每次谈判都要提前做好准备

每次谈判都要提前做好准备

我们可以从三个层面为谈判做好准备:程序、要素和情绪。为谈判期间可能出现的以及应对过程当中即时出现的实质性问题做足准备,降低情绪不安程度。情绪层面的准备涉及仔细思考如何建立良好的默契关系,以及如何在谈判开始之前抚平自己的不安情绪。

关于进程:设定活动顺序

准备工作的基本内容在于处理谈判程序的结构。任何谈判者的绝大多数不安都来自于害怕他人要求自己做重要决定以及不知该说些什么。因此,以能让你感到舒适自在的方式准备谈判流程的做法是非常明智的。

为会议准备良好的流程需要你先独立思考三个问题再与对方讨论。这三个问题包括目标、产品和流程。

目标:本次会议的目标何在?

产品:什么最有助于达成上述目标?

流程:按照什么顺序安排活动才能达成上述目标?例如,首先,澄清各方的利益需求所在;其次,找出各种能够满足上述需求的可能方案;最后,选定某个备选方案。

关于要素:了解谈判的七大要素

哈佛大学全球谈判项目找出了构成谈判框架的七大要素。(请参阅文后的相关内容)。在准备过程当中,对七大要素的讨论将会涉及流程问题(改善双边沟通、建立良好关系、尽早澄清各方需求、在做出承诺之前找出各种方案)以及要素问题(双方的需求分别是什么?具备说服力的权威标准是什么——判例、法律或者市场价值?各方可能做出的切合实际的承诺是什么?各方经过协商达成一致的最佳替代方案是什么?)。我们发现,如果在谈判开始之前,每位谈判者都站在自己以及对方角度上认真思考这七大要素,令人不安的——有时候甚至是毁灭性的——意外出现的可能性将大幅降低。

为了清楚了解你的实质性论点对谈判对象的说服力,尝试角色转换的练习。邀请某位同事,扮演谈判对象的角色。向他(她)解释你的论点,他(她)将认真听你说并记些笔记。然后,你俩交换角色,让同事扮演你的谈判者角色,而你则扮演谈判对象的角色。你的同事将重复你之前跟他(她)说的内容,这样你就能从对方口中听到自己所说的话。想象一下,站在对方的角度感受他们可能做出何种反应。然后,与他(她)交流所看到的东西,了解对方可能如何看待你的观点。上述活动通常极具启发性,让你能够在谈判尚未开始前就有机会借助于后见之明重新加工观点。

表9–1 准备工作的七大要素

格哈德·格塞尔担任执业律师期间,作为联邦地区法院法官,他告诉自己手下的年轻律师,公司刚刚受雇为某个大型的反垄断案子的原告辩护。格哈德要求年轻律师们在阅览室待一周,研究判例,罗列可用于为原告辩护的主要论点。

一周之后,年轻的律师们走进格哈德的办公室,脸上洋溢着开心的笑容以及乐观情绪。他们告诉格哈德,这是个很棒的案例,原告的论点非常有力,他们肯定能打赢这场官司。

在听了年轻律师们对原告所拥有的强有力论点的概括之后,格哈德告知年轻律师们实际情况,他们是受被告所雇。年轻律师们难以置信地大声尖叫,纷纷表示被告所面临的情况不容乐观。格哈德让他们少安毋躁。很快,他们将说服自己相信被告拥有极好的案例,但是在此之前,格哈德希望年轻律师们能够了解原告的优势所在。

有了以上认识之后,年轻律师们投入对被告案例的研究当中。最终,被告打赢了官司:对原告优势的全面认识增强了律师们为被告辩护的论点的说服力。

关于情绪:考虑核心需求和生理因素

直面自己的情绪,并时刻准备着应对与你共事人员的情绪是准备工作的重要内容。情绪准备要求你:清楚了解各方需求以及如何满足上述需求,并且对自己能够在谈判当中抓住主要矛盾感到坦然和自信。

在为即将到来的谈判做准备的过程当中,抽出几分钟,逐项思考五大核心需求。你可以将核心需求看作棱镜,用以了解在交流过程当中哪些问题较为敏感;还可以将核心需求看作杠杆,用以改善当前处境。

将核心需求作为增进了解的棱镜。想象一下,在即将到来的谈判当中,对方可能对哪些需求较为敏感。逐个衡量五大核心需求,快速记录可能造成影响的因素。比起对方的公司,你所效力的公司名声更响的事实是否会激发他们的地位需求?对方试图主张其自主权的做法是否会让你觉得自己无足轻重?

将核心需求作为改善处境的杠杆。思考一下,你如何才能借助于核心需求激发正面情绪。你是否可以将认可对方的特殊身份作为开场白,指出对方在某些实质性领域的权威地位?你是否可以建议所有人采用某种谈判流程,确保双方都能够自由表达心声,而不被恶意打断?

