从有利于效能监察出发，强化合同过程管理
如何加强公司合同管理，不仅是适应市场经济的需要，同时也是依法合规搞好公司建设的需要。强化合同过程管理，是公司完善合同管理体制的重要措施。
（一）合同过程管理的环节分析
合同全过程管理，主要体现在以下几点：
1.合同签订前实施事前监督
事前监督是指在签订合同前，合同经办人及合同管理部门要充分做好合同签订前的准备工作，把好资信调查关。
第一，要广泛进行市场调查，并注意收集有关资料信息，进行“去伪存真”处理，经过“货比三家、价比三家”，从而筛选出几个被选用单位；
第二，加强对合同对方的资格审查，包括对当事人主体资格、法定代表人或委托代理人资格、生产许可证及资质证、当事人银行信用及履约能力等方面的综合审查，从而确定被选用的单位；
第三，在合同对方被确定之后，合同经办人还应向合同管理部门提供有关项目可行性研究及效益评价报告，计划立项及资金落实的依据，以保证合同的履行；
第四，对于外出进行项目考察或市场调查，技术、财务、商务法务人员应适当选派。对某些“挂靠”公司，必须要求有一定经济实力的大公司为之提供书面担保，以保证项目的技术性、效益性、合法性；
第五，在合同签订前，公司内部各部门还要对项目进行充分的研究、论证和评价，以保证合同的顺利履行。
2.合同谈判、签订阶段实施事中监督
事中监督是指合同经办人和合同主管部门就合同的谈判、签订所做的各项工作。首先，合同谈判时，一方面要求合同经办单位（人）召集有关部门，组成谈判小组，通报所选厂家情况，做到“知彼”，同时还要向谈判小组通报订货所订合同的内容要求，并讨论统一对策，做到“知己”；另一方面要求法务人员不仅从经济角度，更要从法律角度为公司决策者准备好有关评估，善于摸透对方谈判的诚意，通过各种渠道掌握对方的履约能力、队伍的技术结构、实际工作量及正在承揽的工作任务等情况。如果是工矿产品订货谈判，还要注意留存对方提供的产品样本、技术规范、标准留样、报价与质量等级的要求，弄清谈判的实质内容，认真做好笔录，形成双方的谈判记录，防止双方在以后的履行中对谈判的实质内容产生歧义，同时也防止某些合同经办人员钻合同的空子，从中牟利。其次，合同管理人员在合同签订过程中，除参照谈判纪要审查合同条款的合法性外，还要看合同文本是否适合“平等互利、等价有偿、协商一致”的原则。此外，法务人员还要注意保存合同的附件、补充协议及谅解备忘录等。这些都须经双方签字认可，才能与合同正本具有同等的法律效力。
3.合同履行阶段实施跟踪监督
合同履行阶段是合同全过程管理中最难控制的一个阶段，而且也是一个纠纷发生多的阶段，因此加强合同履行阶段的跟踪监督非常重要。一是要建立合同经办人负责制。合同签订以后，合同经办人必须与合同对方建立联系，专人负责协助和督促对方全面和实际地履行合同的进度、质量，随时掌握双方履行合同的进度、质量，慎重对待合同履行过程中双方就合同的变更所达成的一致性认可协议。二是对于购销（或订货）合同标的等重要内容的变更，不仅要考虑标的的可替换性，同时还要考虑变更后合同标的质量、规格、型号等技术指标以及合同标的验收标准；对于建筑安装等施工合同，要严格管理好合同履行过程中的现场签证，不仅对签证要指定专人负责，明确签证范围、签证责任，同时还要对签证人实施必要的法律法规教育。通过跟踪监督，不仅可以有效地防止双方工作人员利用合法形式掩盖不法目的，同时也可防止因工作人员的失误而给公司造成不必要的经济负担和法律责任。
4.对合同标的使用实施效能监督
