知识导引
一、应用文的概念
（一）应用文的概念
应用文是各类党政机关、企事业单位、社会团体和个人在日常学习、工作和生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。
应用文与我们的日常生活和工作有着密切的关系。政府要实行依法治国、有效管理，就要有各种法规文件等诸多公务文书；企事业单位要正常运转，也要有许多的计划、总结等事务文书；个人之间要进行商务往来、交流信息、沟通感情等，也都需要函件往来等。至于个人自身的发展，更离不开应用文，如写求职信、毕业论文和学术论文等。随着社会经济的发展、公共关系的活跃、日常交流信息的增加，应用文的使用将越来越多，越来越广泛。
（二）应用文写作与文学写作的区别
从功用性角度来看，应用文写作具有直接的功用性，它主要用来办理事务，解决工作和生活中的实际问题；文学写作不以直接办理事务为目的，而以塑造艺术形象、反映社会生活、提供审美享受为宗旨。
从真实性角度来看，应用文写作完全排斥虚构和杜撰，要求所依据的材料真实、准确，内容实事求是；文学写作要求的是艺术的真实，即文学作品中的人物和事件能反映社会生活的某些本质或发展趋向，因而不要求写真人真事，可以大胆进行艺术虚构。
从语言表达角度来看，应用文的表述要求准确，不能产生歧义，要简明精练，具有平实的特点，对比喻、比拟、借代、夸张、衬托等修辞方式的使用有一定的限制；文学写作则多用此类修辞方式，以达到特定的艺术效果。
从思维与结构角度来看，应用文写作更侧重逻辑思维，而文学写作侧重于形象思维。一般的应用文多数有惯用的格式，且具有一定的稳定性，而文学写作，除了旧体诗词，一般没有惯用的格式。
二、应用文的特点
（一）实用性
应用文的实用性体现在多个方面。在内容上，应用文有很强的目的性和针对性，要能反映社会生活实际，切实解决公私事务；在形式上，应用文的结构、格式、语言等要为直接实用性服务，语言要浅切、易懂、规范，讲求准确无误、直观明了；在时效上，应用文要讲求内容的单一性和强烈的时效性，一切从提高工作效率出发，要迅速及时，以免延误时机，影响工作，造成损失。
（二）真实性
应用写作以“应”对生活，“用”于事务为目的，它必须以事实为依据，不允许虚构、虚拟、合理想象、移花接木、张冠李戴。应用文材料的真实，是一种完全的真实。要做到完全的真实，至少要做到“三真”：一是选用的材料本身必须是真实的，是符合客观实际和社会生活现实的；二是写作时动用材料的方式是得当的，反映给阅读者即受众的材料必须是真实可靠、准确无误的；三是材料的选用与事实核心或实质是一致的，即材料的取舍与应用文主旨之间的关系是紧密的，材料必须充分地支撑观点。
（三）规范性
应用文体都有相对固定的写作格式，这是应用文的基本写作要求和最显著的特点，是应用文必不可少的组成部分。
首先，不同的文种具有不同的写作格式，这种要求不仅有利于区分不同的文种，便于应用文的分类和管理，还可以提高工作效率；其次，规范格式本身就带有一定的权威性和严肃性，比如中共中央办公厅和国务院办公厅对国家党政机关法定公文规定了非常细致严格的格式，包括公文用纸、版面形式等；再次，相对固定的规范格式有利于应用文的作者根据文章的用途迅速理清自己的思路，确定主题，选择材料，写出符合要求的文书，同时也有利于读者迅速抓住文章的主要精神，理解领会作者的写作意图，以便贯彻执行，落实工作。
（四）特定性
文学作品的对象模糊不清，作家在写作时确立的读者对象是泛泛的，并无特定的读者。而应用文则不同，它的对象是十分明确的，写给谁看的，行文者一清二楚。党政公文和一般的书信类自不必说，就是海报、启事也是以其特定的读者为写作对象的。就写作目的而言，应用文就某一个事件为主要内容，发文所希望达到什么样的结果也是明确的。
（五）时效性
应用文总是针对工作学习或生活中所出现的具体事情而写的，往往是问题已摆在眼前或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的。如开会要先写通知，请假要先写请假条，入党入团要先写申请书等。应用文的时效性表现为制文需及时，发文需迅速，否则会耽误工作。
