问题24：如何借助信息映射法快速架构文档？
在职场中,我们常会看到这样的文档:各种复杂信息杂糅在一起、细节太多或太少、关键信息被淹没而难以找到。这些经常是读者的痛点,如果你是文档创建者,你有什么好方法来解决这些问题吗?创建文档就像盖房子,既可以用传统的一砖一瓦来搭建,也可以用预制结构板来搭建,显然预制结构板方法的效率会更高。下面我们要介绍一种数字化文档创建方法来简化和加速创建的过程:信息映射法(Information Mapping)。
信息映射法是哈佛大学Robert E.Horn基于人类大脑如何阅读、处理、记忆和检索信息的研究,是对用户信息需求的梳理分析而开发设计的文档创建方法。它可以用于编写、组织和呈现商业和技术文本,通过分析信息和视觉呈现的方式,使信息更易于沟通。它适用于任何行业、任何语言和任何媒体类型的沟通。信息映射法的理论基础是人因工程学和认知科学的理论。研究发现,借助信息映射法可以帮助读者快速定位信息、理解信息并快速使用到信息。图24-1将这一好处数字化地精确表达出来,例如:一看就明白的比例提高83％、询问主管求证的比例下降91％、内容草拟时间下降83％、回看的时间减少75％,等等。
图24-1 信息映射法的作用
信息映射法包括七个核心技巧:信息分块、信息关联、信息标记、保持信息一致性、整合图表、提供可获取的细节、文档分层级。它将表格视为一种图形,在Word中通过FSpro插件广泛地使用表格来快速架构文档。在图24-2的两个文档中,左文档是传统的段落文档写作,借助信息映射法的FSpro工具可以转换成右文档。通过对比左右两个文档的页面观感差异,或许可以领会到信息映射法的架构逻辑。
我们从读者和作者的视角对左右文档的细节做进一步的比较和分析,可以发现信息映射法有更多优势,如表24-2所示。
图24-2 传统写作文本与信息映射法应用文本对比
表24-2 图24-2左右文档的比较分析
显然,信息映射法的魅力在于其精准针对了读者的痛点,在信息分块、信息关联、信息标识等各环节提供了信息判断和归类的引导。FSpro工具本身操作比较简单,将目标信息填入相应单元格即可生成带有映射图的图标题和图块标签的文档。这样的文档不仅有高识别度、读者友好的特征,还具有严谨的脉络逻辑。
通过信息映射官网(https://informationmapping.com/pages/fs-pro-forword),可以获得FSPro的限期试用版,也可以从北京及长三角区域的一些有FSpro代理权的内容管理咨询公司获得。从试用体验中,可以感受到其在创建效率、内容可读性、风格统一、页面优化上带来的改进,在有限的练习中创建“形似神也似”的信息映射文档,汲取这种方法的精髓。