在谈判开始之前,回忆一下双方在以前谈判当中的核心需求,回忆的细节越多,为即将到来的谈判做好情绪层面准备的可能性就越大。这样一来,你就能掌控谈判中双方会迸发的各种情绪。

然而,对于我们当中的绝大多数人而言,回忆过去谈判中自己的情绪并非易事,并且回忆总是很不可靠。试着回想一下你上周三晚餐享用了哪些食物,你会发现回忆过去的事情有多么艰难,而且记忆总是那么容易出错。

为了降低记忆出错的概率,请在交流过程当中粗略记一些笔记,注明某人何时的行为举动或者语言传递了对谈判对象的核心需求的欣赏或者贬低。在讨论结束之后,了解同事成员们的观点。在他们看来,谁的核心需求得到了满足?而谁的核心需求惨遭践踏?原因何在?在你对谈判感到记忆犹新的时候,将你所观察到的细节以及在未来谈判中可能加以改进的地方记录下来。你可以建立长期记录,用以梳理谈判者的核心行为模式。

在下一次谈判开始之前,拿出你的笔记,回忆你和其他人的感受以及你从中学到的经验教训。想一想,再将这些经验教训学以致用,改善即将开始的交流互动。

将成功可视化。在从陡坡滑下来之前,职业滑雪者通常会想象自己从山顶往下划出一道漂亮的弧线,技术娴熟地避开树木、岩石以及其他滑雪者。对你而言,这种做法同样适用。假如你正在谈判,把自己想象成安逸自在的谈判者,使用积极的语气,领悟对方的暗示,建立默契的关系,朝着双赢的合作关系发展。

想象自己正在与谈判对象打照面,即将开始的谈判就此拉开序幕。如果对方将你视同敌人,刻意保持你们之间的距离,你将做何反应?你是否做好了重新构建归属感,齐心协力解决重大问题的准备?你希望如何介绍自己?如何照顾对方对地位的情感需求?你可以尝试几种不同的台词,以找出让你感觉舒适的基调。

“简!很高兴再次见到你!你最近过得怎么样?”

“是琼斯博士吗?我是史密斯教授,叫我梅丽莎就可以了,我是否可以叫你汤姆?”

“很高兴见到你,久仰大名。我希望先了解一下,你对如何解决这个问题有什么想法?”

你可能还得做些准备工作,以从对方的有益情绪中获益。准备并排练如何请求对方提出建议的台词,表达你对他们为谈判所做贡献的欣赏,并认可他们所扮演的其他角色。无论采用何种方式,确保自己的提问以及话语体现实际需求,且不会给谈判对象造成困扰。

时刻注意自己的生理状况。如果你的不安、恐惧或者无助使你无法做到心明眼亮,核心需求将无法发挥效用。因此,在谈判开始之前的几分钟,务必舒缓会议之前的激动心情以及其他强烈情绪。

借助于放松技巧,让自己不再紧张。做几分钟深呼吸,彻底放松身心,将注意力集中起来。另一个有助于放松紧张情绪的练习,是渐进式肌肉放松法。这个练习将持续大约15分钟。首先,选一个让你感到舒服的位置,比如谈判之前先在自己的车里待会儿。深呼吸。将注意力集中在双脚上。蜷曲脚尖,感受肌肉紧绷的状态。坚持一秒钟,然后放松肌肉。顺着身体往上做,握紧自己的拳头,紧绷每一块肌肉。然后做放松练习,直至肌肉不再感到紧张。集中注意力,收紧并放松从小腿肚到肩膀之间的每一块肌肉。

在完成上述练习之后,将头部缓慢向右转动直到右耳越过肩膀并保持一两秒钟,反向转动头部直到左耳越过肩膀并保持一两秒钟。抬起头,摆正肩膀,你将不再紧张,整装待发。

准备情绪急救包。强烈情绪可能使得你们无法清晰地思考。时刻注意自己的生理觉醒,不断提醒自己某些暗示着情绪温度攀升的症状正在显现。回忆一两种你打算用于安抚自己情绪的行为,如果你越来越感到不安,你是否打算从一数到十或者建议双方稍作休息?

时刻注意自己的心情。清楚了解自己的心情——总体感觉处在积极状态或者消极状态,这至关重要。你将把何种情绪带入会议室?即便做足了积极情感准备,糟糕的心情可能提升生理觉醒水平,进而增加行为失控的风险。

糟糕心情的导火索通常难以辨别。他人的影响、周一早晨(尚需工作整整一个礼拜)或者影响神经系统的某些化学物质,“决定”让今天的你不爽——这一切均有可能导致你的心情不畅。

无论具体缘由何在,对自己心情的准确把握能够有助于降低心情对谈判表现所造成的负面影响。如果确实心情不太好,你可以将具体情况告知谈判对象,避免他们错误地认为你的不悦是由他们的行为或者话语导致的。你可以这样告诉对方:“周一早上的这些晨会把我的心情弄得很糟糕。如果我的表现过于烦躁不安,还请多加原谅!”你至少可以时刻注意自己的行为,确保自己的言行举止游离于谈判。

如果你意识到自己的负面情绪,尽力改变它。你完全可以冲破牢笼释放压力,而不必为之所困。美美睡上一觉或者好好吃上一顿都不失为行之有效的简单办法。在开始谈判之前,你可以花几分钟回忆某些让人感到快乐的画面,到户外走走,或者与某位能够改善你情绪的朋友交谈。在谈判过程当中,你可以为自己打造平静且自信的状态——在椅子里面坐直上半身,以自信的口吻交谈并与谈判对象共同管理谈判流程。一段时间之后,你可能感觉更为自信。