三、应用文的种类
应用文的种类繁多，根据不同的工作性质、内容要求以及使用对象，将现代应用写作文体划分为三大类。
（一）公务文书
公务文书，又叫公务文件、文书材料或文件，简称公文，古代也称“官书”。它是指机关团体、企事业单位在处理公务活动中，形成和使用的各种内容完整、体式规范的文书。公务文书包括通用公文与常用公文。前者通行于各级各类组织、机关、单位之间，主要指党政机关公文，共有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要；后者则指机关事务文书，如计划、总结、调查报告、简报等。
（二）行业专用文书
行业专用文书指由具有专门行业职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。常用的专用文书有：法律文书、经济文书、科技教育文书、新闻出版文书、礼仪文书、涉外文书等。
（三）日常应用文书
日常应用文书是指满足人们日常生活、工作、学习或业余精神生活需要，处理公、私事务经常使用的有习惯格式的一种文体，如申请书、倡议书、讲话稿等。日常应用文书实用性很强，用途很广，种类繁多，写法各异。
四、应用文的作用
（一）交流沟通信息
应用文在人与人之间、单位与单位之间起着交流沟通、上传下达的不可或缺的作用，为人与人之间、各级企事业单位及政府机关至各国之间的交流沟通合作提供了一个很好的平台。因而，应用文在社会生活中有着不可替代的地位。
（二）宣传贯彻政策
在我国，党和国家的大政方针、决策、措施等都是通过各种应用文（尤其是公文、红头文件）层层下达，广泛宣传，进而才能得到贯彻、落实和实施。这种情况即使是在电子政务已逐渐推广的今天，依然如此。因为虽然传播的媒介发生了变化，但应用文的拟写及其通过应用文来传达上级精神的目的依然没有改变。
（三）指导规范行为
用来制定政策、发布法规、指导工作的应用文，在特定的范围内对机关、组织以及个人都起着指导和规范的作用。
（四）记录传承历史
许多记录重要社会信息的应用文，在实现现实效能后，还具有史料价值，成为随时备查的历史档案资料，以供后人借鉴和研究。
五、应用文的写作要求
应用文是机关团体、单位或个人在日常工作、学习、生活中用以处理事务、沟通关系的具有一定的惯用格式的文体。它强调处理事务、沟通关系方面的直接的实用价值，因而在写作上有其特定的要求。应用文写作的基本要求，可以概括为明确、完备、合式、得体八个字。
（一）明确
明确是说行文的主旨要明确。写一篇应用文，不仅自己要明确行文的目的与中心，明确为什么要写这一篇应用文，主要反映什么内容，而且要让读者能迅速而准确地明了你行文的意图，了解你的观点、要求，了解你提出的主要问题，了解该文所涉及的事务与关系。不能让读者在读了你的来文后仍不明不白，无法了解问题的主次轻重，甚至对发文者的意图、观点产生误解。行文要实现主旨明确，首先要求作者对发文的目的、意图有清醒的认识；其次要求作者对行文的中心、内容的基本方面、问题的主次轻重做到心中有数；最后，要求作者在行文时做到“立主干，去枝蔓”，在确定主旨、中心以后，应紧紧围绕中心、主旨来选择有关的材料，组织有关的内容。
（二）完备
完备是说内容要素要齐全。所谓内容要素，指的是一篇应用文在处理事务、沟通关系上必不可少的内容因素。应用文写作总是直接地与具体的事务相联系，旨在解决工作、学习或生活中的某些具体问题，最讲究现实的效益。内容要素完备这一要求，正是由应用文实用性这一特点所决定的。看一篇应用文的内容要素是否齐全完备，关键就看其能否满足处理事务、沟通关系的实际需要。内容要素不完备，有时还会造成主旨不明，从而影响应用文的实用价值。不同的应用文体有其不同的内容要素。即使是同一文体的应用文，出于其处理的具体事务不同、写作目的不同等原因，其内容要素也会有所不同。因此我们写作应用文，一定要从实际出发，考虑该篇应用文有何非写不可、必不可少的内容，努力做到内容要素齐全完备。
（三）合式
