第22条 员工离职：遵循程序最重要
第22条 员工离职：遵循程序最重要
示范条款
1. 乙方解除或终止劳动关系的，应提前30日向甲方（应向直接上级提出，并报甲方人力资源部门备案）提出书面申请（试用期内提前3天），该申请为乙方单方不可撤销之申请。为不影响甲方的正常工作，乙方理解并同意，具体离职时间可以按照甲方的要求提前或延后。
2. 本合同解除或终止时，乙方应履行下列义务：（1）向甲方指定的人交接工作；（2）完好归还其占有的甲方的办公用品、文件、设备等有形或无形资产；（3）向甲方完整移交载有甲方重要信息的任何载体；（4）协助甲方清理双方之间的债权、债务；（5）完成甲方规定的离职流转程序，办理有关离职手续；（6）其他：处理其他应了而未了的事务。
3. 本合同解除或终止时，甲方应履行下列义务：（1）为乙方办理终止劳动关系手续；（2）自劳动关系终止之日起15日内为乙方办理社会保险和住房公积金账户转移或者封存手续；（3）应乙方要求，及时、如实出具乙方的工作履历或绩效证明。
4. 乙方不辞而别，或者下落不明，或者未履行本合同约定之义务，致使甲方无法办理或迟延办理与乙方离职相关的手续的，或给甲方造成经济损失的，乙方在此不可撤销地承认其负有过错，乙方同意依照甲方相关规定承担赔偿责任。
5. 乙方离职后，不得以甲方的名义对外行事，否则乙方因无权代理给甲方或第三方造成的一切损失应由乙方承担。乙方同意其离职薪酬结算时间在最近的一次甲方薪酬发放日。
使用指南
一般来说，劳动者离职包括了公司辞退和劳动者辞职两个大类，因用人单位辞退在本书中的第六部分有更为详细阐述，此处我们重点分析一下劳动者辞职的问题，用人单位在劳动者辞职的情况下主要把握以下几个方面：
第一，劳动者辞职无须批准，预告期满即生效。
根据《中华人民共和国劳动合同法》第三十七条的规定：“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。”
上述规定，并未附加任何的特殊条件，也并不需要企业作出同意的意思表示或者签字确认。一旦劳动者提前30天（试用期内为3天，以下简称“预告期”）以书面方式通知了企业，预告期满后，双方劳动关系即解除。
第二，形式上必须是书面，无论是纸质还是电子。
若劳动者在向公司提出辞职时，仅以口头方式告知其主管或人事部门，并无书面的辞职，未来劳动者反悔时，公司很难举证该劳动者提出辞职的事实及时间。因此，用人单位常常要求劳动者采取书面的方式向公司提出辞职。实际上，电子邮件、短信、微信等方式都是可以作为书面的证据。例如：2019年12月公布的《最高人民法院关于修改〈关于民事诉讼证据的若干规定〉的决定》中规定：
“第十四条 电子数据包括下列信息、电子文件：（一）网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；（二）手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息；（三）用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息；（四）文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；（五）其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。”
“第十五条 当事人以视听资料作为证据的，应当提供存储该视听资料的原始载体。当事人以电子数据作为证据的，应当提供原件。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本，或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质，视为电子数据的原件。”
为了确保电子证据的有效性，用人单位应当在劳动合同中要求劳动者填写本人的手机号、微信号或QQ号，HR也要注意核实其实际使用与劳动合同中约定是否一致，避免无法证明短信、微信或邮件是其本人发出的尴尬。
第三，程序上必须严密，重视自动离职(1)。
在劳动者辞职的流程上，用人单位要关注3个关键点：
1. 劳动者辞职要通知公司，但谁又代表公司呢？若在无明确规定的情况下，各级管理人员均可以代表公司。为不影响公司正常运营，建议至少应规定向直接上级提出，并到人力资源部备案。
2. 劳动者辞职提前30天，但不意味着一定要待满30天才可以离开公司，若双方协商一致的话，劳动者也可以提前离开公司，尤其是对公司经营影响不大的岗位，或者对公司有较大怨气的劳动者，可以提前让其离开公司。
3. 劳动者不辞而别离开公司，俗称“自动离职”，HR也应按照公司规章制度予以处理，而不能放任自流。即用人单位可以在规章制度中明确：劳动者未按规定办理请假手续未出勤的，按旷工处理，单次或累计旷工达到一定天数的，视为严重违纪，用人单位有权解除劳动关系。(https://www.daowen.com)
