问题10：文档管理的试金石检验有什么要求？
职场文档的创建初衷都是实现更有效的工作管理。大多数机构里的文档数量一般会随着业务发展而持续增加,有时为应对特殊情况而临时出台的政策规程等“文档创可贴”也可能被准入固化到文档体系中,这些都无形地加大了文档之间的信息重复和冲突的概率。各机构各部门一边创建各种文档,一边可能被过量的文档所束缚,陷入低效率的繁文缛节,这种现象在大型企业、政府机关比较明显。
因为文档管理是系统性工程,要整理修订文档的维护成本比较昂贵,要理顺日益堆积和增长的文档是许多机构和管理者的难题之一。借鉴西方的文档管理实践经验,建立试金石检验是抑制机构持续产出文档的有效手段。试金石检验的理念前提是:机构不需要文档,也就是0文档存在,任何文档只有通过试金石检验才有其存在的必要。换句话说,试金石检验的目标是通过审查每个文档准入文档系统的合理性和必要性,让机构里的文档系统瘦身。
作为“零基法(zero-based approach)”的基础,试金石检验适用于大大小小的机构,实践目的就是简化文档系统的体量,建立轻巧一致的准入标准。试金石检验方法由五个审查问题组成,表10-1提供了这五个问题的审查要义。
表10-1 文档试金石检验的审查问题
在表10-1的五个审查问题中,如果你对前四个问题的回答都是否定的,那么,你的部分文档或全部文档应当被排除在机构的“必需文档”之外;如果你对前四个问题的任何一个回答是肯定的,你的部分文档或全部文档才有被斟酌准入的机会,但这不足以说明该文档是个好用的文档,它还必须通过第5个问题的审查才有被进一步筛选考虑的机会。
显然,试金石检验并不能让机构里现存的臃肿文档马上消失,但它可以有效地减缓机构未来文档的增量。在条件合适的情形下,机构可以借助试金石检验的审查对存量文档进行瘦身减量,避免机构里各部门或员工为取舍文档而争辩。试金石检验的归零理念使所有的文档都处于同一起跑线,让每个文档经受准入审查和斟酌。经过检验过程的洗礼后,机构里的文档生产将实现有度、有序、有料的目标。
参考文献
Escoe,A.The Practical Guide to People Friendly Documentation[M].Milwaukee:ASQ Quality Press,2001.
【注释】
[1]技术传播是一个宽泛的领域,包括任何有关技术或专业主题的沟通和传播、任何通过使用技术进行的沟通和传播,以及任何提供有关如何做某事的规程说明的沟通和传播。它不拘泥于任务主题的技术性如何,或任务主题仅是使用技术来创建或扩散信息,只要有一个或多个上述特征都属于其研究范畴。(来源：美国技术传播协会https：//www.s tc.org/about-s tc/defining-technical-communication/)