工作分析的概念和作用
一个企业要有效地进行人力资源管理，一个重要的前提就是要了解各种工作的特点以及能胜任某种工作的人的特点，这就是工作分析的主要内容。工作分析不仅是人力资源管理中的一个重要环节，也是一项保证组织与工作系统效率和员工工作满意的基础性工作。通过工作分析，我们能确定组织中某一项工作的内容、性质、责权范围是什么，哪些类型的人适合担任这一工作，以及完成这一工作的标准是什么。
一、工作分析的概念
工作分析，又称职务分析、岗位分析，是利用科学的方法和技术，系统、全面地搜集、分析有关工作方面的信息，以便对工作内容和任职资格等做出明确的规定，从而为组织工作设计、人力资源管理和其他管理职能提供基础性服务。工作分析的最终成果是以标准化形式编制成文的工作说明书，它包含两个方面的内容，即工作描述和工作规范。工作描述是关于工作特征和内容的说明，而工作规范则指出什么样的人可以胜任这一工作。
工作分析的关键是对有关工作信息的搜集活动，如果搜集的信息不准确或不完善，则会对工作分析的结果造成较大的偏差。从管理的角度来看，工作分析所需要的信息可以归纳为“6W”和“1H”。6W，即做什么（What）、为什么做（Why）、谁来做（Who）、何时做（When）、在哪里做（Where）、为谁做（for Whom），1H，即如何做（How）（表2-1）。
表2-1 工作分析相关信息
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二、工作分析的信息来源
工作分析的信息来源渠道非常多，可以归纳为以下几个方面：
1.目标岗位的任职者、直接上级和同事
他们对所研究的岗位最为了解，收集信息的速度也很快，是工作分析信息的重要来源。
2.目标岗位的客户
员工和客户之间的关系变得日益紧密和重要，客户对工作业绩的衡量标准具有至关重要的影响，所以自然就成为工作分析的重要信息来源。有许多企业采取“秘密客户”的方式来搜集服务行为和质量的信息。
3.专家
专家由于具备工作分析的专门知识，而且不是利益的直接相关者，因此有时对工作有更为客观、准确的判断。比如，拥有心理学背景的专家对工作的心理压力就能做出准确的评估。
4.公司文件
企业现有的规章制度、工作描述、工作合同以及其他书面材料也是工作分析的重要信息来源。比如企业组织图、岗位配置图、工作流程图以及原有的工作说明书等，对工作分析而言都是十分重要的资料。
5.其他职位分类资料
通用的职位描述、职业术语，以及其他企业、政府与行业的公开资料。比如美国劳工组织发布的《职位分类大典》是最为著名的通用工作数据来源。
三、工作分析的内容
工作分析的内容取决于工作分析的目的和用途，不同的组织由于特点和存在的问题不同，因此在进行工作分析时的侧重点也会不一样。比如，有的企业进行工作分析是为了制定合理的薪酬标准、提高员工的满意度，他们在工作分析时就会注重涉及工作评价的要素内容，比如技能要求、任职资格、对组织的贡献等；有的企业是为了明确用人标准，提高企业招聘工作的有效性，他们在工作分析时应侧重任职资格内容；有的企业要进行组织结构和工作流程的变革或调整，以提高工作效率、明确岗位职责，那么在工作分析时就应以工作任务、职责、权限和关系等内容为主体。虽然不同企业的工作分析内容都不尽相同，但是从一般意义上讲，工作分析包括以下几个方面的内容：
1.工作名称分析
工作名称分析要求用简洁准确的文字对本工作岗位的功能和特征进行概括，包括职位名称、职务等级、职位所处的工作部门、工作代码、工资范围等内容。
2.工作描述分析
工作描述分析的目的是为了更全面地认识工作，它主要包括以下几个方面的内容：
（1）工作任务分析。工作任务分析是对所研究岗位的任务性质、内容、形式、执行任务的步骤和方法、使用的设备和器具等内容的分析。