合式是指符合所用应用文体的程式性要求。程式性是应用文的又一大特点，它主要表现为具有一定的惯用格式。这一点，法定的党政公文与电报表现得极为突出。拿公文来说，标题、发文字号、主送及抄送抄报机关名称、正文、附件标注、发文时间、秘密等级、缓急程度等项的写法及其书写位置等都有特定的要求，甚至连文字的书写排印、用纸的规格及装订等都有严格的规定。有些应用文虽未明确规定其书面格式、书写体例，但一般都有其较常用的结构形式。就一般的文章写作而言，格式大致包括以下三个方面的内容（或者说主要反映在三个方面）：一是行款格式，主要指文字的书写排印的规定，标点符号的书写规定，标题、署名等位置的规定等；二是内容表达的书面形式，如分条列项式、篇段合一式、分部切块式、表格式等；三是正文的组织结构方式，包括行文顺序、开头结尾的安排等。
再具体到应用文的格式来说，还有一个重要的方面，即“结构要素”方面。所谓结构要素，指的是构成一种应用文体的各个部分和项目。它不同于内容要素。内容要素是就正文部分的内容来说的，而结构要素则是对于全文的结构来说的。相对于内容要素来说，结构要素具有一定的直观性与外部性。一篇应用文的内容要素是否完备，往往一眼看不出来，必须结合处理事务的现实需要，深入到文章的内部，通过对正文的内容做认真分析后才能了解。而一篇应用文的结构要素是否完备，则一般可以从文章的外部形式上把握，往往可以一目了然。
应用文的结构要素，可以分为一般结构要素与特殊结构要素两类。一般结构要素指的是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的。例如，公文中的标题、发文字号、主送机关名称、正文、印章、发文时间等，这是每一篇公文都要具备的部分。至于特殊结构要素则不是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的，而只是其中某些或某一篇章为了满足某种特殊的需要所特别具备的。仍以公文为例，除了上述那些一般结构要素外，秘密公文要标明秘密等级，紧急公文要标明缓急程度，有附件的公文要在正文之后注明附件名称与顺序，上报国务院的公文应注明签发人，会议通过的文件要在标题之下、正文之前注明会议名称与通过日期。秘密等级、缓急程度、附件标注、签发人姓名、会议名称与通过日期等，便是公文的特殊结构要素。应用文的结构要素，犹如一部机器的零部件，少了一个零部件往往会影响机器的组装与正常运转。一篇应用文的结构要素残缺不全，也会影响到结构的完整，影响到应用文正常的处理，会损害其现实效用。可以说，结构要素乃是应用文格式的主要方面。对应用文的一定的惯用格式，应着重从上述几个方面去了解把握，以便使自己写出的应用文达到“合式”的要求。
应用文的程式性也是由应用文的实用性所决定的。应用文作为信息的载体，其程式性掌握利用得好，有利于迅捷、准确地传递、接收与处理信息，有利于稳妥、及时地处理事务、沟通关系；否则容易影响接收者对信息的处理、储存，甚至贻误大事。因此，我们不能把应用文的程式性理解为纯属形式主义的东西，而无视应用文写作“合式”的要求。
（四）得体
所谓得体，就是得当、恰当。得体对于应用文来说显得十分重要，因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。得体的要求是多方面的。就应用文写作而言，主要反映在三个方面：一是文体的选用方面。不同的应用文体有不同的功用，反映了不同的行文目的和要求，有的还反映了收发双方之间不同的身份关系。这就有一个使用文体是否得当的问题。例如，向非上下隶属关系的有关部门请求批准，就应用“函”而不能用“请示”，否则便是“搞错对象”，很不得体。又如，向上级汇报工作、反映情况、提出建议就应用报告而不是请示。又如，办学招生可用启事、广告，而不宜用通告。二是行文方面。这里主要指表达方式的运用与篇章结构的安排。前者指的是要根据文体的特点来正确运用表达方式。例如，会议通知具有告知性、规定性。就表达方式而言，主要是运用叙述、说明，而不用或少用抒情、描写。后者指的是篇章结构应适应文体的特点与要求。就拿开头来说，应用文旨在应用，要求“易见事”，其开头一般应开门见山、开宗明义，而不宜搞“曲径通幽”“烘云托月”之类。其他如层次、段落的安排、结尾的处理等方面，不同的应用文体都各有其习惯的做法。三是语言的运用方面。这是应用文写作“得体”的主要方面。我们说应用文写作要得体，主要也就是说其语言的运用要得体。
