、各种思想道德方面的修养，无所不包，这样，就必须导致黑板报稿件的形式多样化。黑板报文章的体裁不拘一格，消息、通讯、短评、杂谈、诗歌、散文、知识题、竞赛题以及歌曲词谱等等，都可在黑板报上找到一席之地。
（四）手抄报
手抄报是模仿报纸的，单面的，用钢笔书写的，可传阅、也可张贴的小报。在学校，手抄报是第二课堂的一种很好的活动形式，和黑板报一样，手抄报也是一种群众性的宣传工具。
1.手抄报的总体构思
如何使一张手抄报在有限的空间内，既容纳一定的知识内容，版面设计又精彩美观呢？这不单纯是技巧问题，对编者来说，组稿、编辑、排版、插图、书写，这是一个全神贯注、脑手并用的创造过程，是他的文化修养、生活情趣、精神风貌和艺术修养的综合体现。这对一个学生来说，无疑是发展个性才能的广阔天地。
办手抄报，从总体上考虑，首先要确立主题思想。一期手抄报，版面很有限，要办出特色，必须在内容上突出一个主题，做到主题突出，又丰富多彩。版面编排和美化设计，也要围绕着主题，根据主题和文章内容决定形式的严肃与活泼，做到形式与内容的统一。
2.手抄报的编排设计
手抄报的编排设计，总的要求是：主题明确，版面新颖美观。
（1）版面划分
先把版面划分成两块，每块中还可以再分成片。划分文章块面时，要有横有竖，有大有小，有变化和有对称的美。报头要放在显著位置。
（2）块面编排
如不符合原先的划分，就要将版面块面安排作必要的调整；如不能安排下文章，就利用移引、转版的形式等，并用字号、颜色、花边与邻近的文章块面相区别。
（3）装饰设计
除报头按内容设计、绘制外，每篇文章的标题也要作总体考虑，按文章主次确定每篇文章标题的字体、字号、颜色及横、竖排位置。文章内容以横排为主，行距大于字距，篇与篇之间适应用些题花、插图、花边及尾花等穿插其中，起装饰、活泼片面的作用。
3.手抄报的书写
（1）标题的书写
主要或重要的文章标题，应用较醒目、庄重的字样；文娱消息或次要文章，则可用轻松活泼的字体。同一期或同一版上的各篇文章标题，也应用不同的字体书写。标题字体应比文章内容字体大，色彩也应加重。标题多用美术字，以楷书、行书、魏书、隶书见多。
（2）正文的书写
字体要清楚、美观大方，字行间要整齐，字体不宜太小，忌潦草、错字。
4.手抄报的装饰美化
主要是用色彩、绘图等艺术手段，弥补文字的单调，给人以生动形象、优美和谐的美感和启迪。内容包括报头、题花、插图、花边、尾花和色彩运用等。
（1）报头
它是手抄报的标志，由图案或画面和刊名组成。文字上由报头名称、日期和编辑单位等组成。
（2）题花
是对文章标题或开关的装饰，常见的有底纹，带有提示性的图画或图案。
（3）插图
可以根据文章的内容，画一个能说明一个情节的画面，这种形式与文章内容紧密联系；还可以采用与文章内容毫无联系的图案，如花鸟、山水等，这是纯粹为了美化而作的。
（4）花边
一般不宜太多、太大、太粗，否则就会喧宾夺主。花边可以美化版面，可以隔开文章，便于阅读。
（5）尾花
是装饰在文章后面的图画或图案。如一篇文章抄完后，还剩有空白，可以画一尾花，既可充实版面，又能增加美感。
（6）色彩
一般宜简练、明快、淡雅，不宜过分渲染、杂乱。一般而言，正文色调宜朴素、稳重；标题及花边、插图等，则可用较鲜艳的色彩。这样才能浓淡适宜，增强效果。
（五）演讲词
演讲词俗称演说辞、讲话稿，是指在重要场合或群众集会上发表讲话的文稿。在各种会议上，它可以用来交流思想、表达感情、发表意见和主张、提出号召和倡议。通过它，讲话的人可以把自己的主张、观点、见解以及思想感情传达给与会者，从而产生一定的作用和影响，达到宣传和教育的作用。
1.演讲词的特点
（1）针对性
撰写演讲词，要考虑听众的需要，讲话的题目应与现实紧密结合，所提出的问题应是听众所关注的事情，所讲内容的深浅也应符合听众的接受水平。同时，演讲又要注意环境气氛，既要注意当时的时代气氛，又要了解演讲的具体场合：是庄严的会议或重大集会，是同志间的座谈和讨论问题；是欢迎国宾，还是一般的友人聚会。不同的场合，演讲有不同的内容、不同的讲法。