（2）工作职责和权限分析。工作职责不仅包括对本岗位工作任务范围的分析，还包括对岗位责任大小、重要程度的分析。工作权限则包括决策的权限、对其他人实施监督的权限以及经费预算的权限。
（3）工作关系和绩效标准。工作关系分析是对工作的制约与被制约关系、协作关系、升迁与调换关系等进行的分析。绩效标准是指员工完成每一项任务时所达到的标准是什么样的。
3.工作环境分析
工作环境分析的目的是确认工作的条件和环境，包括工作物理环境分析、工作安全环境分析和工作社会环境分析。
4.任职资格分析
任职资格分析的目的是确认工作执行人员最低的任职资格条件，包括对工作承担者的学历、培训经历、从业经验、知识技能、个性特征、体格体力等必备条件的分析。
四、工作分析的作用
为什么要进行工作分析?因为它能够给企业带来更高的效率，能为企业战略提供有益的指导。实际上，工作分析是整个人力资源开发与管理的奠基工程，来自工作分析的信息对人力资源管理的每一个方面都有影响，工作说明书是科学人力资源管理体系的平台（图2-1）。
1.组织结构与工作设计
在市场开拓与组织发展的过程中，一些工作职责变得更加重要，而另一些的重要性则慢慢减退，这些变化必须迅速反映在企业的组织、任务和工作内容中。也就是说，企业往往需要打破和超越以往组织工作的传统习惯和工作内容，对相关的工作内容、工作标准与工作过程不断地进行重新分配和改革。在这其中，工作分析可以帮助明确工作职责定位和角色分工，优化组织结构和职位设置，从而确定最佳的改革方案。通过工作分析，企业可以淘汰不合理的工作，删除不必要的工序，合并相同性质的工作，降低资源消耗，建立更合理的工作流程，提高组织的工作效率。
2.人力资源规划
人力资源规划对于企业的持续稳定发展是很重要的，而工作分析可以为企业制定人力资源规划提供基本的信息，如组织内有多少种工作岗位，这些岗位需要多少人员，需要什么样的人才，目前的人员配备能否达到岗位的要求，短、中、长期组织内的岗位将发生什么变化，人员结构将做什么调整，哪些岗位需要储备人才，储备人才需要具备哪些能力素质等。如果不进行工作分析，就无法对企业人力资源现状进行充分的认知，那么也不可能制定出适合企业发展的人力资源规划。
3.人员招聘与甄选
工作分析提供的职位任职资格要求（工作规范），可以为招聘过程中用人标准的确定、招聘信息的发布、应聘简历的筛选、面试工具的选择和设计提供重要的基础信息，可以说，有了工作分析打下的基础，人员招聘和甄选也就成功了一半。通过科学的工作分析，不仅可以大幅度提高人员甄选技术的效度和信度，降低组织的用人风险，还将提高员工的整体素质和工作适应性。反过来，没有工作分析作为基础的人员招聘和甄选则是盲目的、缺乏标准的，将使企业的招聘效果大打折扣。
4.人员培训与发展
工作分析是人员培训、开发的基础。一份高质量的工作描述与任职资格能够列出工作所需的技能、知识和素质，以及与提高绩效相关的关键工作行为，这些内容为有针对性地设计培训、开发计划提供了重要依据。一方面，由于知识、技能、能力的不足导致的实际绩效水平与预期绩效水平中的差距，尤其是那些在关键工作绩效范围中的差距，为培训需求的确定提供了最基础的信息。另一方面，工作分析还可以摸清楚职位之间在工作内容以及任职资格上的逻辑关系与内在差异，形成以职位为基础的职业生涯通道，以及职业生涯发展的路径、规范与标准，提高员工升迁变动的合理性，为员工的轮岗计划和岗位调动提供依据。
5.绩效考评
工作描述在绩效考评中最直接的应用是绩效标准的确认。通过工作描述，可以知道任职者是否完成了规定的工作内容，是否达到了标准。在具体的绩效考评中，经理人员可以根据工作分析中关于工作职责、工作内容和任职要求的规定，针对不同的职位设计科学的考核指标，从而使绩效评价有据可依，大大减少了绩效评价的主观性和随意性，提高了员工的满意度。同时，在绩效反馈和绩效改进计划的制订方面，工作分析也有很多应用。比如，明确的工作标准为任职者设立了一个标杆，使其能够找出绩效差距，明确努力的方向，从而有目标地改进自己的工作，提高工作绩效。