第四，原则上，劳动者辞职申请不能单方撤销。
劳动者辞职申请能不能撤销呢？国家法律层面并无明确规定，个别地方对此有过规定。例如《江苏省劳动争议仲裁委员会关于印发〈江苏省劳动仲裁疑难问题研讨会纪要〉的通知》（苏劳仲委〔2007〕6号）中曾作出说明：“十二、劳动者按照《劳动法》第三十一条规定通知用人单位解除劳动合同后又反悔，是否有权撤回已递交的通知？劳动者依据《劳动法》第三十一条规定书面通知用人单位解除劳动合同，三十日期限未届满前，劳动者辞职行为没有产生预期法律后果，故劳动者可以撤销辞职行为，撤回解除劳动合同通知。但用人单位如在三十日内已与劳动者办理了工作交接手续或已对工作重新作出安排，及其他难以撤销的准备工作，免除劳动者工作满三十日的义务的，应视为用人单位同意劳动者辞职，双方就解除劳动合同已协商达成一致，应适用《劳动法》第二十四条规定，劳动者无权撤销辞职行为。”
因此，用人单位可以在劳动合同中约定“辞职申请为乙方单方不可撤销之申请”，从而降低用人单位在用工管理上的风险。
以案说法
◎劳动者在办理离职交接时应承担怎样的义务？
邱某于2011年10月8日入职某贸易公司，双方签订的最后一份劳动合同期限为自2015年11月1日起无固定期限的劳动合同，合同约定邱某担任营业部营业助理，月薪税后5462元。每月25日发放上月16日至本月15日的工资。自2016年2月起，邱某的工资调整为5626元。
2016年11月30日，某贸易公司、邱某签订协商解除劳动合同经济补偿金协议书，双方的劳动合同于2016年12月1日解除，某贸易公司给予邱某一次性工龄补偿金及一个月额外支付工资计46466元。12月1日，邱某办理离职手续，某贸易公司支付邱某经济补偿金。
2016年12月，某贸易公司员工通过微信要求邱某告知工作电脑的密码及电脑内文件资料未果。2017年2月，某贸易公司向邱某发出律师函，要求邱某在本月21日到公司在其使用过的电脑上解锁电脑密码，并移交电脑中的所有资料。如邱某届时不去，公司将委托上海某科技公司办理解除电脑密码的程序，如发现文件资料确被删除了，将进行恢复数据，将会产生8000元的维修损失。为避免造成不必要的经济损失，要求邱某去公司协商解决。
2017年1月11日，邱某申请仲裁，要求某贸易公司支付2016年11月16日至11月30日工资2813元。某贸易公司则要求邱某交付电脑密码及资料，如无法交付，要求邱某支付恢复电脑硬盘数据的费用8000元。仲裁裁决：一、某贸易公司支付邱某2016年11月16日至11月30日工资2813元；二、对某贸易公司的反请求事项不予支持。某贸易公司不服裁决诉至法院。
案例解析
劳动者、用人单位的合法权益均受法律保护。劳动者应当遵循诚实信用的原则办理工作交接。为保证用人单位相关工作的有序、顺利进行，不影响正常的生产经营活动，劳动者应当返还公司的财物以及相关经营资料，当然也包括存储在电脑硬盘上的相关数据及文件。保证公司财物和相关经营数据文件的完整性也是劳动者理应遵守的基本义务。
邱某虽然在离职时将电脑返还给某贸易公司，但邱某因其与某贸易公司存在工资争议而拒绝告知密码，并且删除了存储在硬盘上的数据文件，对此邱某完全可以通过合理的途径予以解决，但其以拒绝告知密码和删除文件的方式激化矛盾，显属不当。邱某认为公司没有禁止员工删除硬盘上的文件，其无须遵守的主张，对此法院认为，保证公司财物和相关经营数据文件的完整性是劳动者理应遵守的基本义务，在未得到公司许可下，员工不得擅自删除公司经营文件，故对邱某的上述主张，法院难以支持。
经查实，某贸易公司恢复硬盘数据后发现，除涉及邱某个人的相关文件外，还有涉及公司证照、员工联系资料、公司各部门订单、对账单、客户联系资料、公司进出口业务资料、公司订房、机票等总务事宜，涉及某贸易公司经营的重要资料，邱某将上述内容删除更是不当。现某贸易公司委托专业公司对电脑密码解锁，恢复硬盘数据产生了相关费用，某贸易公司要求邱某予以承担，理由正当，应予支持。至于维修费用的金额，某贸易公司已经提供了增值税发票、支付凭证以及某科技公司的情况说明，可以证实某贸易公司支付了费用9200元，邱某虽然一直对维修费的金额表示异议，但未能提供充分证据予以反驳，所以法院对邱某的异议不予采纳。
综上所述，某贸易公司应支付邱某2016年11月16日至11月30日的工资2813元，但邱某应支付某贸易公司电脑密码解锁、恢复硬盘数据费9200元。
案例出处：上海市第二中级人民法院民事判决书（2017）沪02民终10169号。
◎公司拒开离职证明要承担什么后果？
张某于2011年5月4日入职甲公司，担任法律顾问，工资标准每月16000元，双方签订了期限为2011年5月4日至2014年5月3日的劳动合同。