应用文语言要得体，应该注意以下几点。
1.要符合作者在社会关系中的地位
叙事论理、遣词造句时要注意一定的身份，要能正确体现出收发双方之间一定的关系。《文心雕龙·书记》称“祢衡代书，亲疏得宜”。这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。如公文中的传送用语：“上报”“呈报”用于上行，“印发”“颁发”用于下行。这些专用语倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。《文心雕龙》所谓“若夫尊长差序，则肃以节文”不能仅仅视为维护封建等级观念，从处理事务求得实效而言，这还是有必要的。
2.要注意特定的场合与氛围，要做到和谐协调
如贺喜时不说丧气话，严肃的场合不说俏皮话等。又如写请柬，用于商店开张、会议开幕的可以写“敬请光临指导”，而用于结婚宴请的则不宜写“指导”之类字眼。
3.要注意让对方乐于接受、易于接受
要区别对象，采用对方乐于接受、易于接受的言语。为了使对方乐于接受，有必要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳等。如对比较幽默风趣的人说点俏皮话还可以，对一贯严肃、不苟言笑的人就不要耍噱头、说俏皮话。有的人很讲究忌讳，同这种人说话在这方面就应特别注意。一般人忌讳的话也要尽量少说。有一个储蓄所的营业员，把“要存定期还是存活期”说成“要死的还是要活的”，结果把前来储蓄的一个老人气走了。这就是说话不得体的后果。同一个意思往往可以有不同的说法，其中有的说法大家乐于接受，有的说法则令人感到不堪入耳。这就要求我们在遣词造句以表情达意时要十分慎重，要尽量做到让对方乐于接受（在这方面可以说只有一个例外，那就是你是有意要激怒对方）。此外，还要注意适合对方的文化程度、专业水平等，使对方易于理解、易于接受。例如对文化程度不高的人，就尽量多用平易通俗的词语，而不要使用古奥的词语；对不熟悉某一专业的人，就不宜过多地使用该门类的专业术语，否则，“对牛弹琴”，于己于人都毫无益处。
4.语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求
如颁布政令的要庄重严肃，通报错误的要说理严正、义正词严，申请要求的要平和委婉，报喜祝捷的要热烈欢快，等等。《文心雕龙·诏策》里说：“故授官选贤，则义炳重离之辉；优文封策，则气含风雨之润；敕戒恒诰，则笔吐星汉之华；治戎燮伐，则声有洊雷之威；眚灾肆赦，则文有春露之滋；明罚敕法，则辞有秋霜之烈：此诏策之大略也。”这说的便是语言色彩与行文目的、内容性质的要求相符合的问题。
5.要符合应用文体的语体要求，体现所用语体的个性
应用文主要使用事务语体，而事务语体最大的特点是平实，即通俗易懂、质朴实在。这就要求我们在写作中坚持“辞达而已矣”的古训，要坚决反对堆砌辞藻、生造词语、半文不白、古奥难懂、追求含蓄而流于晦涩、肆意夸大其词、说空话废话等现象。平实，是对应用文语言的总的要求。在这个总的要求下，不同的应用文体对语言的运用还有其具体的要求。如公文，其语言除了平实这一点以外，还要求简明、庄重。因此在写作应用文时，语言的运用要注意符合不同文体的要求，也就是要体现出所用语体的个性。写作应用文，说什么、不说什么、怎样说、何时说等，都要认真考虑。语言得体将有利于处理事务、沟通关系，达到预期的效果。而是否有利于处理事务、沟通关系，达到预期的效果，也是衡量语言运用是否得体的一把尺子。
以上着重从四个方面提出应用文写作的基本要求——主旨要明确、内容要素要完备、行文要合式、语言要得体，可以说这基本上符合应用文实用性、程式性这两大特点的客观要求。