问题55：如何使用OneDrive管理Word文档版本？

不论是独立编写还是多人协同编写文档,相关人员都需要管理多个版本的修改文档。你是否多次使用另存为来记录维护各版本呢?如果是的话,请继续阅读本篇内容,了解如何利用工具来管理不同版本的文档。

版本控制的功能不仅仅应用于软件设计开发领域,也可用于Word文档的编写过程。版本管理是版本控制的功能体现。版本管理的任务主要是记录和维护文档的历史变化过程,记录和追踪什么人在什么时候修改了什么内容的轨迹,把每次的变更对应到一个版本号。当文档编写需求有变时,可追溯到之前不同节点的版本,实现文档内容的效用最大化。我们常用的腾讯文档的使用原理也是如此。

OneDrive是微软官方推出的网络存储同步应用,内置在Microsoft Office 2013之后的所有版本中,无需额外下载和安装即可使用。使用OneDrive的关键在于把目标文档上传云端,也就是上传到OneDrive,让所有的更新轨迹都受到监控。下面以Microsoft Office 2016及Windows 10操作环境为例,介绍具体步骤如下:

表55-1　OneDrive的使用操作

经上述介绍可知,OneDrive是一款免费支持文档版本历史的云盘。它和一般云盘的区别在于其不仅储存文件,还能同步储存信息轨迹演变的过程。因此,在你使用它后,不但可以不用再担心修改文档的丢失,而且还可以实时跟踪和把控文档变化的过程。