（2）鲜明性
演讲的内容不能只是客观地叙述事情，还必须表明自己的主张，阐明自己的见解。赞成什么，反对什么，表扬什么，批评什么，均应做到立场鲜明、态度明确，不能含糊。好的演讲总是以其精密的思想启发听众，以鲜明的观点影响听众，给听众以鼓舞和教育。
（3）条理性
要使讲话易被听众听清、听懂，就要条理清楚、层次分明，否则，所讲内容虽丰富、深刻，但散乱如麻，缺乏逻辑性，亦会影响讲话效果。
（4）通俗性
演讲的语言，总的说来应该通俗易懂，明白畅晓。要做到这一步，关键是句子不要太长，修饰不要太多，不宜咬文嚼字，要合乎口语，具有说话的特点。同时，也应该讲究文采，以便雅俗共赏。
（5）适当的感情色彩
演讲既要冷静地分析既晓之以理，又要有诚挚热烈的感情即动之以情，这样才能使讲话既有说服力，又有鼓动性。
2.演讲词的种类
由于演讲词内容丰富，应用范围广泛，表现形式灵活多样，所以很难进行严格的分类，只能从不同角度作大体区分。
从内容上可分为：政治演讲词、礼仪演讲词、学术演讲词、宗教演讲词、工作演讲词和社会生活问题演讲词等。
3.演讲词的写作格式
演讲词没有固定的形式，可以根据不同的对象、时间以及所讲的问题自由灵活地安排结构方式。尽管如此，从众多的演讲词中仍可看出，其写作格式主要有标题和正文两部分。
（1）标题
标题的形式有三种：一是报刊编辑者在登报时加上去的，不是作者自己拟定的；一种是由作者拟定正题，发表时编辑者再加上副题的；一种是作者拟定正题，题下注明作者姓名的。
（2）正文
正文的结构，一般开头先是针对会者的称呼，接着开始讲话，要造成一种气氛，引起听众注意，控制会场的情绪。主体部分全面展开论述，突出讲话中心，把全部所要表达的内容逐层交代清楚，给观众留下深刻的印象，结尾部分总结全文，表明态度。
4.演讲词的写作要求
一般说来，演讲的成功与否与演讲词的好坏有很大关系。一篇理想的演讲词应该是充实的思想内容与精巧的语言结构形式的有机统一。写好演讲词应注意：
（1）审定主题，选择材料
主题是演讲的中心，是演讲者对所讲的问题所持的认识和态度，所以写演讲词一定要明确主题。主题明确后，就要围绕主题收集材料。材料一定要真实、有说服力。
（2）了解对象，有的放矢
写演讲词之前，首先要了解听众，了解他们的思想状况、文化程度、职业性质、心态愿望和要求，同时还要了解演讲的自然环境和社会环境，这样才能使演讲有针对性。否则，闭门造车，无论写得多么天花乱坠，也只能适得其反。
（3）条理清晰，主题鲜明
演讲词一定要旗帜鲜明、主题明确、条理清晰，这样才能使听众一个完整的深刻的清晰的印象。
（4）通俗易懂，语言生动
演讲是给人听的，因此在使别人明白，演讲语言必须通俗易懂，口语化，富有感染力，要把抽象的东西具体化，把概念的东西形象化。
（5）入情入理，情理交融
一篇演讲词的好坏，关键看是否以理服人。演讲的目的在于说理，不入理，就达不到演讲的效果和目的。要把理说透说清，必须还要有真挚、深厚的情感。
（六）读书笔记
读书笔记是人们在读书时为帮助记忆而写的一种应用文体。自古以来，我国的文人、学者都很重视做读书笔记。做读书笔记既是消化书本知识的有效手段，又可以积累有用的材料，训练思维的逻辑性和条理性，提高分析问题和解决问题的能力。
1.读书笔记的分类和写法
读书笔记有繁有简，有难有易，形式多样。没有固定的格式。做读书笔记，可以根据读者本人的条件和所需书目自由选择方法。常见的写法有以下几种：
（1）做记号
这是一般常用的读书方法。在读书看报的时候，每每遇到精彩之处、疑难之处，这些都可以随时用符号标出，常用的符号是字旁圈点或划线。点有圆点（·）或圆圈（。），线有单线（——）、双线
）、波浪线（﹏﹏），另外，小三角（△）也是较常用的符号之一，有时为了标明内容的层次，还可以在每一段落的前面加上“一、二、三、四、……”或“A、B、C、D、……”等字样。
在似懂非懂或有怀疑的地方，可以用笔在旁边画一问号，以备考证。