甲公司主张双方劳动合同关系到期解除。张某主张2014年5月5日，甲公司以劳动合同到期为由口头与其解除劳动合同，系违法解除。张某主张因甲公司未给其开具离职证明导致其无法找新工作，张某据此提交了2014年4月25日其去乙公司应聘的录用通知书，显示：“张某，您好！恭喜您已通过面试，现通知您已被公司正式录用，担任法律顾问职位，薪资福利约定试用期薪资22000元/月，转正后基本薪资22000元/月。”张某还提交了乙公司与张某签订的期限为2014年5月7日至2017年5月6日的劳动合同以及乙公司向张某发送的《解除劳动合同通知书》，显示：“您好，由于您未能按照双方约定及时向本公司提供‘与原工作单位终止劳动合同的证明（即离职证明）原件’，根据《劳动合同法》以及双方签订的《劳动合同》等相关规定，公司正式通知您与您解除劳动合同。您最后的工作日期截止到2014年5月30日，请您于该日期前办理好工作交接手续及各项离职手续。基本工资的结算标准按劳动合同签订工资结算。”张某还提交了丙公司出具的《员工录用通知书》及《不予签订劳动合同通知书》，《员工录用通知书》显示：“尊敬的张某女士，很高兴地通知您，您已被我公司录用。您的职位为：高级法律顾问，税前月度总薪酬为22000元。在此对您的加盟表示欢迎，并请您于2014年8月4日早9时来公司报到。”《不予签订劳动合同通知书》显示：“尊敬的张某女士，非常抱歉地通知您，因您未能在约定期限内提供原单位的离职证明原件，依据给您发出的《员工录用通知书》及公司有关规定，我公司将不能与您签订正式的劳动合同及为您办理入职手续。鉴于您的学识、资历给我们留下了深刻的印象，我们建议您在准备齐全我公司需要的入职文件后，可再次与我们联系，如届时仍有工作机会，我们即当优先考虑。”甲公司对上述证据的真实性均不予认可。甲公司主张因张某未办理离职交接，故未给其开具离职证明。法院向乙公司调查张某面试及录用情况，乙公司给法院回函，内容为：“我公司曾于2014年4月25日向被查询人张某发出《录用通知书》（有效期为30日），并于2014年5月7日与其签订固定期限劳动合同（期限自2014年5月7日至2017年5月6日止），任命其担任‘法律顾问’岗位，月工资为22000元……后因张某未能在期限内向本公司提供‘与原工作单位终止劳动合同的证明（即离职证明）原件’，我公司于2014年5月27日向其发出《解除劳动合同通知书》，双方劳动关系于2014年5月30日解除。”法院依法调取张某社会保险缴费记录显示：甲公司为张某缴纳2014年1月至2014年4月的社会保险，2014年6月至2015年2月期间社会保险由西城区人才交流服务中心社会保险代理处缴纳。甲公司认可到目前为止未为张某开具解除劳动合同证明，称因解除劳动合同证明时间、理由均不确定故无法开具。
2014年9月29日，张某以甲公司为被申请人申请仲裁。2014年10月11日，朝阳仲裁委员会作出不予受理通知书，对张某的请求决定不予受理。张某不服诉至法院。
案例解析
2002年实施的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二条：“当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明，没有证据或者证据不足以证明当事人的事实主张的，由负有举证责任的当事人承担不利后果。”
《中华人民共和国劳动合同法》第五十条：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”第八十九条：“用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。”本案中，甲公司认可到目前为止尚未给张某开具解除劳动合同证明，张某就未开具解除劳动合同证明给其造成的损失提交了乙公司及丙公司出具的《不予签订劳动合同通知书》及《解除劳动合同通知书》等，法院亦依法向乙公司核实相关情况，可以证明甲公司未给张某出具解除劳动合同证明确实给张某造成了一定的损失，张某的社会保险缴费记录亦显示张某从甲公司离职后一直未有新的单位给其缴纳社会保险，故法院对张某关于甲公司未给其开具解除劳动合同证明给其造成损失的主张予以采信。法院将综合考虑案件情况酌情判定甲公司支付张某未出具解除劳动合同证明造成的损失。
综上，法院判决甲公司支付张某未出具解除劳动合同证明造成的损失40000元。
案例出处：北京市第三中级人民法院民事判决书（2015）三中民终字第09820号。
(1)“自动离职”来源于《劳动部办公厅关于自动离职与旷工除名如何界定的复函》对《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》第2条第1项中对自动离职的解释，“自动离职”是指劳动者不向用人单位打招呼，随意脱离所在工作岗位和所在单位的行为。本质上也是员工辞职，也应按照用人单位辞职的程序处理，而不能不处理。