问题7：文档质量和文化价值观有何关系？
不论在哪个行业,文档的存在都是为了帮助读者获取他所需要的资讯,文档质量的优劣决定着文档存在的价值。个体、组织的差异会影响文档质量,基于文化背景的群体惯性模式对文档质量影响更大。从行为科学角度看,不论东方人还是西方人,在文档阅读中有着共同的特征,如:都受到认知模式的局限、都具有天性臆断的倾向、都希望省力获取资讯等,但是东西方文化产出的文档却有显著的区别,表现在措辞、排版、图文、设计等细节上。那么,文化价值观是如何影响文档质量的呢?
有研究发现,在不同文化背景下,不同语言的使用者对在交流中作者和读者应承担的责任度认识有很大的差别,表7-1分析了这些差别在文档中的具体体现:
表7-1 东西方的文化价值差异对文档的影响
文档质量的优劣会明显地影响用户的阅读意愿和理解程度。在职场中,业务文档不具有娱乐性,多数人只有在认为阅读可带来某种益处或是在无法从其他更简便的途径获得该益处时才选择阅读。也就是说,职场读者一般是为了要完成某项任务或解决某一问题,才来查阅业务文档。他们多处于被动阅读状态,缺乏消遣型或研究学习型那样的主观动机和兴趣,所以,他们期望所寻找的信息“易获取、易理解、易使用”。
当读者不愿意读某些业务文档时,原因通常包括难以在资料里找到想要的信息、文本导航不清、信息解释程度不够,甚至信息无法理解等。追溯这些问题的源头,似乎都可以归咎于“读者负责制”的价值取向,因此,职场文档实践要特别重视挖掘用户“不读”理论。
东方文化背景的企业机构在传播产品和服务资讯时,尤其需要认识到影响文档质量的文化价值因素,消除“读者负责制”的思维障碍,树立“作者负责制”的文档创建理念。只有当文档创建者以“作者负责制”的思维去分析读者(用户)的阅读能力、习惯、特点、意图等要素,通过各种语言修辞、编辑设计手段帮助读者完成既定任务时,这样的文档质量才是有保证的。
参考文献
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