效能监督是指合同履行完毕后标的使用单位、合同经办单位以及合同管理部门，从效益角度对标的使用所进行的分析、论证、评价，并由此指导合同签订履行的一种监督方式。它要求各部门应做到：（1）合同履行完毕后，合同经办单位或合同管理部门应详细做好合同标的的使用情况的统计工作。对于工矿产品购销合同，应从产品质量、价格、寿命及厂商信誉、有无违约等方面，尤其是从所获效益方面，对合同标的使用情况进行综合统计。（2）在对上述情况进行统计的基础上，对标的使用从经济效益和社会效益两方面对标的进行综合分析、论证、评价。无论效益好坏，都要进行总结归纳，为今后工作提供借鉴。（3）通过对合同标的使用效益的综合分析、评价，及时将分析评价结果反馈给合同经办、合同管理、合同会审等部门和单位主管领导，以指导合同的签订履行，从而使公司能选取信誉好、技术过硬、产品质优价廉、服务齐全、使用效益良好的厂家与之签订合同，以保证合同的质量及公司经济效益的提高。（4）通过效益监督及时发现合同签订履行以及标的使用中存在的各类问题，尽快妥善加以解决。对于合同标的存在质量等问题的，应按合同规定的保修内容、期限和保修金，及时与合同对方协商处理；对于合同签订履行过程中，因个别人玩忽职守、徇私舞弊，或收受贿赂，中饱私囊而造成物资积压，报废或存在质量等问题的，公司应及时与有关部门联系处理。这样不仅有利于公司经济效益的提高，而且也有利于公司的廉政建设。
（二）建立与合同过程管理相适应的效能监察体系
要强化合同的过程管理，从管理方面挖潜增效，就必须建立完善的效能监察体系，从而使合同管理科学化、规范化、制度化。
1.完善公司合同管理体制
完善公司合同管理效能监督体系，就是要求公司审计、纪委监察部门对公司合同的订立、履行、变更、终止过程中的违法违纪等行为要进行监督检查。应在合同管理过程中，完善合同效能监察的制度、流程、方式和方法，特别是对擅自变更合同、中止合同而导致纠纷发生的合同要重点关注。对合同履行过程的违法违纪和犯罪行为，以及业务部门是否按照国家有关法律法规进行业务往来等情况进行监督检查。虽然各部门在合同管理中的侧重点不同，但其共同目的都是为了保证合同依法全面、实际履行。因此各部门在履行各自在合同管理中职责的同时，还要注意密切与其他部门配合，从而形成“以防为主，防治并重”的公司合同管理体制。
2.完善公司内部合同监督体系
公司加强自身的合同管理，完善公司内部合同监督体系是非常必要的，也是预防纠纷和违法犯罪行为发生的重要环节。公司应从以下几方面完善内部合同监督体系：一是建立信息机构，加强对信息的收集、处理及归档工作，为公司的日常生产经营活动提供可靠的资料。二是建立“会签会审”制度，完善合同签订程序。在对合同的洽谈签订实施控制的基础上，形成一套固定的合同签订程序，即申请签约—计划立项—资金落实—主管业务部门批准—主管领导批准—法律审查—办理授权委托书—谈判签约，从而使合同签订程序化、规范化。三是完善合同履行验收制度。通过合同履行及验收阶段的跟踪反馈，为公司生产经营的顺利进行提供可靠的保障。四是完善“分工、制约、协作”机制和“责任追究”制度，理顺合同管理。在管理过程中，对于合同经办单位、合同会审部门、合同主管部门的职责权限及分工都应作明确的规定，并通过部门间的制约和协作，保证合同的顺利履行。同时，单位还应完善“责任追究”制度，对那些不依国家法律法规和公司有关规章制度办事，滥用职权，推诿扯皮，损公肥私，中饱私囊的部门和责任人员要追究其相应的责任。
3.建立内外结合，廉洁高效的效能监察体系
在建立完善公司内外部合同监督体制的基础上，应使内外部监督体制有机结合在一起，从而建立起一套以提高公司经济效益为核心、廉洁高效、科学合理的效能监察体系。效能监察不应是阶段性的行为，而应成为一种日常性、制度化的管理活动。这就要求合同管理部门在合同管理过程中，不仅要对自己管理职权范围内的事情进行监督检查，同时还要与其他部门进行有机的配合，形成固定的效能监察体系。公司内部合同管理部门，首先要做好日常的管理工作，并且要及时配合外部管理部门做好合同的审查审批、可行性研究、合同的公证或见证、款项的划拨以及税款的缴纳等工作，“防患于未然”，尽量避免经济合同纠纷的发生；其次针对合同管理过程中存在的诸如合同的中止与变更、款项的拒付、当事人擅自违约及合同经办人员从事违法违纪活动等问题，也要及时与上级纪委、审计等外部管理部门进行汇报、妥善制订预防方案。公司的效能监察或审计部门对于下属公司反馈的各种信息也要不等不靠，尽快妥善处理并予以答复；最后还要积极主动地与下属公司配合，做好与公司管理有关的各种法律法规的宣传教育、贯彻落实及监督检查工作。