6.工作评价与薪酬管理
为了估计每一种工作的价值以及对它们支付什么样的报酬比较合适，必须对每一种工作所包括的内容、责任、条件以及所需要的技能水平等重要因素有一个清楚的了解。因为薪酬体系的制定需要对工作进行分类，比较职位间的相对价值，并与劳动力市场进行对比，从而保证薪酬水平的内部公平和外部公平。而工作分析恰恰可以提供关于每一种工作相对价值的信息，判断出一个工作对于企业的重要程度，并通过职位评价的量化形式来帮助组织确定每个职位的报酬水平。因此，工作分析是工作评价的基础，也是建立薪酬体系的基础。
五、工作分析的基本术语
工作分析是一项专业性较强的人力资源管理工作，它涉及许多专业术语，我们必须对其有明确的了解，才能避免在具体的工作分析实践中造成混淆或混乱。
1.工作要素
工作中不能再继续分解的最小动作单位。比如递交文件、签字、打电话、发传真等。工作要素是形成职责的信息来源和分析基础，并不直接体现于工作说明书之中。
2.工作任务
为达到某一特定目的而从事的一系列相关的员工行为要素的集合。比如，及时准确地向顾客收取现金、及时登记收银金额、帮客户查价、每天盘点收款等都是超市收银员的工作任务。工作任务是工作分析的基本单位，它常常是对工作职责的进一步分解。
3.工作职位
在一定时间和空间内，组织要求员工完成的一系列任务和职责的集合。职位的数量称为编制，它与个体一一匹配，又称为岗位。在企业中，一个员工就有一个职位。
4.工作职责
来自于组织的授权，是职位任职人员所必须承担的一项或多项任务组成的活动。比如人力资源部经理的职责包括提交公司人力资源规划方案，招聘、甄选员工并签订劳动合同，处理职工调配、考核、晋升、奖惩和教育培训工作，处理劳动工资、职工福利、职称审定的工作等。
5.工作职务
一组工作任务相同或相近的工作职位的集合。比如，电工是一种职务，装配工也是一种职务。在组织内，一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。如企业中的总经理这一职务只能有一个职位，而副总经理则可以有几位。
6.职组
工作性质相近的若干职系组合而成，也叫职群。比如高等教育职组中包括教师、科研人员、实验人员等职系。
7.职系
一些工作性质相同，责任轻重和困难程度不同，职级、职等不同的职位系列。简而言之，一个职系就是一种专门的职业（如工程技术职系、会计职系等）。
8.职级
将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划分为同一职级，实行同样的管理和报酬。其中，每个职级的职位数并不相同，少到一个，多到几千个。
9.职等
工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级可以归纳为同一职等。同一职等的所有职位，不管它们属于哪个职系的哪个职级，其薪金报酬应相同。
职组、职系、职级、职等是职位分类时所涉及的重要概念。职位分类起源于美国，后在发达国家中广泛采用。职位分类是根据各种职务的工作内容、性质、责任轻重、难易程度和所需资格条件等将不同的工作归纳到相应类别的过程。一般的做法是将所有的工作岗位即职位，首先按其业务性质分为若干职组、职系（从横向讲），然后按责任大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等（从纵向讲），在此基础上对每一职位给予准确的定义和描述，制成职位说明书，作为对聘用人员管理的依据。
表2-2体现了职位分类中一些术语的联系与区别。
表2-2 职组、职系、职级、职等之间的关系与区别职等
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