1.5W2H法——减少日常工作中的分心
在日常工作中，你们最烦的事情是什么？
大概是正在专心致志地忙一件事情，然后突如其来的电话或者微信消息打断了自己的思路，等到忙完电话或微信里的事情，已经失去了一开始的热情和动力。
据数据显示：人们平均8分钟会受到1次干扰，每小时大约受到7次干扰，或者说，每天会受到50—60次干扰。平均每次干扰的时间大约是5分钟，每天共计约4小时。其中，约3小时的打扰是没有意义的或者只具有极低的价值。
这意味着什么？
每天8小时的工作时长里，至少有3个小时的时间会被这种打扰浪费。
这也就解释了为什么感觉自己昨晚休息得不错，但一到下午三四点时就犯困。因为你分心的时间太多了，频繁的任务切换会让你的工作效率大打折扣，每天都在会议、电子邮件、微信群、电话里不断地切换任务，早已耗费大量的精力，剩下的自然只有犯困了。
打个比方，比如你正在聚精会神地做下个季度的规划，老板在微信上要求你去参加财务总监召开的现场会议，要求你明确下个季度的营销费用。如果去参加会议，势必会影响现在的工作进度；如果不去参加会议，又无法推辞老板的要求。
这时候应该怎么办？
我们可以通过很多种办法，减少这种分心的情况，把从指缝中溜走的时间重新抓回来。
（1）随时建立日程表
既然我们避免不了被上述这些事情打扰，那么不如提前建立关于它们的日程表。
这里我们依然可以借助5W2H的思维方法，如下所示：
这么做的好处在于，不需要浪费他人与自己的时间，再去看邮件或者发微信问别人和会议有关的事情，而是可以将思维自动转换到开会所需要的信息，减少任务切换带来的时间浪费。
（2）实现工作结构化
工作结构化是指尽量让所负责的工作有连续性，保持不同任务之间的相关性，以减少大脑切换任务时造成的效率降低。
比如，本周要安排与供应商的合作洽谈，那么，可以尽可能地将条件接近的供应商安排到一天或者同一时间段，一场接一场地连续召开，这样你就不必在不同条件和目标的供应商之间来回切换任务。这时候，你会发现工作难度降低了，工作效率提高了。
这是由人体本身的运作机制决定的。当你参加体育锻炼的时候，一个动作重复很多次之后，在不打断的情况下可以迅速地做出这个动作。当你将结构化的工作安排在一起的时候，大脑也可以很快地投入工作中。
因此，在规划执行一天的工作任务时，需要尽量减少转换思维的次数，将类似的任务排在一起。
一个简单的方法是把这些任务罗列出来，然后按照相关度和优先级进行整合排序，就不会出现刚做了一会儿任务A，又想去做任务B，做了一会儿任务B，又想到任务A还没做完，这种工作方法会让效率非常低下。
（3）创造不分心环境
如果造成分心的因素主要来自客观环境，那么你就要考虑如何创造一个不分心的环境。
比如，在今天的工作中，一个报告还没写完，先是微信上回复了别人几个问题，然后手机上弹出电商促销，点进去看了看，之后，附近的同事在聊八卦，又参与进去聊了几句，这就快到午餐时间了，朋友来找你商量吃什么，又在外卖软件上看了看。
最后一看时间，中午12点了，那个报告还没写完。
看看上面这些事情，是不是每天都在你身上发生？
像手机弹窗、同事聊天和朋友聚餐这种事情，其实是完全可以避免的。创造一个不被打扰的环境，对于每个职场人来说，也是一种提高工作效率的方法。
（1）关闭手机提示音和弹窗
手机的提示音和弹窗已经成为干扰工作的一大因素，我们可以将手机放在目所能及的地方，当有电话的时候，可以根据实际情况选择接或者不接。这样手机App的推送和微信消息就不会打扰到你了。
（2）主动宣布需要独处时间
与其被动地被各种人和事打扰，不如主动挂出“工作中，请勿打扰”的“公告”，让其他同事知道你目前的工作状态，避免其他人无意识地造成你的分心。
如果有条件，还可以申请一个独立的会议室，这样可以更专注地投入某一件事情，避免分心。
（3）借助工具屏蔽外界干扰
如果没有独立办公室的条件，可以戴上耳塞或者耳机，周围的同事就不容易干扰到你，也不会轻易地引起你的注意。
上面几种都是可以减少分心的方法。当我们需要高度集中注意力完成某一件事情的时候，这几种方法都可以帮助我们提高工作效率。
【时间管理技巧】
在减少分心方面，这里可以介绍一个小窍门，花费约15分钟的时间，避免2个小时的浪费。
每天在开始工作之前，或者结束工作之后，给自己留出约15分钟对自己当天的时间进行一个简单的梳理：
（1）厘清工作思路，计划接下来等待完成的任务；
（2）对照既定目标，思考自己的工作进度，接下来打算推进到哪一步，有什么困难障碍，以及如何克服这些困难障碍；
（3）放空心情，思考因为工作被忽视的事情，或者简单地休息一下。
对于大部分人来说，减少分心是一件很难做到的事情。我们需要通过一定的方式方法，尽量把这些低效的时间重新利用起来，把有限的精力专注到重要的事情上。
自我训练
为了减少分心，创造良好的工作环境，善于利用工具，都是不错的选择。在此基础上，迅速地使用5W2H思维法对工作安排进行整理，是非常重要的步骤。
