整合工作，要事优先；合并小事，善用时间
到此为止，我主要向大家介绍了“分解与整合工作”的具体内涵。
接下来让我们具体看一下，这种做法实行起来究竟能为我们带来哪些好处？
把工作分解成一个个模块，再将其整合起来，可以使我们从“以重要程度和紧急程度这两条标准划分优先等级”的陷阱当中脱身，合理地确立优先等级，保证我们在完成核心工作的同时，能够顺便处理掉一些琐碎工作。
所谓工作，并不是说只要我们把与自己的职务直接相关的核心任务处理好就算是完成了。
我们还必须要做好与本职工作内容有关的、各种各样的附带作业，以及公司内部必须要处理的一些杂事。这样一来，我们的工作才算是彻底完成。
有些琐碎工作，虽然其重要程度不高，却也是工作内容的一部分。因此，在给工作划分优先等级的时候，我们如果忽视了它们，就会导致整体工作的失败。
然而，我们的视线却总是集中在眼前那些既重要又紧急的工作上，使得这些附带工作一拖再拖。
要想规避此类情况的发生，我们就必须挤出时间来处理这些琐碎的附带工作。
这时，就希望大家一定要有效利用起工作和工作之间的“间隙时间”。
无论你的日程有多么紧密，其间都一定存在“间隙时间”。
比如，从公司前往客户那里时，路上要花费的20 分钟；两场会议之间的10 分钟；注意力中断后想要休息片刻，向窗外眺望的3 分钟……
相信大家在平时也都已经意识到，将这些间隙时间有效地利用起来是一件多么重要的事。可大家有没有想过，我们究竟该利用这些时间做些什么呢？
很多人可能会利用这段时间查看一下邮件，并回复掉其中的一封；抑或是把刚刚起了个头的企划书继续推进一点点儿。总之就是会处理些工作，却又总完成得不够彻底。
这些间隙时间的长度往往都比较短。而且这段时间里，我们又常常身处于办公室之外，或者是处在注意力无法集中的状态。总之，这段时间的工作效率实在称不上高。因此，结合第二章中讲过的时间价值论来思考，无论我们手里有多么重要且紧急的工作，都不适合利用“间隙时间”来处理。
这样想来，在间隙时间里应当优先处理的，是那些既不需要集中注意力也不怎么需要思考的工作，也就是所谓的“程式化作业”。
可如果只拿这段时间来回复一封邮件的话，我们又会觉得效率实在太低，没能做到“时尽其用”。
这种时候，“对工作进行整合”的思考方式就会产生明显的效果。也就是说把分解后的相同工作模块整合起来、进行统一处理。
○ 利用间隙时间来处理整合后的琐碎工作
以我们之前提到的“把机密文件放进碎纸机里处理掉”这项工作为例。这项工作无论在什么时候都可以进行，哪怕只有很短的时间，哪怕我们现在无法集中注意力。
把工作分解成小模块之后、将一些琐碎工作整合起来，再利用两项重要工作之间的间隙时间，将它们优先处理掉。通过这种方式，整体的工作效率就可以得到提高。
通过分解和整合，减少工作量
之前我也讲到，推进工作时，要想保证事先确立好的优先等级不被打破，我们就必须把工作量控制在自己能处理的范围内。
要想实现这一目标，很重要的一点就是要放弃一些无用的工作。当然，如果你的手里没有掌握一定的权限，这也是很难办到的。
果断地进行工作取舍可以为自己赢得更多的时间，但如此雷厉风行的作风改革想必会面临重重阻碍。
这种时候，“对工作进行分解和整合”的思考方式就可以大显身手了。
遵循这种方式来推进工作，无须在工作的取舍上进退两难，我们也可以甄别出其中比较耗时的环节是哪些，处理时也就可以更加轻松。
举一个我自己的例子吧。
除了写书外，我同时也在做一些咨询、演讲等工作。因此，经常会有人联系我，希望能同我商量一些事情，或者是想要引荐他人给我认识。
这种时候我就会把会面安排在午餐时间，一边吃午饭一边听对方讲。午饭我是每天都要吃的，所以我选择把会面的时间和午饭时间整合在一起。然而随着事情增多，我不得不开始把一些时间花费在调整日程上。
我试着对这时需要完成的一系列工作进行了分解，划分成以下几个流程。
1.收到表示希望与我进行商谈的邮件；
2.阅读邮件；
3.打开记事本，确认是否还有哪天的午餐时间有空；
4.根据当天的其他安排，查找适合会面的地点；
5.回复邮件给对方，告知我方便的时间和地点；
6.查找该地点附近是否有可以安排午餐会议的餐厅；
7.预约午餐餐厅；
8.将午餐餐厅告知对方；
9.把这件事当作暂定事项记录在记事本里；
10-1.如果对方回复说可以，就在记事本上做修改，把暂定事项变更为确定事项；
10-2.如果对方回复说不行，就返回步骤“3”。
长期以来，我都在按照这个流程安排午餐会面。可当我把这项工作分解开来，测算了一下每一个流程分别花了多少时间之后，我开始重新思考：“究竟是哪一步阻碍了我提高工作效率？”
然后我注意到，这个流程当中最耗费时间的是第六个到第八个流程，即找餐厅、预约餐厅、再联络对方的过程。
这项工作的本质是为了“确定会面日程，从而与客户进行商谈”，但这一系列工作却与这一本质相去甚远。我所应该提供给对方的是面对面交谈的时间。对方期待我做的事情里面，并不包括“选择并安排好适合午餐会议的地点”。
也就是说，这些工作其实算得上是“不用我来做也可以的工作”。
从那时起，我就开始把六、七、八这三个流程委托给对方来做了。
这样一来，我的工作流程就简化成了下面这样。
1.收到表示希望与我进行商谈的邮件；
2.阅读邮件；
3.打开记事本，确认是否还有哪天的午餐时间有空；
4.根据当天的其他安排，查找适合会面的地点；
5.写回信，告知对方我方便的时间和地点，并请对方在附近安排一家适合会面的餐厅；
6.把这件事当作暂定事项记录在记事本里；
7-1.如果对方回复说可以，就在记事本上做修改，把暂定事项变更为确定事项；
7-2.如果对方回复说不行，就返回步骤“3”。
按照这个新的流程，比起以往，我大概可以节约20 分钟左右的时间。
或许有人会想，不过是20 分钟而已嘛。但我有时一天之内会接到好几份类似的咨询工作，因此，新的流程最多的时候可以帮我节省下1 小时以上的时间。
“时间”是确保优先等级不会被打乱的重要资源之一。这种简化流程的做法，可以帮助我把更多的时间投入到紧要的工作上。
就像这样，把平时当作理所应当的惯常工作分解为几个环节，再测算一下每个环节所需要的时间，你可能就会意识到，自己在一些不必要的环节上浪费了很多时间。
如果你已经意识到这一点，就毫不犹豫地放弃掉这些环节吧。长此以往地坚持下来，我们就可以创造出大量的时间资源。我们可以利用这些时间来处理那些优先等级较高的工作。