问题85：如何检查文档的可读性？

问题85：如何检查文档的可读性？

可读性(readability)一词经常在推介书籍的前言中出现,被用来评价书籍的质量。可读性高低是反映内容难易度以及读者对内容认知的优劣体验,可读性高的内容一定也是读者接受度高的内容。

如果你想知道自己创建的文档可读性如何,就需要通过可读性检查。检查手段有实验验证、公式计算或者检查清单。其中,实验验证的操作门槛条件高,主要适用于机构标准要求高的专业文档,而公式计算和检查清单门槛低,一般人都可以自行处理。因此,下面主要介绍公式和清单的检查方法。

国际公认的可读性公式主要用于英文文档,通过检测单词数、句子数、平均音节数、词长和句长以及专业词汇出现频度、语法复杂度等指标来确定可读性。如果你需要检查英文文档的可读性,可以通过下表85-1的两个检测公式进行检查。

表85-1　英文可读性检测公式

续表

或许你会觉得上面的公式挺难,其实不用担心,列出这些公式只是为了让你了解计算的依据,Word软件自带可读性检测功能。以Word 2016操作环境为例,你可以通过表85-2的操作步骤获得可读性报告数据。

表85-2　可读性报告的获取方法

由于国内对中文可读性的研究还不成熟,尚无广为认可的精准定量公式可供使用,但借鉴英文可读性的研究思路,你可以参考表85-3对中文可读性的核心要素进行定性检查。

表85-3　中文可读性检查清单

根据以上清单逐项审阅,相信你可以发现文档中存在着影响可读性的瑕疵,当这些瑕疵得到一一纠正后,文档可读性必然得到提升。请始终记住,读者受众是评价文档的最佳判官,文档创建者需要有高度的受众意识,才能确保文档达到友好可读的状态。