关于高等学校院系档案管理的认识与思考
禹燕民 肖模银
档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的、各种形式和载体的历史记录，是人类文化、文明的记录与物质承载体，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。高校档案则是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。［1］美国杰出的档案学者和档案工作者谢伦伯格曾经说过，对档案的重视程度是衡量一个国家文明水平的最好尺度。高校档案作为一种重要的信息资源，不仅记录着学校历史、传承着学校文化，而且可以为学校决策的制定提供经验支持和参考。［2］因此，档案管理工作便成为高校管理工作的重要组成部分和环节，科学规范的档案管理也是衡量学校管理水平的重要尺度。
随着《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》的颁布实施，高校档案意识有了逐步提高，档案工作得到了进一步加强、改善和拓展，档案价值得到了更多的开发和利用。依据《高等学校档案管理办法》的规定，高校档案由高校档案机构保管，因此，高校把加强学校档案馆建设和档案工作制度建设作为重点，往往忽略院系档案的建设、忽视院系自存档案的管理，造成档案工作基础不实、重心不稳、范围过窄、保管不力等问题和缺陷。本文旨在针对高校院系档案管理问题谈一些认识和思考。
一、高校院系档案管理工作的内涵是什么
档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。［3］院系作为高等学校的基层单位，是高等学校的重要组成部分，是高等学校教学、科研、社会服务的主要承载体和实施者，因而院系产生的档案是学校档案财富的重要组成部分，档案管理工作是做好高校档案管理工作的重要基础。
高校院系档案管理工作的内涵是什么?从工作内容看，涉及档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等各个环节;从档案分类看，涉及党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、仪器设备、外事、财会、人事，以及出版、名人、综合统计、毕业学生档案等;从档案形式看，涉及纸质(图文)资料、电子(音频视频及图文)资料、珍贵文物(赠品纪念品)资料;从档案保管层级看，涉及移交(学校档案管)档案和自存档案。
教学档案在高校档案中具有的显著特色和高利用率，以院系教学档案为例，深度说明院系档案的内容。教学档案形成于四个不同的主体:一是学校的教学管理部门，如研究生院(部/处)、教务部(处)等;二是院系、研究中心(所/室)、实验中心(室)、教研室;三是教师;四是学生。每个主体产生的教学档案的内容是不同的。由于院系处于教学的第一线，课堂教学与教学实践、教材两类档案材料相对较多;教师围绕教学活动产生的主要是教学业务材料，如典型教案、备课笔记、教学范例、课程目录教学实践总结、试卷及教师本人制作的教学课件、教科书(讲义)、教学参考书(实验指导书)等;学生在大学的学习实践中产生的档案材料，主要涉及课堂教学与教学实践、学位两个类目的内容，如典型的实验报告、答卷、调查报告、重要的课程作业、毕业论文、毕业设计、学位申请表等。［4］
二、高校院系档案管理工作的现状分析
高校在贯彻执行《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》的过程中，通过档案管理机构加强对院系档案工作的指导、检查和考核，院系档案管理工作得到了较大程度的促进、推动和改善，但也存在着发展不平衡、制度不落实、归档不科学等现象和问题。
(一)档案管理意识
档案管理意识是人们对档案和档案工作的认识和态度，它决定着人们对档案工作的重视程度。以前，许多人认为档案不过就是一堆旧纸片，档案管理工作不过就是收收捡捡，可有可无。而现在，高校及其院系档案管理意识整体上有所提高，越来越多的人认识到，有些档案具有不可复制性，是无价之宝。在各级领导的重视下，基本形成了“学校领导层—档案馆—院系等二级单位—二级单位档案室—档案管理员”的档案工作机制和体系。一些院系还把档案工作纳入到了院系的发展规划和工作计划之中，纳入到各岗位人员的职责之中。然而，认为档案工作是附带的、是简单劳动，认为被安排做档案工作就是受排挤、不受重用，种种消极看法仍然存在于不少干部和职工的头脑里。院系档案工作虽然安排了专兼职人员负责，但消极怠工、被动应付的现象仍不在少数。
(二)档案建设工作
档案的收集整理、甄别筛选、立卷归档，是院系档案建设的重要环节和核心内容。现阶段，高校院系档案的收集整理落实到了各个岗位，普遍做到了及时立卷、及时归档，较好地克服了档案收集整理的随意性和突击建档，在保证档案的连续性、完整性和系统性方面有了新起色。然而，在院系层面，档案管理的规章制度还不健全和完善，有的院系实行“拿来主义”、简单照搬照抄，多数院系没有档案建设的具体而明晰的规定。例如，哪些材料是有明文规定的必须建档，哪些材料具有重要价值应当建档，哪些属于无价值的材料不应归档;哪些档案应当移交学校档案馆，哪些档案应当留在院系自存保管;院系自存档案怎样实现对学校档案的补充和完善;院系各种自存档案的保管期限如何确定，等等，这些问题往往使院系的档案员感到困惑，对档案工作规范化管理形成了很多的制约。