除了用各种符号，还可用不同颜色的笔做记号，以示区别。
（2）眉批、旁注
眉批多是直接在书上对文章的某一段或某一句加以简明的评论，如“妙极”、“深刻”、“肤浅”等之类。旁注是直接在书上写上某些字句或内容的解释、心得、体会、评语、疑问和内容提要等。眉批、旁注和记号一样，也是一种简单的笔记形式。但是，值得注意的是，无论记号还是眉批、旁注，都只能写在自己的书上，从图书馆或别人处借来的书是不允许这样做的。写眉批、旁注应尽量精简，不可冗杂，因为书的天头、地脚是很有限的。
（3）摘录
读书时，往往常会发现一些精辟的论述、优美的词句，把它们抄下来便是摘录。运用这种方法，便于自己以后运用。摘录要经过选择，要摘录那些确有价值、必要的内容。摘录后要核对，确保无误，即必须忠于原作，不得自行改动任何字句或标点。对于一些不需要的字句，可用省略号表示。
摘录，最好使用卡片，便于分类。摘录时一定要写清书名、作者、篇名、页码、出版单位及时间等，这样做，会保证摘录资料的价值，也便于以后查找原文。
（4）摘要
摘要，即把书中的要点用自己的话说出来。既可以摘要全文，也可以摘要某些段落，可以根据读者自己的需要而定。注意，无论如何，摘要都要忠于原文。
（5）提纲
提纲就是读者用自己的话把全书或一部分段落大意简明扼要地写下来。当然也可以按原书的章节、段落层次，将主要内容作简要记录。写提纲最好分行排列，每条提纲前标上序码，标写序码时要注意层次段落的并列。提纲的序码要一致，小提纲写在大提纲下面。
（6）概述
用自己的话简明扼要地概括全文或全书，就是概述。这是锻炼自己的写作能力和检查自己是否真正理解原文的好方法。
（7）心得
在读书、看报时，人们常常会有些体会、感想和收获。把这些体会、感情、收获记下来，整理成文，就是读书心得，也叫读后感。读书心得不必照抄原文内容，也不必对原文的某些段落进行重点阐述，而主要是摆自己的观点和看法。
2.做读书笔记的条件和要求
（1）目的明确，形式灵活
做读书笔记，要有明确的目的，根据自己的情况来记，从实际出发，不可盲从别人。至于以何种形式来做笔记，也可结合自己的特点，上述七种方法可单独使用，也可混合交叉使用。
（2）抓住重点
做笔记时，对所记内容要经过分析、思考，在消化、理解的基础上做记录，切忌胡乱抄书。所记内容要有价值。此处所谓价值包括两方面：一是有保存价值，一是有趣味性。无价值的笔记是徒劳。要做到有价值，就须把书读懂、读透，不能在似非懂的地方写摘要、纲要和心得体会，在此情况下，应该做记号或批注，提出质疑，便于日后查考清楚。
（3）言简意赅
做笔记不能繁杂冗长，要言简意赅，字迹要工整、清楚，要根据内容适当地分节分段，以便复习、阅读。
（4）持之以恒
持之以恒，日积月累，是做学问的途径。如果连做也不能持久，那只能使自己的学业半途而废。
（5）严肃认真
做读书笔记，态度要严肃认真。做笔记本身不是目的，而一种手段，是锻炼自己的能力、拓宽知识面和加深记忆的方式。如果马马虎虎、漫不经心，就很难写出好的读书笔记，也就不利于自己的学习。
（6）与其他活动相结合
如果认为有了读书笔记，就万事大吉、一切事情都解决了，那就大错特错了。做笔记重要，多读书、多思考、多创造更重要。如果有所偏颇，那就会走弯路的。
（七）请柬
1.请柬的概念
请柬，又称为请帖、柬贴。为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信。
2.请柬的作用
（1）使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重，又可以表示邀请者对此事的郑重态度。
（2）凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活动，均可以使用请柬。
3.请柬的样式
请柬一般有两种样式：一种是单面的，直接由标题、称谓、正文、敬语、落款构成。一种是双面的，即折叠式；一为封面，写“请柬”二字，一为封里，写称谓、正文、敬语、落款等。
