知识导引
一、应用文的结构
（一）应用文结构的概念
结构是指文章内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。我们往往把主题称为文章的灵魂，把材料称为文章的血肉，那么结构就是文章的骨架，三者的有机结合，才能使文章骨肉丰满，充满生命力。
文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。
（二）应用文结构的安排原则
1.要服从表现主题的需要
主题是作者的写作目的、意图的体现，结构必须服从主题的需要，为表现主题、突出主题服务。例如怎样安排开头与结尾、怎样划分层次与段落、怎样设置过渡与照应、怎样确定主次与详略等，都要围绕主题进行。这样，才能使文章组成一个严谨周密、内容形式统一的有机整体。
2.完整匀称
完整匀称指应用文各部分要配置齐全，比例协调，详略得当，完整合理，重点突出，符合格式要求。如应用文一般都有开头、主体和结尾三部分，三部分比例要协调，主体要内容充实，不能虎头蛇尾或尾大不掉；对并列内容的处理，要注意处理好详写和略写的关系，以保证结构的完整和匀称，使之浑然一体。
3.清晰醒目
因为大多数应用文不要求行文曲折波澜，而要求纲举目张、清晰醒目，以便读者把握要领或贯彻执行，所以常采用加小标题、写段首撮要、条目式等形式。这在一些法规性文体中最为明显。
4.要适应不同文体的要求
文种不同，结构的样式和要求也会不同。应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构方式也存在着区别。
（三）应用文结构的基本内容及写法
1.标题
应用文的标题大致有两种：一种是公文式标题，即由发文机关名称、主要事由、公务种类构成，或采用其省略形式，如《国务院关于第三批取消和调整行政审批项目的决定》《中华人民共和国公安部通告》等；另一种是文章式标题，即在标题中概括文章的中心内容或揭示文章的主题，如《小商品也要高质量》《积极财政政策仍将持续至少两到三年的时间》。
2.开头与结尾
开头是全篇文章的第一步，可以起到统领全篇、展开全文的作用。结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。
常见的开头方式有以下几种。
（1）目的式。就是在开头以简明的语言将写作的目的和意义直接说明。一些公文常用这种方式，常用介词“为”“为了”领起。
（2）根据式。就是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引述全文，或引据事实和道理，常用“根据”“按照”“遵照”等领起下文。
（3）原因式。就是以交代行文的缘由作为开头，常用“由于”“因”“鉴于”等引出原因或简述某种情况作为原因，再引出写作目的。
（4）概述式。就是在开头部分对文章内容的背景、基本情况、主要内容加以概述。采用这一方式，能起到提纲挈领的作用。报告、会议纪要、调查报告等文中也常用此开头方式。
（5）提问式。就是开篇提出问题，然后引起下文，这种开头方式能引起读者的注意和思考。这种开头方式常用于调查报告、学术论文的写作。
（6）引述式。常用于有具体规定格式的文体中，如“合同”，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。如批复、函等常用这种方式。
常见的结尾方式有以下几种。
（1）自然收尾式。就是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收结。
（2）总结归纳式。在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。
（3）强调说明式。在应用文的结尾处，对全文的主旨意义、重要性进行强调，以引起读者的注意。
（4）希望号召式。在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。
（5）专门结尾用语式。在结尾处，采用特定的用语结束全文。
3.层次与段落
层次是文章中作者表达主题的阶段和次序，是文章内容展开的次序。层次体现了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”“逻辑段”“章”“节”等。段落，又称“自然段”，是组成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。
段落的形式是层次的再分割，是文章意思的间歇或转换，以换行为标志。两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于文字形式的表现。有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次。安排层次有两种模式。
（1）纵式结构，即思路纵向展开的结构方式。具体有两种类型：时间顺序式和逻辑顺序式。
前者是按照事物的生产流程、事情或事件的发展过程或时间的先后顺序安排层次。需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，要抓住事物发展的关键环节。
逻辑顺序关系是按照事理内在的逻辑顺序安排层次。这种逻辑关系表现为：现象—本质，原因—结果，宏观—微观，个别—一般等。按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑顺序。
调查报告、会议纪要及诉讼状中对案件事实的陈述等常用纵式结构。
（2）横式结构，即思维横向发展的结构方式。表现在形式上，它是把整体划分为若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性质和类型，或按照问题的不同侧面等。这种结构形式，在应用文写作中运用得很广泛，述职报告、总结等均可采用。
4.过渡与照应
过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在文章中起着承上启下、穿针引线的作用。照应是指文章内容的前后呼应和关照，可以使文章结构周密严谨，浑然一体，还能使某些关键内容得到强调，突出主题。
一般情况下，当内容由总到分或由分到总时、意思转换时以及表达方式变化时，需要安排过渡。过渡的形式有段落、句子或词语。如上下文空隙大，转折也很大，常用过渡段联结。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”“现将有关事项告知如下”“为此，特制定本条例”等做过渡。在意思转折不大的情况下，多用关联词，如“因为”“所以”“但是”等作为过渡词。
在应用文中，常用的照应方法有以下几种。
（1）首尾照应，即在文章的结尾处，把开头交代的事或提出的问题再次提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等。
