问题14：如何创建明确、高效的标题？
标题起到类似提纲、目录的作用,是读者决定是否继续阅读的主要因素。好的标题可以帮助文档创建人组织信息、明示文档各部分开始和结束的位置、为读者用户提供文档内容概览、帮助他们定位需要的信息等。
当要写超过一页长的业务文档时,很多人可能会使用到标题。但是除了知道标题字体要大、内容要抢眼的特征外,可能在撰写标题时,很少有人会想到还有什么其他原则要遵循。职场新人往往会根据校园论文的学术规范,采用极简的标题,如前言、研究背景、研究方法、结果讨论、研究结论等。殊不知,这样的标题仅有功能属性,虽然大意明确,但对于想在有限时间里透过标题获取更多信息的读者来说帮助不大。
职场文档的标题应以信息传播效率作为优先考虑的要素,需要在内容和版式两方面采取灵活的方法,以期实现读者获取信息的效率最大化。通过表14-1,你可以体会一下优劣标题的信息载荷对读者的帮助程度。
表14-1 瑕疵标题和改进标题
表14-1中的瑕疵标题都是功能性标题,而改进标题使用了具体的、描述性的疑问词和动词,凝练主题和目的,让读者透过标题可以管窥内容。因此,撰写职场文档时,应避免使用功能性标题,尽量使用言简意赅的语句做标题,帮助读者实现有效阅读。如果不确定自己写的标题是否合适,可以试着把标题改写为疑问句,就像表14-1第3和第4的改进标题,这样就可以检查自己的标题与内容是否契合,帮助梳理文档脉络。
标题措辞虽然要具体化,但不宜过长,字数应控制在15字以内,内容凝练。斟酌好标题后,还需要借助恰当的版式设计才能发挥标题的有效性。表14-2列出了相关的标题版式设计细节作为实践提示。
表14-2 标题版式设计需注意的细节
*:在字体排印学里,衬线指的是字母结构笔画之外的装饰性笔画。有衬线的字体叫衬线字体(serif);没有衬线的字体则叫做无衬线体(sans-serif),与汉字字体对应的是黑体。
除上述原则外,4U公式“useful,urgent,unique,and ultra-specific(有用、紧急、独特和巨细)”是另一个可参照的标题标准,这些标准有助于把关标题质量。为了维护个人或公司的形象,你还需注意避免创建“click-bait(引诱点击)”的标题,远离“标题党”伪标签。
参考文献
[1]Markel,M.&Selber,S.A.Technical Communication.[M].12th ed.Boston:Bedfort/St.Martin's,2018.
[2]Bailey,E.P.Writing&Speaking at Work.[M].5th ed.Upper Saddle River,NJ:Pearson,2014.
[3]https://www.melanieduncan.com/the-easy-4-u-formula-that-will-compel-readers-to-clickevery-time/.