问题13：如何有序组织信息？

就像不少学生害怕写作一样,职场中许多员工也害怕写业务文案材料,这其中的原因之一就是不知如何组织信息,并以恰当的方式呈现给同事、上级或客户等不同对象。友好的文档一定是以考虑易于读者查找、理解和使用的方式来组织信息的。因此,充分地分析读者、了解他们的阅读目的是确定信息组织模式的关键。

根据研究建议,组织信息的常用模式有表13-1介绍的八种,八种模式所适用的信息类别不同。你需要根据待组织的信息类别以及目标场景来参照采用,可以遵循这些组织模式呈现信息,这样会便于读者快速地定位、理解和使用其中的信息。

表13-1　组织信息的常用模式

续表

上面列举的八种模式提供了草拟文档的方向,确保信息的组织有序可控。需要注意的是,职场中复杂的文档可能涉及多种不同类别的信息,这意味着信息组织的模式不一定是单一的,可能是多元的。不论是使用单个模式还是多个模式来组织信息,始终都要以方便读者定位、理解和使用信息为宗旨。

参考文献

Markel,M.&Selber,S.A.Technical Communication.[M].12 th ed.Bos ton:Bedfort/St.Martin's,2018.