社保操作过程中的注意事项

1.社保操作过程中的注意事项

(1)社会保险开户登记

目前在派遣与外包的业务中,派遣或外包员工都是跟劳务派遣单位或外包公司签订劳动合同,相关的社会保险均由劳务派遣单位或外包公司自身的账户进行缴纳,所以一般情况下劳务派遣单位或外包公司不大会涉及此类业务的操作。

目前劳务派遣单位或外包公司进行此类操作的目的,主要是为了解决客户两个方面的问题:

①指定区域开户

客户与员工在缴纳社保上有区域的要求,或客户注册地的相关部门对于客户缴纳社保的区域有相应的要求,所以需要在指定区域开设新的分支机构,并设立新社保账户。

②人手与精力问题

有些客户为了开发新市场的业务,需在新的城市开设新的分支机构,但由于客户人手有限,同时对当地的政策不甚清楚,所以需要找相关的机构与组织协助其完成分支机构的注册与社会保险开户的工作。

(2)社保开户过程中的注意事项

①资料不全

在提交社保开户申请材料时,相关经办人员不知道需要准备哪些材料,或不慎丢失相关材料,或未能齐全地提交相应的材料,影响社保开户登记。

②流程不熟悉

相关经办人员不了解社保登记证的领取流程,在未查询社保登记证编码、未经事先预约的状况下,就去领取社保登记证,造成时间和精力的浪费。

所以在进行社保开户之前,要提前准备好相关的资料,可以在当地的政务网站上进行查询,或电话咨询当地的社保部门,避免由于资料不齐全、流程不熟悉而导致不能正常开户。

目前各地均开通了网上社保开户的办理业务,在网上操作的过程中,尽量先阅读相关的操作流程,按照相关操作说明,准备好相应的资料。避免由于不了解相关网上操作的流程而造成操作失误,导致不能顺利开户。

(3)社保基数的采集与核定

社保基数是指职工在一个社保年度的社会保险缴费基数,分为单位缴费部分与个人缴费部分。

单位缴费部分以本单位上年度全部职工的工资总额作为当年社会保险(基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险)单位缴费基数。单位缴费基数不得低于全部参保职工同期个人缴费基数之和。

个人缴费部分以本人上年度月平均工资收入作为当年的社会保险缴费基数。月平均工资收入低于全省、省会与直辖市上年度在岗职工月平均工资60%的,按60%计算;超过300%的部分不计入缴费基数。

目前在派遣与外包的业务中,劳务派遣单位或外包公司多会按照最低基数进行费用的收取与缴纳,此种操作对于一些员工工资低于上年度在岗职工月平均工资的岗位来说,在操作上是没有问题的。但如果员工工资高于上年度在岗职工月平均工资,此种操作则会存在一定的风险,原因是“社保入税”后,税务部门会依照企业员工工资发放的情况,来判定企业在社保缴纳上是否存在问题,所以在实操过程中应尽量将员工工资与社保缴费基数保持一致。

(4)参保人员的增加、减少申报

核对参保人员的增加与减少是企业与劳务派遣单位或外包公司在业务合作过程中非常重要的一个环节,企业每月按照核对的人头数,给劳务派遣单位或外包公司支付相应的社保费用,劳务派遣单位或外包公司与企业核对好当月人数后,进行增减员的操作,确保人数的准确,保证社保每月的正常缴纳。

参保人员的增减操作虽然比较简单,但在操作的过程中还是会遇到一些问题,其中最常见的问题有:未按规定时间办理增减申报、未按规定流程进行增减申报、增减申报信息填写错误、增减申报不成功等。

表6-1 社保增减员过程中常见问题与原因

此外在参保人员的增加、减少申报过程中还需要注意如下几点:

①确保参保人员增减资料清点审核的准确性

相关经办人员需要认真核对人员的在离职名单,确保数据的准确性,避免由于资料审核的不齐全从而给所在的劳务派遣单位或外包公司和合作客户带来违法的风险。企业需要让劳务派遣单位或外包公司每月定期提供社保的缴纳证明,再进行自身的核对,进一步确保业务的安全性。

②确保增减员信息的准确性

相关诸如参保人员的姓名、身份证号、联系电话、工资标准、缴费标准等信息,需要认真核对,有些劳务派遣单位或外包公司利用表格进行管理,存在表格网上“漫天飞”的情况,很容易造成数据被修改或缺失的情况,所以在确认过程中需要特别注意。

图6-1 社保增减员流程

(5)参保人员的社保补缴流程

在劳务派遣与外包的业务中,经常会遇到劳务派遣单位或外包公司为员工进行社保补缴的操作,在补缴过程中相关经办人需注意如下几个方面的问题:

①补缴依据不明晰的问题

当前由于适用的社保政策法规比较繁杂,而且各地关于社保补缴的政策也在不断地变化与调整,这就造成了相关经办人员在处理社保补缴时,出现无法可依的情况。所以相关经办人员要及时了解所在区域的社保补缴政策。

②员工身份与劳动关系不明的问题

补缴社保的前提是需要与补缴的员工建立真实的劳动关系,如果无真实的劳动关系,或者是单纯的无劳动关系的社保代缴,则无法补缴。

③社保中断不能补缴的问题

目前社会保险的相关法律法规规定,只有因单位原因造成的漏缴与断缴才能进行补缴,因个人原因断缴的不能补缴社保。所以如因劳务派遣单位或外包公司原因应缴却未缴相关社保费的,相关经办人方可代其向人力资源和社会保障部门提出书面补缴申请,经批准确认后,再补缴相关的社保费。如果是因员工个人原因中断社保要求补缴的,相关经办人应该向其解释不可补缴的原因。

图6-2 社保补缴流程

(6)参保人员社保关系转移流程

社保关系的转移多发生在员工工作城市变化的阶段,劳务派遣单位与外包公司应为客户的员工处理相关社保关系转移的工作。

在社保转移的过程中,相关经办人员应先了解员工社保的缴纳情况,如果员工存在社保欠缴的状况,则应先清缴欠款,才能办理社保转出手续。所以在操作社保关系转移之前,应先了解客户员工社保欠缴与中断的情况。在完成相关的确认后,相关经办人员向当地社保机构提供社保转入的材料,在提交材料的过程中,要确保材料符合相关的规定与要求。

由于社保关系转移涉及不同城市、不同省份的社保政策,所以操作上相对复杂与繁琐,相关经办人员在操作过程中,需要注意如下问题:

①养老保险账户规范问题

员工转移社保关系,很大的一部分因素,是养老保险关系的转移,这关系到员工将来退休时的个人待遇问题。所以准确地核对员工个人账户中的缴费明细,对于养老保险的接续十分重要。相关经办人员在社保转移的过程中,要确认社保转出区域的个人账户是否规范。

②社保转移时限问题

根据《城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法》规定:“参保人员在新就业地按规定建立基本养老保险关系和缴费后,由用人单位或参保人员向新参保地社保机构提出基本养老保险关系转移接续的书面申请。”

图6-3 社保关系转移流程