如何掌握招标时限?

427.如何掌握招标时限?

答:招标各阶段的时限包括招标准备时限、公告时限、保证金时限、开标与评标时限、中标通知时限、履约担保时限与合同签订时限。应对这些时限予以掌控。

(1)招标准备时限。招标准备的时间通常由招标项目所决定,但都应留有足够的时间对招标文件进行仔细地审定,若属于委托招标,招标人和代理机构双方应进行充分的沟通,以避免招标文件发出之后再做澄清或修改。根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》或《招标投标法》,货物、服务或工程的招标中,招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改的,至少应在投标截止时间的15日前,故若省去了仔细审定招标文件的时间,那么反而会导致延期开标与浪费时间。若多次澄清,不仅浪费时间,而且会增加投标人的报价风险。

(2)公告时限。公告时限包括招标公告与资格预审公告时限,以及招标文件、资格预审文件等的销售时限。公告时限并无统一的规定,但对于公开招标的货物、服务或工程项目,从公告日期到开标日期不得少于20日(科技项目招标不得少于30日);自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于20日(水运工程勘察设计招标除外,其中设计组织招标的不得少于15日,设计方案招标的不得少于30日)。在遵循法律规章的基础上,应根据招标内容、缓急程度、投标人范围与公告时间跨度等控制公告时限。

1)招标项目内容:是公告时限的主导因子。与货物、服务相比,工程的投标人一般需较长时间进行实地考察、可行性分析及投标文件的编制,其中设计施工总招标项目或需以投标联合体来完成的项目,应给予更长的公告时间。钢材、木材等通用建材的公告时间一般都较短。

2)需求的缓急程度:对于急需项目,可在法律许可的范围下缩短公告时间,在发出公告之后,也可直接通知最具有相应能力的供应商。

3)投标人的范围:应确保有足够的时间便于最具能力的供应商参加投标,此时应考虑文件的往返时间。

4)公告的时间跨度:若公告的时间与法定节假日重叠,如我国的国庆节春节与国外的圣诞节,则应适当地延长公告时间,以便投标人有充足的时间做投标准备。

(3)保证金时限(包括保证金缴纳时限、保证金有效期和保证金退还时限)。

1)保证金缴纳时限:应规定投标截止时不再接收保证金。在实践中,由于资格后审时一般要求投标人提交保证金的银行收款单据,故保证金的缴交一般不会超时。但也有投标人将保证金交错账号(如交到了履约保证金的账号)或未按照招标文件的要求从基本账户缴交保证金,此时投标无效。

2)保证金有效期:保证金有现金、信用证、银行保函三种形式,对于后两种形式,应特别明确中标人的保证金的有效期截止于与中标人签订合同,其他投标人的保证金的有效期截止于发出招标结果通知书。具体为:中标人保证金有效期=开标时间+评标时间+定标时间+质疑投诉期+合同签订时间。

3)保证金退还时限:保证金涉及招标人的信誉和投标人的经济利益。可根据相关的法律规章确定保证金的退还时限,但若为吸引更多的投标人参与投标,可规定在与中标人签订合同的次日、发出招标结果通知书的次日分别向中标人、其他投标人无息退还保证金;若投标人不足三家而流标,则当日退还保证金。

(4)开标与评标时限。通常,开标的时间就是接收投标文件的截止时间,开标结束即进入评标程序。及早地进入评标程序,有助于防止串标及投标人与评委私下接触等不利于招标人的行为。评标时限与项目的复杂程度、投标人的数量有关,若预先确定评标不能在一天内完成,则应尽量避免评标时间与法定节假日相重叠。

(5)中标通知时限。应在中标结果经确认(如评标结果公示)的次日发出中标通知书和招标结果通知书。中标通知书和招标结果通知书的推迟发送会影响保证金的退还,尤其是影响履约担保的办理与交接。

(6)履约担保时限(包括履约担保缴纳时限、履约担保有效期和履约担保退还时限)。(https://www.daowen.com)

1)履约担保缴纳时限:规定中标人在收到中标通知书的几日内办理履约担保手续,若无故延期,招标人有权将合同授予其他中标候选人。

2)履约担保有效期:应覆盖至合同履行并验收。

3)履约担保退还时限:应在合同履行并验收通过后及时退还履约担保。

(7)合同签订时限。尽管《政府采购法》和《招标投标法》均有须在中标通知书发出30日内签订合同的规定,但招标人仍应规定一个合理的合同签订时限,若中标人无故延期,招标人有权将合同授予其他中标候选人,这样才能提高招标效率。若要求中标人办理履约担保,则招标人应及时办理支付担保。

(8)招标总时限的控制。时间控制、投资控制与质量控制是招标控制的三项主要内容,其中时间控制是比较容易被忽视的。由于招标程序中的各分项时限对后一分项都有延后作用,因而有必要通过计划与管理进行总时限和各分项的控制。在总时限控制的实施中,可借鉴国外的计划评价与核查技术,该技术已被美国等国家广泛用于军用、民用项目的管理,特别适合分项繁多、难以协调的项目控制,它通过两表一图实施控制。

1)建立分项分析表:首先将招标内容详细分项,以便招标小组能清晰地了解各分项的工作步骤与内容,从而明确分工;其次是将各分项进行编号,以便绘图与制表进行管理。

2)绘制分项作业图:有些分项并不与前一分项直接相关,通过绘制分项作业表能使计划与步骤更为明确,是精确制订招标作业时间总表的基础。

3)制订分项时间表:在上述基础上对各分项的时间进行推算:

各分项的预计时间=(最短时间+最长时间+4×常规时间)/6

通过上述程序,就能获得较准确的招标作业时间总表。

(9)重新招标时限。一旦出现流标等需要重新招标的情形,应立即就其原因进行仔细分析,尽快申报重新招标的方式,如招标文件有瑕疵,应尽快修正。此时,可借助计划评价与核查技术对招标时间进行控制。

(10)不同的采购方式有不同的采购时限。邀请招标一般需要资格预审,故比没有资格预审的公开招标所需的时间长。若时间紧急或招标失败而采用竞争性谈判,则可缩短采购时间,但有报价过高而流标的潜在风险,故采用竞争性谈判时,应确保有足够多的潜在供应商(包括一部分外地的潜在供应商)前来参加谈判。

案例5-16:某高层建筑施工招标时未将消防设施工程纳入招标范围。经批准后,招标人采用竞争性谈判的方式进行采购。由于潜在供应商了解招标项目时间紧急,故在谈判中都报出高价,使招标人无法接受。最终,招标人还是采用了公开招标的方式并顺利完成了招标工作,但从谈判再到招标,多耗费了两个月。