对于反复出现的瓶颈，要尽早应对
至此为止，我主要向大家介绍了一些大型项目中存在的瓶颈，可事实上，在个人独立完成的小型工作中，也有瓶颈存在。
比如，在“回复邮件”这项工作里，“填写信息”就是瓶颈。
如果只是需要填写公司地址、电话号码之类的信息，我们是可以立刻就回复给对方的。但如果还需要填写法人代码、个人编号[1]等信息，我们就不得不一次次地去查询。
还有些时候，我们会被问及与降价信息或新企划相关的问题。这种情况下，我们也只有在获得上司的批示之后，才能进行回复。
2016年，日本开始推行个人编号制度。那个时候，就接连有许多出版社给我发来邮件，询问我的个人编号。
这是因为，如果出版社方面不知道我的个人编号，就无法向我支付版税。
最开始，我觉得一次又一次地把相关文件整理出来再发送给对方太过麻烦，于是选择过些时候再回复。也就是说，我把工作中的瓶颈环节延后处理了。
之前我也提到，搁置瓶颈并将其延后处理，会导致新的瓶颈产生。
那时，因为我选择了延后回复，导致我常常忘记曾有哪个出版社、在什么时候询问过我的个人编号。于是，除了“查询个人编号”这个瓶颈之外，我的工作中又出现了一个新的瓶颈，那就是“必须要再次确认邮件内容”。
在意识到这一点之后，我就把与个人编号相关的一套文件都整理出来、放在了手边。这样一来，一旦有人来询问，我就可以立刻给予回复了。
除了个人编号外，我还把一些曾经花费大量时间才完成的回复邮件，都储存在了一个叫作“简单笔记”的云存储备忘软件中。
利用云存储把“回复模版”提前保存起来之后，哪怕我人在外面，也只需要复制粘贴一下就可以使用手机进行回复，操作起来十分方便，也不用担心会出现什么输入错误。因此，我的工作效率得到了大幅提升。
就像这个例子所印证的这样，面对一些小规模工作当中的瓶颈，如果我们能够提前确立好应对方法，就可以相对轻松地将其突破。
你或许会觉得我所说的都是一些毋庸赘言的事情，可实际上，有很多人正是因为没能好好处理这些小事，才导致浪费了大量时间。
特别是在面对一些一年或许只要做一次，但已成定例的低频率工作时，如果我们能够提前做些准备，就可以节省出很多时间。
前些天，有家书店拜托我“推荐一本今年觉得不错的书籍”。事实上，这项工作对我来讲已像是每年的常规工作，我也一直在期待着它的到来。我所推荐的书籍，将和其他名人推荐的书籍一起，被展出在店里的书架上。
推荐理由只要写一百字左右就好，本来并不需要花太多时间。但要想完成这项工作，我必须把今年读过的书目都回顾一遍。因此，在最初的阶段，这项工作常常会消耗掉我许多时间。也就是说，“唤醒与所读书目有关的记忆”这一环节成了这项工作的瓶颈。
我有着大量阅读的习惯，因此除了来自这家书店的委托外，我还经常接到类似的工作。比如，会有人请我“介绍一下最近读到的有趣书目”。
于是，我在脸书上创建了一个名为“今日一书2017”的相册，然后每读一本书，就把书的名称和我的读书感悟上传到里面。
我之所以这么做，是因为有了这样一个概要记录之后，再做这类工作时，只需要浏览一下相册，我就知道该推荐哪一本了。这项工作中的瓶颈就此得到破除，我也可以很快给对方回复。
顺便提一下，这次我收到工作委托的时间是17 点27 分，而在17 点39 分的时候，我就已经完成了回复。我只是做了一些有助于突破瓶颈的事前准备，就把完成这项工作所需要的时间，从以往的好几天缩短到了短短12 分钟。
与之类似，如果你是个每年都需要自己报税的自由职业者，并且以往都是一边查看报税手续一边整理所需资料的话，不如试着提前把报税流程整理出来、记录在一个“报税手册”上。这样一来，从第二年开始，你在报税上所花的时间可以得到很大程度的缩减。
我经常开设讲座，也经常会接受杂志的采访。每当这种时候，主办方或者责任编辑都会要求我“交一份个人简介”并“发送一张照片”。
最初，我每次都要重新打一份个人简介，再附上照片一起发给对方。可这种应对方法实在太过麻烦，总是要花费我很多时间，成了我工作上的瓶颈。
于对方来说，这个过程也是工作上的瓶颈。毕竟如果拿不到我的个人简介，他们就无法着手去制作讲座的宣传单或者杂志的内页。
于是，我准备了几份个人简介，发布在了自己的个人官方网站上。按照篇幅来分，有一百字版和两百字版两种版本。并且，根据头衔和立场的不同，简介的内容也有所区别。再有人找我要简介时，我就请他们直接到我的个人官网上进行复制粘贴。此外，在同一个页面上也可以下载到我的照片。
得益于这些准备工作，从那之后，我就只需要将网页地址发给对方，再也不用一次次地逐一回复了。
这样一来，无论是对我来说还是对委托方来说，工作上的瓶颈都得到了突破，双方的工作都因此变得轻松很多。
之前我讲到，对于做过的工作，我们能够比较容易地发现并处理好其中的瓶颈环节。在这里，我要进一步来讲：如果我们可以提前确定好应对方法，就可以在更短的时间里突破瓶颈。