4.请柬的结构
从撰写方法上说，不论哪种样式的请柬，都有标题、称谓、正文、敬语、落款和日期等。
（1）标题
如果是单面请柬，一般在其上方居中，用大于正文的字号写“请柬”二字。如果是双面请柬，“请柬”二字写在封面上。
（2）称谓
顶格写清被邀请单位名称或个人姓名，其后加冒号。个人姓名后要注明职务或职称，如“××先生”、“××女士”。
（3）正文
另起行，前空两格，写明活动的内容、时间、地点及其他应知事项。
（4）敬语
一般以“敬请（恭请）光临”等作结。
（5）落款和日期
写明邀请单位或个人姓名。下边写日期。
5.请柬写作的注意事项
（1）文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情与诚意。
（2）语言要精炼、准确，凡涉及到时间、地点、人名等一些关键性词语，一定要核准、查实。
（3）语言要得体、庄重。
（4）在纸质、款式和装帧设计上，要注意艺术性，做到美观、大方。
（八）介绍信
1.介绍信的概念
介绍信是介绍派出人员的身份和任务的专用信件。
2.介绍信的作用
（1）介绍信主要用于联系工作、洽谈业务、参加会议、了解情况时的自我说明。
（2）对于持信人而言，介绍信具有介绍、证明双重作用。
3介绍信的种类
介绍信有两种形式：一种是便函式的介绍信，一种是带存根的介绍信。
4.介绍信的结构和写法
（1）便函式介绍信。
用一般的公文信纸书写。包括标题、称谓、正文、结尾、单位名称和日期、附注几部分。
①标题
在第一行居中写“介绍信”三个字。
②称谓
另起一行，顶格写收信单位名称或个人姓名，姓名后加“同志”、“先生”、“女士”等称呼，再加冒号。
③正文
另起一行，开头空两格写正文，一般不分段。一般要写清楚：派遣人员的姓名、人数、身份、职务、职称等；说明所要联系的工作、接洽的事项等；对收信单位或个人的希望、要求等，如“请接洽”等。
④结尾
写上表示致敬或者祝愿的话，如“此致敬礼”等。
⑤单位名称和日期
⑥附注
注明介绍信的有效期限，具体天数用大写。
在正文的右下方写明派遣单位的名称和介绍信的开出日期，并加盖公章。日期写在单位名称下方。
（2）带存根的介绍信。
这种介绍信有固定的格式，一般由存根、间缝、本文三部分组成。
①存根
存根部分由标题（介绍信）、介绍信编号、正文、开出时间等组成。存根由出具单位留存备查。
②间缝
间缝部分写介绍编号，应与存根部分的编号一致。还要加盖出具单位的公章。
③正文
本文部分基本与便函式介绍人相同，只是有的要标题下再注明介绍信编号。
5.介绍信的写作要求
（1）接洽事宜要写得具体、简明。
（2）要注明使用介绍信的有效期限，天数要大写。
（3）字迹要工整，不能随意涂改。
（九）证明信
1.证明信的概念
证明信是证明某人身份、经历等情况以及证明某个事件原委、真相的专用书信。
2.、证明信的种类
从写作者来划分，可分为以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信。从证明信的用途来看，又可分为作为材料存入档案的证明信、证明丢失证件等情况属实的证明信和作为证件使用的证明信。
3.证明信的作用
证明信对了解和考察有关人员和事件的真实情况，有着重要的证明、参考作用。
4.证明信的结构和写法
证明信一般由标题、称谓、正文、结尾、落款和日期几部分组成。
（1）标题
在第二行居中写“证明信”三字。
（2）称谓
标题下顶格写收信单位名称，其后加冒号。
（3）正文
另起一行，前空两格，写清需要证明的事项。
（4）结尾
另起一行，前空两格，写“特此证明”，以收束全文。
（5）落款和日期
在正文右下方先写明证明单位名称或个人姓名，并加盖公章或私章。在落款的下方写明具体的年、月、日。
如果是以个人的名义出具的证明信，出具证明者所在单位须签署意见，说明出具证明者的一般表现，并对证明信上所写的材料做出表态，以供需要证明信的单位鉴别证明信的可靠程度。在签署意见的右下方，写上单位名称和日期，并加盖公章。
