问题12：如何确定文档目的和展开受众分析？

问题12：如何确定文档目的和展开受众分析？

在职场中,文档创建多是针对特定的受众且带有明确的业务目的。如果在脑海里没有想好目的和受众时就匆忙创建文档,质量很可能会不尽如人意。所以,在创建文档前一定记得问问自己:“我准备该文档要达到什么目的?我是想让受众知道或相信什么?还是想让他们做什么?”等等。

不论你是尚未想清楚目的还是已经确定了目的,都会需要借助各种动词来厘清思路,明确表达究竟是要帮助受众理解某概念,还是帮助他们接受某提议,还是帮助他们完成某任务。表12-1整理出两类目的动词:沟通类和说服类,可供推敲、斟酌和选用。

表12-1　描述文档目的的动词

当然,文档不一定只有单一目的,有时可能会兼有几个目的,就像文档的受众可能是多重对象,既可能是单位同事,也可能包括单位之外的客户、利益相关方。在目的明确后,展开受众分析就是创建文档前必做的功课。

受众分析意味着你要考虑你的文档用户是谁,了解他们对你的文档话题所知多少,他们对该话题的态度倾向,他们将在什么工况条件下阅读和使用该文档提供的信息,他们阅读和使用这些信息的直接目的是什么,等等。表12-2提供了做受众分析时需要考虑的要素。

表12-2　受众分析的要素

续表

如果想对受众做更细致的了解或是想创建受众信息资料,可以把表12-2的分析要素进一步细化为问题清单,通过直接访谈受众、收集受众留下的网络印记或整理受众社交媒体分享的线索等方法透彻地剖析受众特征,甚至还可以尝试描绘出用户画像。

总而言之,确定文档目的和展开受众分析是创建优质文档的保证,有助于受众更好的理解和使用信息,一定不能跳过这磨刀之功哦!