10.2.2　系统文档管理

10.2.2　系统文档管理

电子商务系统在其生命周期中, 从系统分析阶段到系统实施阶段乃至最后系统退出使用的过程中对整个开发过程及各个状态使用文字资料进行描述会生成许多的文档, 这些文档称为系统文档。

系统文档是在系统各个阶段不断地依次进行编写、修改、完善与积累而形成的。电子商务系统按开发阶段的不同主要生成了以下不同的文档。

1.系统规划阶段

在此开发阶段中, 技术文档主要为系统总体规划报告, 管理文档包括系统需求报告、系统开发计划和系统总体规划评审意见, 记录文档包括会议记录及调查记录。

2.系统分析阶段

在此开发阶段中, 技术文档主要为系统分析报告, 管理文档包括系统实施计划和系统设计审核报告, 记录文档包括会议记录及调查记录。

3.系统设计阶段

在此开发阶段中, 技术文档主要包括系统设计说明书、程序设计说明书、数据设计说明书和系统测试计划, 管理文档包括系统实施计划和系统设计审核报告, 记录文档包括会议记录及调查记录。

4.系统实施阶段

在此开发阶段中, 技术文档主要包括系统使用说明书、系统测试报告和系统维护手册, 管理文档包括系统试运行报告和系统维护计划, 记录文档包括会议记录及调查记录。

5.系统运行维护阶段

在此阶段中, 管理文档包括系统试运行报告、系统开发总结报告、系统评价报告和系统维护报告, 记录文档包括会议记录、调查记录、系统运行情况记录、系统日常维护记录和系统适应性维护记录。

有效的系统文档管理是有序规范地开发运行电子商务系统的重要工作。因此, 必须建立相应的文档管理规章制度, 建立文档资料室, 由专人进行管理。系统文档管理工作主要包括以下4个方面。

①建立文档编写的标准与规范。

②指导操作人员进行文档编写, 并进行监督与检验。

③收存编写好的文档并分类妥善保管。

④办理文档的日常借阅及使用工作。