问题23：如何选择信息的架构形式？

问题23：如何选择信息的架构形式？

如果你对“信息架构”这个概念有些陌生,不妨把它理解为组织信息的脉络结构,信息架构的形式对文档的可读性起着关键的作用。虽然我们难以回答何种架构形式是最好的,但优选的架构通常具有迎合文档的读者用户、适合信息材料类别以及满足管理意愿的特征。选择何种架构形式不应基于文档创建者的个人偏好,而应基于信息对于读者用户的有效性。所以,我们现存常用的架构不一定就是有效的,而陌生少用的架构不一定就是低效的。

信息架构的形式选项包含主架构和次架构。主架构用于文档信息的主体内容;次架构是主架构的辅助,用于主体内容中需要插入补充的信息,如特例情形、特别条件等。表23-1列举了信息的主要架构形式。

表23-1　信息的主要架构形式

表23-2以职场中的工作政策和业务规程两类信息来解释这些信息的架构形式,当你对它们的相关特征基本了解后,在创建文档时就容易判断应当如何选择合适的架构来组织信息。

表23-2　信息架构的特征及实践提示

续表

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表23-3以矩阵表的形式来归纳不同架构形式所适用的场景,方便你选择使用。

表23-3　信息架构形式参照表

虽然各种架构都有其适用的场景,但这并不是说不可以变通地使用架构形式。为了使阅读效率最大化或者使混淆信息最小化,文档创建者可以混用不同架构形式,或根据自己的实践情况修改其中的架构,但应避免无缘由地切换架构形式。

参考文献

Nancy J.Campbell.Writing Effective Policies and Procedures[M].New York:Amacom,1998.