（2）文题照应，即指在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示。如大多数公文标题中都包含着“事由”，文章内容自然要与标题相照应。
（3）文中照应，即文章自身前后内容间的照应，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图。
总之，应用写作结构要求根据主旨及文种的需要，正确反映客观事物发展规律，做到严谨自然、完整统一。
二、应用文的语言
（一）应用文语言的特点
应用文作为一种实用性文体，语言上与其他文体相比较，主要表现出朴实、沿习、多元、明确、简练、生动等特征。
1.朴实
应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。例如在述职报告中就写“该干什么、干了什么、干得怎么样”，直陈直述，不展开论述，不夸张，不掩饰，更不能虚构。大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。
朴实特征还表现在多用庄重典雅的书面语，少用或不用口语词、方言词、土俗俚语、歇后语。
2.沿习
一般说“文无定法”，但写作应用文应当遵循“惯例”，应当符合相对稳定的格式、表述规定的内容、使用习惯的语言。标题、开头、结尾、转折过渡采用习惯的用语。例如，公文中“请示”的正文为“请示起因”“请示事项”和“请示结尾”三段，而且把“请示起因”确定为行文重点；公文标题语95%以上运用“关于……”介宾短语；报告的结尾多用“特此报告”；复函的引语常用“……来函收悉”等。不同的行文者沿习约定俗成的格式、内容和用语，有助于提高行文速度，也有利于受文者的阅读理解，提高办事效率。
3.多元
一般文章多用文字表述，应用文除了用文字表述外，还可以用数据、表格、图形来说明事理，可谓“语出多门”。特别是财经类应用文则大量采用数据、表格、统计图形。
4.明确
文学创作讲“文贵曲”，而应用文有很强的政策性、实用性，要求语言明确，使人一看就懂，一懂就可执行、答复或办理，不能模棱两可，不能有再创造的余地。明确特征要求，不用或少用比喻，不用或少用具有描写性和感情色彩的词语。
各行各业的应用文中要用到许多专业术语，作者应顾及受文对象，如果面对社会公众行文必须用明白通晓、读者能够看懂的语言诠释专业名词。
5.简练
“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料，是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作困难，就要求作者必须言简意赅，尽量争取以较少的文字，融入较多的意思。“练”是指把丝麻或布帛煮得柔软洁白，这里是要求文字写得明白。
应用文写得简练是高速传递信息的需要，是节省时间、提高办事效率的需要，也是朴实、明确特征在“文字量”上的体现。列宁曾经提出过：“写报告、文件要像电报那样写得简短。”应用文写作中要反复锤炼语言，像鲁迅先生提出的那样，毫不可惜地删去那些可有可无的字、词、句、段。为达到语言简练可多使用单音节词，酌情使用一些文言词语，合理使用简称。
6.生动
语气庄重、言简意明、直来直去、明白显露是应用文用语的基本要求。但在调查报告、总结等应用文种里，也可以用生动活泼的语言表达事理，吸引读者，感染读者。诚然，上述应用文文种不会像文学作品那样借用种种写作手法来塑造形象，只可以有限使用比喻、借代、夸张等修辞技巧，穿插使用成语、俗语、歇后语等增强文章的吸引力、感染力、新鲜感。
（二）应用文的专用语言
应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8类。
1.开头用语
开头用语用于说明发文缘由，包括意义、根据，或介绍背景材料及情况等。如为、为了，根据、按照、遵照、依照，鉴于、关于、由于，目前、当前，兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘。
2.承启用语
承启用语是用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如根据……决定，根据……特通告如下，依据……公告如下；为了……现决定，为……通报如下，现就……问题请示如下；现将……（情况）报告如下，现就……问题提出如下意见，经……批准（同意）将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经……研究，答复如下。
3.引述用语
引述用语是用于批复或复函引述来文作为依据的用语。如悉（知道）、收悉、电悉、文悉、敬悉、欣悉。
4.批转用语
批转用语是用于批转、转发、印发通知时的用语。如批示、阅批、审批、批转、转发、印发。
5.称谓用语
称谓用语是对各机关称谓的简称。如我（部）、贵（局）、你（省）、本（部门）、该（处）。
6.经办用语
经办用语用于表明工作处理过程或情况。如经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行，可行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行；审定，审议，审发，审批；会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出，会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召，会议要求，会议恳切呼吁。
7.表态用语
表态用语是用于表态的语言。如不同意，原则同意，同意；不可，可办，照办；批准，原则批准。
8.结尾用语
（1）结尾用语用于请示，如当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；妥否，请批复。
（2）结尾用语用于函，如请研究函复；盼复；请予复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复。
（3）结尾用语用于报告，如请指正，请审阅；用于批复、复函，如此复，特此专复，特函复。
（4）结尾用语用于知照性公文，如特此公告。
三、写作攻略
提高应用文写作能力的途径和方法
第一，应当积极阅读相关书籍，掌握应用文的定义、类型、写作要求等基础性知识，为实际写作打下良好基础。
第二，在掌握应用文写作的基础性知识之后，还应当进行应用文写作训练。通过对不同类型的应用文写作训练，不断加深对应用文基础知识的印象，提升应用文写作水平。
第三，在学会了基本的写作之后，可以通过向老师请教、和同学探讨、上网查找优秀应用文等方式，进一步“优化”“美化”文章，使之更具规范性、实用性。
第四，实践出真知。只有在真正的日常生活中实际运用应用文，才能真正做到学有所用，才能真正检验出水平。