条规性审核:确保当事人权利义务的明确、具体
条规性审核的重点是内容合法,引用法律法规准确。一般应按照合同的性质,依据相应的法律法规对合同条款进行认真审查,确定合同条款有无遗漏,核查是否存在合同履行中的空白点,各条款内容是否具体、明确并可供履行。
合同合法依规性问题,一是分析合同主体是否适格,二是分析合同目的是否正当,三是分析合同内容、合同形式及程序是否合法。作为公司法务人员最大限度地为公司争取利益无可厚非,在将公司与公司领导指示转换成相应的合同条款的过程中,就要求法务人员能够站在有利于公司的角度,全面衡量己方权利和义务是否恰当,当然是要更多地争取权利而尽可能少地承担义务,而对对方要求设定的特殊条款的审查,则恰恰相反。不过,在审核中要注意量变到质变的哲学规律,合同条款是要建立在相对公平合理的基础上的,否则,显失公平的合同是可能导致被撤销的。或者由于对方基本的权利不能保证,很可能使合同难以履行,对双方来讲,都将形成不可估量的损失。作者就曾经手过多宗合同难以履行的纠纷,如是A公司为锁定市场通胀压力,决定提前采购部分市场预计涨幅较大的通用商品,如钢材、电缆等。合同签订后,当市场涨价幅度较大时,物资供应商宁愿按照违约处理,也不愿意按照合同约定交货,使得A公司十分被动。A公司锁定价格的初衷虽好,但违背了市场主体无利可图也就不可能履行的基本的市场规律。最终双方只有另行协商交货条件和定价原则来解决纠纷。
(一)合同必备条款的审核重点
避免因合同条款不全和过于简单、抽象、原则,给实质履行带来困难。除对合同首尾结构注意形式要件审核外,一般还要进行必备性条款审核。必备性条款主要是指《合同法》规定的八个必备条款:
1.当事人的名称或姓名和住址。主要通过营业执照审核合同对方的资质,判断对方签约人的合法性,同时确认合同对方的地址是否正确等。
2.标的。主要审核合同中是否对标的表述正确、简洁、清晰。在通篇合同文本中前后标的物表述是否一致,对于标的表述,注意与具体的标的物表述一致,对于标的物的交付最好用清单与附件形式明确。
3.数量。主要核对合同中数量的累积计算及是否与需求计划相一致。
4.质量。主要根据合同对方提供的质量参数和己方掌握的质量参数分析是否能够满足标的物的质量要求和设定的检查、验收、监督标准是否适当。
5.价款或者报酬。主要核对合同中的分项价款加入是否同总价款符合,以及结算条款是否明确。检查合同标的额大小写是否规范,不存在计算方面的差错,即数字之间符合勾稽性要求。在合同价款审核中还要重点审核对于相关税费的约定。很多合同纠纷履行到最后产生纠纷的重点都出在对于税费的分担不明确。
6.履行期限、地点和方式。主要审核履行期限、地点和方式是否合法依规,是否从成本、安全、经济等角度分析最有利于合同的实质履行。
7.违约责任审核。主要审核对于违约责任中己方是否承担较大风险,应适时规避不必要的法律风险。
8.解决争议的方法。主要审核解决争议的方法是否合法依规,是否有利于己方的选择和诉讼发生时能够有效节约诉讼成本。
(二)合同首尾结构条款的审核重点
对于合同首尾结构审核重点是注意尾部的审核:
1.签章审核。合同对方如果是公司法人或其他组织,在签章处应当加盖单位印章及授权代表签字。如果是公民个人,则要求其作者签名并加摁手印。所有的印章和签字均应当清晰、完整。
2.签约时间及地点。签约时间是将来发生纠纷后,固定诉讼时效的重要证据。签约地点是用于确定纠纷发生时的管辖法院,一般尽可能地在本公司所在地签约。
3.合同正副本数及发送去处。合同正本一般双方各执一份。正本一般留存由法务人员保管,在年度内依法缴纳印花税后存档。
4.合同法律适用及争议解决办法。国内合同一般适用中国法律,国际贸易合同一般适用第三国法律。争议只能在诉讼和仲裁中选择一种解决方式,否则约定的仲裁条款就无效。
5.合同附件。要注意合同有无附件以及附件与主合同的关系,审查附件的内容是否与主合同一致。看主合同对附件引用的编号与附件的实质编号是否一致,对于相当多的合同其附件的内容尤其重要,应该按照主合同引用顺序,逐一编号。还要注意附件是否在主合同中设置了与之相对应的条款进行了引用或留有相应的接口条款,如果发现主合同中没有的附件被引用的接口条款,就应设置合适的引用条款或者确认附件是否必须,如果主合同无须引用,则建议删除不被引用的附件。
(三)对于特别约定条款的审核重点
对于特别约定条款审核,重点关注以下三个方面:
1.注意合同内容的前后一致性。合同作为对当事人各方都非常重要的一项法律文件,在内容上必须讲求逻辑严谨、前后一致,不能前后内容相互矛盾,主合同内容和附件内容相互抵触。所以,在起草或审核合同时一定要注意合同内容的前后一致性,注意对合同前后内容产生矛盾或冲突时的处理原则做出约定,如“是以主合同内容为准”,还是“以合同附件内容为准”等必须在主合同中约定清楚。对于较重要的合同,最好用专门的条款确定协议书、通用条款、专门条款、招投标文件、澄清文件、技术协议等的优先适用的顺序。
2.注意考虑合同订立后的可变更性。在订立合同时,必须要考虑到合同订立后履约过程中可能发生的一些影响合同正常履行的因素。对影响合同变动的因素考虑得越周密细致,就越能避免纠纷,合同权益也就越容易得到保障。特别是在约定性条款审核中,要仔细分析是否有合同的实质性条款变更,特别是通过招投标形成的合同文本,在谈判后又进行了修订,一般修订不得对实质性条款进修订,此点更要细致审核,以防差错。
3.注意专业条款的技术成熟性和可验证性。对于双方特别约定的合同条款,往往涉及技术专业性问题,法务人员在审核时,一定要结合技术附件进行审核,以防合同正本与合同附件不相一致。必要时应与相关技术人员进行有效沟通。
4.注意接口条款的审核。比较重要或专业的合同,一般都会出现较多的接口条款或引用指向条款,对于这些条款一定要结合全文进行审核,防止错号、漏号,出现引用指向错误,或者出现与其他条款相互矛盾的地方,更要防止合同条款的相互引用,一般引用指向不得超过一次,否则就可能存在循环引用问题。