5.3.3 企业系统规划法
企业系统规划(Business System Planning, BSP) 法是IBM 公司于20世纪70年代初创建的一种方法, 是一种对企业管理系统进行规划和设计的结构化方法, 可用于电子商务系统的规划。
1. BSP 法的作用
企业系统规划法是一种能够帮助规划人员根据企业目标制订出电子商务系统战略规划的结构化方法。它先自上而下识别系统目标, 接着识别企业过程和数据, 然后自下而上设计电子商务系统, 以支持企业目标。
通过这种方法可以帮助规划人员做到以下2点。
①确定出待建电子商务系统的总体结构, 同时明确系统的子系统组成和开发子系统的先后顺序。
②对数据进行统一规划、管理和控制, 明确各子系统之间的数据交换关系, 保证信息的一致性。
2. BSP 法的步骤
BSP 是一项系统工程, 其工作的详细步骤如图5-3所示, 具体解释如下。
图5-3 BSP 法的详细步骤
(1) 准备工作
BSP 法是否能够获得企业最高领导的认可, 并直接参与领导工作是其能够成功的关键因素。BSP 是一项系统工程,其工作开展之前要做细致的准备。准备工作应包括如下内容。
①首先应成立一个由企业负责人牵头的工作小组。
②明确规划工作的方向和范围。
③制订工作时间进程表。
④制订调查提纲。
(2) 定义企业过程
企业过程是逻辑上相关的一组决策和活动的集合。
定义企业过程是BSP 法的核心。企业过程演绎了企业目标的完成过程, 又独立于具体的组织机构变化, 是建立企业电子商务系统的基础, 如图5-4所示。
定义过程是BSP 法成功的关键, 输出应有以下文件: 一是过程组列表; 每一过程的简要说明; 二是关键过程列表,即识别满足目标的关键过程; 三是产品/服务过程的流程图。
通过以上文件, 规划小组成员能很好地了解整个企业的运营是如何管理和控制的。至此定义企业过程才能告一段落。
图5-4 定义企业过程步骤
(3) 定义数据类
数据类是指支持企业过程所必要的逻辑上相关的一组数据。
识别数据类型的目的在于了解企业目前的数据状况和数据要求, 为定义电子商务系统的信息结构提供依据。识别数据类型是将所有的数据分成若干大类。
定义企业数据的方法有两种, 一种是企业实体法。所有与企业有关的可以独立考虑的事物都可以定义为实体, 如客户、产品、材料、财会和人员等。与实体生命周期阶段相联系的数据类型有计划型、统计型、事务型、文档型。企业实体法可用数据/企业实体矩阵表示, 常用的企业实体数据类如表5-1所示。企业实体法的第一步是列出企业实体, 一般来说要列出7～15个实体, 接着列出一个矩阵。
表5-1 常用的企业实体数据类
另一种定义企业数据的方法是企业过程法。它利用已识别的企业过程, 分析每一个过程利用什么数据, 产生什么数据, 或者说每一个过程的输入和输出数据是什么。它可以用输入—处理—输出图来形象地表达, 如图5-5所示。
图5-5 输入—处理—输出图
企业实体法和企业过程法可分别进行, 然后互相参照, 按逻辑上的相关性进行分析和归并, 以减少数据的冗余, 最后归纳出数据类。
(4) 分析现行系统
对现行业务过程、数据处理和数据文件进行分析, 发现欠缺和冗余部分, 进而对将来的行动提出建议。
(5) 确定管理部门对电子商务系统的要求
作为企业系统规划法, 在整个规划过程中都必须考虑经营管理人员对系统的要求, 特别是其对企业与待建系统的中长期发展的看法。通过与他们交换看法, 使系统的目标、信息需求得以完善。
(6) 定义系统结构
定义系统结构, 即确定对数据资源和企业功能进行合理组织的方案, 具体包括识别出系统和各个子系统, 以及分析它们所包含的企业功能, 从而将企业目标转化成系统的目标。
定义系统结构实际是划分子系统。BSP 法是根据信息的产生和使用来划分子系统的,它尽量把信息产生的企业过程和使用的企业过程划分在一个子系统中, 从而减少子系统之间的信息交换。具体的做法是用U/C 矩阵图。
需要注意的是, 实际的开发中我们关注点比较小, 往往就是在一个已经拆分过的子系统中进行开发, 那如何划分企业的子系统, 就是BSP 法的使用。假想现在给你一个企业信息化的案例, 你从何入手, 怎样分析, 怎样划分系统, 怎样使这些子系统间的信息交换能最少。从这个方法的应用上我们也许可能会得出为什么财务计划与经营计划会放在一起作为一个子系统, 为什么库存、调度、生产能力计划, 材料需求, 工艺路线会放在生产制造子系统, 而为什么销售分析、市场分析、订货服务与发运会放在一起作为销售子系统。
(7) 定义顺序和行动计划
BSP 法的最后两步分别是确定总体结构中的优先顺序; 完成BSP 研究报告, 提出建议书和开发计划。
3.U/C 矩阵的应用
U/C 中的C 表示产生(Create), 即这类数据由相应功能产生; U 表示使用(Use),即这类功能使用相应的数据类, 如表5-2所示。
表5-2的垂直方向是企业功能, 水平方向是数据类。具体的步骤如下。
①如果某功能产生某数据, 则在某行某列矩阵元中写C。
②如果某功能使用某数据, 则在某行某列矩阵元中写U。
③调换表中的行或列, 尽量使U、C 集中到对角线上排列, 使C 尽量地朝对角线靠近, 然后再以C 元素为标准, 划分子系统, 如表5-3所示。
表5-2 U/C 矩阵
续表
表5-3 进行行列变换后的U/C 矩阵
④把U、C 比较集中的区域用粗线条框起来, 这样形成的框就是一个个子系统, 如表5-4所示。
表5-4 划分的子系统
⑤子系统划定之后, 留在小方块(子系统) 外还有若干个U 元素, 这就是今后子系统之间的数据联系, 即共享的数据资源。将这些联系用箭头表示, 如表5-5所示。
表5-5 子系统间的数据联系
4.数据分析
这样一个过程完成后, 最好要进行数据正确性的分析, 这里要用到的就是数据守恒原则, 具体说明如下。
(1) 原则上每一列只能有一个C
如果没有C, 则可能是数据收集时有错; 如果有多个C, 则有两种可能: 其一是数据汇总有错, 误将其他几处引用数据的地方认为是数据源; 其二数据栏是一大类数据的总称, 应将其细化。
(2) 每一列至少有一个U
如果没有U, 则是调查数据时或建立U/C 矩阵时有误。
(3) 不能出现空行或者空列
如果出现空行或空列, 则可能是下列两种情况: 其一, 数据项或业务过程的划分是多余的; 其二, 在调查或建立U/C 矩阵过程中可能漏掉了它们之间的数据联系。
在整个系统逻辑的划分中要注意的是, 沿对角线一个接一个地画, 既不能重叠, 又不能漏掉任何一个数据和功能。小方块的划分是任意的, 但必须将所有的C 元素都包含在小方块之内。