5.证明信的写作要求
（1）要言之有据，证据确凿，不能隐瞒真相，弄虚作假。
（2）用语准确、明晰，切忌含糊其辞，模棱两可。
（十）感谢信
1.感谢信的概念
感谢信是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助等表示感谢的专用书信。
2.感谢信的作用
感谢信具有感谢和表扬的双重作用。它可以直接送给对方，也可以在对方所在地的公共场所张贴，还可以通过新闻媒介刊播。
3.感谢信的结构和写法
感谢信一般包括标题、称谓、正文、结尾、落款和日期几部分。
（1）标题
在第一行正中写“感谢信”三个字。有的还在“感谢信”前边加上一个定语，说明是因为什么事、写给谁的，如“××××感谢信”。如果是写给个人的感谢信，可以不用标题。
（2）称谓
另起一行，顶格写对方单位名称或个人姓名。个人姓名后可加适当的称呼。称谓之后加上冒号。
（3）正文
在称谓下，前空二格写正文。一般分三个层次：先陈述事实。写清楚对方在什么时间、地点，由于什么原因，对自己或单位有什么支持和帮助。再评价事实。指出从事件中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。最后表示谢意和向对方学习的态度、决心。
（4）结尾
在正文之后，另起一行，前空两格写“此致”，换一行顶格写“敬礼”。
（5）落款和日期
签署发信单位名称或个人姓名。在落款的下边写上发信日期。
4.感谢信的写作要求
（1）在叙述对方对自己或本单位的帮助时，要把人物
时间、地点、原因、结果和经过写清楚。
（2）行文要始终饱含着真挚、热烈的感情。
（3）要写得短小、精炼。叙事要概括，议论要缘事而发，切莫不着边际。
（十一）慰问信
1.慰问信的概念
慰问信是以组织或个人的名义，向有关单位或个人表示慰藉、问候、致意的专用书信。
2.慰问信的种类
慰问信有三种类型：一是对取得重大成绩的集体或个人表示慰勉；二是对由于某种原因而遭到暂时困难和严重损失的集体或个人表示同情、安慰；三是在节日之际对有贡献的集体或个人表示慰问。
3.慰问信的结构、写法
慰问信一般包括标题、称谓、正文、结尾、落款和日期几个部分。
（1）标题
有两种写法：一种是只写“慰问信”三个字。另一种是在“慰问信”前加定语，说明在写给什么人的，如“致××××的慰问信”。
（2）称谓
另起行，顶格写收信单位的名称或个人的姓名。个人姓名之前可加“敬爱的”、“尊敬的”等字样，之后可加“同志”、“先生”等，以表示尊重。
（3）正文
另起行，前空两格写正文。慰问信的内容要根据写信的目的和收信的对象来确定。有的着重赞扬对方在社会主义建设中所做出的杰出贡献；有的着重慰问对方在工作中的辛劳，赞颂其奉献；有的是对对方遭到的暂时的挫折、损失或困难，表示深切的同情和慰勉。不论哪一类内容，一般都应包括这样两方面内容：一是写慰问信的原因。具体陈述被慰问者所取得的成绩、所遭遇的困难以及所欢度的节日等。二是希望与感受。具体表明对慰问对象的希望、问候、鼓励以及关切等。
（4）结尾
另起行，前空两格，写上鼓励或祝愿的话作结。
（5）落款和日期
签署慰问单位的名称或者个人的姓名。另起一行写明具体发信日期。
4.慰问信的写作要求
（1）要明确写慰问信的对象。只有对象明确了，慰问信的内容才好安排。
（2）语言要亲切、生动、感情要充沛、真挚。
（十二）致敬信
1.致敬信的概念
致敬信是向在革命和建设中做出贡献的个人或集体，表示问候和敬意的专用书信。
2.致敬信的结构、写法
致敬信一般包括标题、称谓、正文、落款和日期几部分。
（1）标题
一般只写“致敬信”三字。
（2）称谓
另起行，顶格写上收信人的姓名或单位，后加冒号。
（3）正文
正文先要交代写致敬信的原因和目的。接着，表达对对方的深切敬意和由衷感谢，要重点写出对方在革命和建设中的成就和贡献，并对此给予评价。最后，表达要向对方学习的愿望，或表示今后的决心。结尾，写上向对方表示敬意或祝愿的话。
（4）落款和日期
