问题16：如何组织有效的语句？

职场的产品业务文档、法律文书容错空间小,某些措辞瑕疵可能给经营活动和效益带来难以预知的不良后果。产品文档语言的不严谨或不规范可能使文档读者(用户)怀疑产品本身的可信度,甚至可能造成读者误解、误用产品而引发伤害纠纷。因此,文档有效的语句信息对读者应当是易理解、无歧义、易使用的。文档创建者在组织语句时可以通过遵循一些语言原则来减轻或规避潜在的风险。

产品文档经常需要中英双语,虽然中英文语法规则不同,但它们在文档中所遵循的语言组织原则基本是相同的。表16-1列出了在产品文档中撰写有效语句需要参照的主要原则,有个别原则仅适用于英文场景,在用英文译写中文的产品文档时需要留意。本文在此讨论的语句措辞不仅着眼于语法上的正确,而且更多关注如何组织语句可以更有助于读者用户的理解。

表16-1　组织有效语句的原则

续表

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除了表16-1的原则外,撰写有效的语句还需要特别注意使词句的冗余最小化。在表达清楚到位的前提下追求极简风格,让语句可译、易译,且翻译成本低。