问题87：如何检测文档的使用性？
通常情况下,文档创建者会因过度卷入文档内容而难以客观审读发现问题,这说明当你完成一篇工作文档时,听取第三人视角的意见是很有必要的。本书的“问题85:如何检查文档的可读性?”和“问题86:如何检查文档的易读性?”讨论了检查文档的语言特征和页面特征,本篇则聚焦于文档的功能特征,检测文档给目标读者(用户)带来的效用,即文档的使用性。
从严谨角度来说,受众面广的文档如政策规定、通知通告、产品介绍、使用规程等,在正式发布前均应该经过使用性检测。使用性检测可以是正式的,也可以是非正式的,这取决于文档的重要程度。使用性检测通常是选择目标读者(用户)作为受检者来试用文档。表87-1列举了非正式到正式的使用性检测的常用方法,可以根据可获取的条件以及文档重要级别来选用。
表87-1 检测文档使用性的常用方法
不管使用何种检测方法,检测都主要围绕文档的四个维度展开:信息的可获取性、信息的可理解性、信息的可执行性、信息的安全性。表87-2总结了在检测这些维度时你需要注意的检测提示。
表87-2 文档使用性的检测维度和相关提示
以新冠肺炎疫情期间大家熟悉的核酸检测通告为例,政府在发布该通告前的使用性检测可以这样实施:邀请不同背景状况的市民作为受检者,观察市民们是否可以快速找到通告中的重要信息(时间、地点、机构、限制条件等)并达到预期的理解;观察市民们按通告信息模拟参加核酸检测过程中是否有环节受阻,是否体验到潜在的安全问题等。在这样模拟执行通告的过程中,通告中隐藏的使用性瑕疵就容易暴露出来,并得到及时纠正,避免出现不必要的舆情风险。
虽然使用性检测不能确保目标文档是个成功的范本,但使用性检测一定是保证文档质量的重要措施之一,可以为文档创建者提供新视角来优化文档,只有经过使用性检测的文档才能维护其存在的价值。
参考文献
Richard Johnson-Sheehan,Technical Communication Today[M].5th ed.Upper Saddle River,NJ:Pearson Education Inc.,2015.