酒店会议服务的探索

二、酒店会议服务的探索

（一）熟悉会情

准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、参加会议人员的构成情况（如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等）。有外宾参加的会议还要了解外宾的国别、风俗习惯、忌讳、饮食起居方面的情况。熟悉和了解以上情况，是搞好会议接待工作的第一步。

（二）成立接待机构

建立接待机构，确定接待规格，拟定接待计划（计划要富有弹性，留有余地，在容易出差错的环节上，要有补救方案）。接待机构内部要有明确分工，职责到人，这是搞好接待工作的保证。

（三）会议环境和技术处理

会场技术处理涉及席位排法、音响控制、会标、花卉等环境设计。

（四）制定了会议接待程序

该程序涉及会议报到时间、人数、食宿标准、会场布置、作息时间、收费标准、资料、水果、礼品发放、会务须知等一系列事项，并由前厅营销部按该程序进行操作。

（五）分头落实接待服务工作

接待会议全过程由前厅营销部根据信息落实到其他各部门，如会务收费由财务部派出收银员来完成，客房安排由前厅总台派接待员完成，会场布置、资料、礼品、水果等发放由客房部来完成，就餐等由餐饮部来完成，告示牌、横幅等由商务中心来完成。

（六）会议联络专人负责

由营销员进行跟踪服务（一般谁的客户谁服务）。该项工作从得到会议信息开始到洽谈会议落实有关事宜乃至会议进场，直至结束及会后评价等，进行全方位的服务。在跟踪服务中，营销员的主要职能是与会务经办人保持不间断的联系，主动掌握会议举办单位的目的、议程、建议及要求，同时及时将这些信息及时反馈给前厅营销部，由部门将信息通报给有关人员。