(三)档案管理创新
由于学校和院系领导对院系档案工作的重视和支持，院系设置了档案室，添置了计算机、打印机、档案柜等硬件设施。然而，把院系的图书资料室与档案室合二为一、计算机闲置不能为档案管理而开发利用的现象也十分普遍。此外，由于院系办公用房使用功能的不断调整变化，导致档案室不得不随之搬迁、档案资料损坏和丢失的问题也时有发生，档案安全缺乏保障。
为了配合高校数字化校园建设，更好地满足学校和社会对档案利用的需要，许多高校大力开展了档案的数字化和信息化建设，推动了档案管理模式和服务模式的创新与转变，如计算机检索、远程查询等。然而，从高校院系层面来看，档案的数字化和信息化建设还远远不够，具体体现在:档案数字化规模小、进程缓慢;数字化档案质量参差不齐;档案的信息化开发利用滞后、网络远程服务能力不足。
三、加强和改进高校院系档案管理工作
从以上对高校院系档案管理工作现状的描述与分析，可以得出一个基本的结论:高校院系层面对档案工作的认识高度和重视程度还远远不够，提高院系领导班子对档案工作的认识水平、加大对档案工作的基本投入，应当作为加强和改进高校院系档案管理工作的首要任务和措施。在此基础上，笔者提出四点具体建设性的对策或措施。
(一)加强院系档案管理条件建设
档案管理是一项基础性的工作，基础性的工作自然需要基本的条件和基本的投入做保障。近年来，院系的学科建设、科学研究、人才培养工作，无论是结构、规模、质量都在迅速地发展变化。这种态势下，直接导致教学、实验、科研、办公用房的紧张，同时档案的数量也在不断增加。如果像有的院系那样，以削减档案室面积的办法来缓解办公用房紧张的问题，优先满足其他“中心工作”、“重要任务”的需要，则势必加大档案管理工作的困难(如资料简单堆积、档案无处集中)，造成档案管理的隐患。所以，院系档案室用房是最基本的前提条件，应当首先得以保全。其次，为适应高校及社会不断提高的管理现代化，院系档案管理数字化、信息化也势在必行。这就要求院系档案室必须配备计算机、扫描仪、刻录机、数码照相机等设备，并建立档案管理应用系统、远程信息服务平台，推进档案管理与服务的现代化进程。
(二)加强院系档案人员能力建设
目前的院系档案管理工作基本上是由其他工作人员兼职完成的。兼职档案员存在着两类问题:一方面是职责不够明确，其工作完成情况没有严格地纳入绩效考核，因而他们往往没有把这份兼职的档案工作与其他工作同等对待，其时间、精力投入不足;另一方面是他们没有得到足够的专业培训，对档案管理的基本知识、基本技能掌握不牢，致使工作中出现案卷质量低下、无法查考利用等问题。这些都直接影响档案管理的质量。对此，笔者认为，一是要在院系实行档案工作由兼职兼管向专职专管的转变，专职为主、兼职为辅，师生规模较大的院系可采取专兼结合的方式，具体职数可分档设置，每个院系至少要设1名专职档案员;二是要加强对院系档案员和立卷员的业务培训，培训内容除档案的法规、档案的规范化与标准化之外，还需包括档案的数字化与信息化的基本应用知识和技能，培训方式应分类、分批进行，避免“一锅煮”，增强针对性、实用性;三是加强对院系档案管理工作人员的目标管理和绩效考核，并将考核结果与其工作劳酬、业绩奖励挂钩，以调动和激发其工作积极性。
(三)加强院系档案管理制度建设
要建立健全院系档案管理规章制度，做到科学、合理、简明、实用。具体来说，在管理制度方面，要完善院系档案管理规定，做到档案管理有章可循;在档案管理环节方面，要建立立卷归档、整理分类、鉴定销毁、档案统计等规定;在岗位职责方面，要实行个人负责制，明确立卷人、档案员的职责与权限、目标任务;在奖惩激励方面，要建立完善考评体系、科学确定考评指标，定期开展档案检查，把档案管理专项考核(工作目标任务完成情况、档案管理工作质量)纳入院系职工年度综合考核的范畴，以形成相应的激励机制。
(四)推进院系档案信息化建设步伐
目前，院系档案管理工作还基本停留在纸质档案的层面上，各种主要资料还是靠传统的模式进行管理，远远落后于档案信息化的时代步伐。在院系档案信息化方面，一是要加快建设档案目录数据库，即将传统手工目录转化为计算机存储读取的目录，使更多的档案可以实现计算机检索;二是要加强传统档案全文数字化建设，即利用扫描、翻拍等数字化加工处理技术将传统档案转化为电子档案，有利于保护原始档案，同时可提高档案利用效率;三是要做好电子文件归档管理工作，在高校逐步推广办公自动化系统的形势下，院系与学校及各部门各单位之间会产生大量的电子文件，其中不乏具有很高的查考价值的电子文件，需要妥善保管;四是要融入档案在线查询中心的建设;五是要强化信息安全意识，确保档案信息利用安全。［5］总之，档案信息化不仅是为了顺应网络时代发展的需要，也是提高高校信息化管理水平的需要，更是实现档案信息资源开发利用、开放共享的必由之路。
◎参考文献
［1］教育部、国家档案局:《高等学校档案管理办法》，2008年8月20日发布，2008年9月1日实施。
［2］罗伟昌:《武汉大学档案意识的现状及提高途径》，《珞珈兰台文集》2010年。
［3］《档案工作基本术语》(DA/T1—2000)。
［4］陶晓钟、刘春第:《武汉大学教学档案资源建设研究》，《珞珈兰台文集》2010年。
［5］刘秋华:《武汉大学档案信息化现状分析与发展对策研究》，《珞珈兰台文集》2010年。