写在正文右下方。
3.致敬信的写作要求
（1）感谢要热烈、真挚。
（2）文字要精炼、质朴。
4.例文
致敬信
尊敬的参加抗战的老同志们：
今年是世界反法西斯战争暨中国人民抗日战争胜利50周年。中国人民经过举世闻名的、艰苦卓绝的8年抗日战争，于1945年第一次赢得了近百年来抗击外国侵略者斗争的彻底胜利。今天，当我们隆重纪念这一伟大历史事件的时候，我们谨向你们——亲身参加了伟大的抗日战争的老同志们，致以深深的敬意！
1937年“七·七”事变后，日本帝国主义发动了全面侵华战争，侵略者的铁蹄肆意践踏我大好河山。在中华民族生死存亡的危急关头，全国人民同仇敌忾，抗日战争的烽火迅速燃遍了长城内外、大江南北。无数中华民族的优秀儿女奔赴国难，血洒疆场。在长达8年的抗日战争中，中国共产党高举爱国主义的旗帜，领导抗日军民，抗击了64%的侵华日军和95%的伪军，并以民族大义为重，促成了国共两党合作，结成了广泛的抗日民族统一战线，推动了全民抗战。为了挽救民族，为了抗击日寇，你们和你们的亲人、同志们英勇无畏，前仆后继，把生死置之度外，割舍了缱绻亲情，毅然投身抗战的洪流，或戎马倥偬，冲杀在抗日的最前线；或发动群众，坚持敌后斗争，为抗战胜利，做出了不可磨灭的贡献。是你们这一代人，用鲜血和生命书写了中国革命的历史，塑造了共产党人的光辉形象，将血铸的丰碑矗立在中华大地上。
抗战胜利是我们中华民族结束百年忧患与屈辱、走向独立和强盛的伟大转折点。从抗战胜利的今天，历史的长河奔流了50年。这期间，有蒋家王朝的覆灭，有中华人民共和国的诞生，有亿万人民全力以赴建设社会主义新中国的动人场景，有新时期改革开放的崭新画卷。你们是这些伟大历史事件和变革的直接参加者和见证人，在共和国辉煌的历史中，有你们付出的鲜血和汗水。多年来，你们勤勤恳恳为党和人民工作，淡泊名利，无私奉献，为祖国的社会主义革命和建设做出了贡献。而今，虽然你们年事已高，岁月的风霜染白了你们的双鬓，但你们仍在时刻关注着祖国的现代化建设，关注着改革开放，关注着计划生育事业的健康发展。你们身上的这种革命精神和高尚品德，永远值得我们敬仰和学习。
我们将以你们为榜样，牢记我党全心全意为人民服务的根本宗旨，学习你们不怕牺牲、一往无前、一心为公、无私奉献，廉洁自律、艰苦奋斗，谦虚谨慎、永远进取的精神，并将之发扬光大，一代一代传下去。
抗战的一段光辉历史，留下和种伟大的革命精神，一个民族在生死存亡的危急关头奋起抗争的精神，一个民族在艰难处境中自立自强的精神，这是我们国家、中华民族宝贵的精神财富，它必将随着时间的绵延而强化、而升华，成为人们追求光明、追求正义、追求真理的内在动力。这种精神将鼓舞我们在当今市场经济条件下及激烈的国际竞争环境中，奋发图强，努力拼搏，去实现我们强国富民的伟大理想。让我们共勉吧！为了祖国的繁荣与昌盛！
（十三）推荐信
1.推荐信的概念
推荐信是向有关单位或个人推荐有关人才的专用书信。
推荐信可以是个人写给个人，个人写给单位或单位写给单位。推荐信一般是由第三者写给对方，也有向某单位、部门自荐的。
2.推荐信的结构、写法
推荐信一般包括称谓、正文、结尾、落款和日期几部分。
（1）称谓
第一行顶格写收信单位的名称或个人的姓名，个人姓名后可加“先生”、“经理”等，再加上冒号。
（2）正文
第二行前空两格写正文。一般包括：
①被推荐者的基本情况，包括姓名、性别、年龄、业务水平、工作能力、身体状况等。
②说明推荐的理由。要求写得具体、充分。另外还要写明推荐者和推荐者的关系。
推荐信一般是第三者写的，也有自我推荐信。写自荐信要客观全面地评价自己，要求如实地介绍自己的优点，客观的叙述自荐的理由，以便供有关人员参考。
（3）结尾
用“此致敬礼”、“祝工作顺利”等语，表达问候之意。
（4）落款和日期
在右下方署上姓名，姓名之前可以加上工作单位。署名的下方写上具体时间。
3.推荐信的写作要求
（1）应如实地介绍情况，让用人单位对被荐者能有比较全面的了解。
（2）语气要诚恳。既不可自高自大，又不可卑躬屈膝。