如何理解基金管理人的外包相关事项
在私募基金运作实务中，私募基金管理人确实存在外包的现实需求，部分私募基金管理人将其相关事项外包给其他基金服务机构，由基金服务机构为基金管理人提供基金相关的服务。因此，在私募基金管理人登记时，基金业协会对基金管理人的外包情况提出了明确的要求。
基金管理人的受托律师应根据基金业协会的要求，核查基金管理人是否与其他机构签署基金外包服务协议，说明基金管理人的外包服务协议情况以及外包事项是否存在潜在风险，根据基金管理人的外包实际情况发表明确的法律意见。
1.基金管理人外包的实务定义
外包，是一个广义的概念，通俗的理解是泛指将自身的相关服务事项外包给第三方机构，由第三方机构收取一定的费用并为其提供服务的一种商业形态。在私募基金领域的外包，一般将外包事项区分为基金托管与外包服务两个概念。
基金托管，是指私募基金的募集资金，由私募基金管理人外包给依法设立的具有托管资质的商业银行或者其他具备托管资格的金融机构（以下简称基金托管机构）并由基金托管机构提供托管服务的行为。商业银行担任基金托管机构的，由国务院证券监督管理机构会同国务院银行业监督管理机构核准；其他金融机构担任基金托管机构的，由国务院证券监督管理机构核准。
外包服务，是指基金管理人将基金销售、销售支付、份额登记、估值核算、信息技术系统等基金业务外包给其他服务机构提供基金外包服务的行为。其中，基金销售机构是指在中国证监会注册取得基金销售业务资格且成为基金业协会会员的机构。
因此，在基金管理人外包实务中，基金业协会所指的外包服务协议主要包括指基金管理人与上述基金托管机构、基金外包服务机构签署的有关外包事项的合同文本。
目前，针对私募股权基金的资金托管和其他服务外包，基金业协会并未进行强制要求，主要由私募基金管理人自行决定。实务中，私募基金的资金由金融机构托管的，在募集资金、资金安全、基金信用等方面具有一定的优势，因此部分基金积极选择基金托管方式进行外包。
2.基金托管机构的遴选与管理
私募基金管理人的基金托管机构选择一般由投资部门负责，并按如下步骤进行：
（1）基金托管机构的遴选
遴选工作应主要核查以下内容：
①属地经营：原则上应当满足基金的托管机构、托管账户与基金注册地需保持一致。
②资质管理：托管机构需具备相应托管资质，托管机构的净资产和风险控制指标应当符合相关法律法规规定。
③费率合理：托管机构的费率一般情况下不高于同期市场平均水平。
④协议合规：管理人和托管机构必须签订标准的托管协议。
⑤内控规范：托管机构具有完善的内控机制与操作规范，有完善的内部稽核监控制度和风险控制制度。
⑥时效性要求：托管机构需要满足基金管理人划款的时效性的要求。
⑦系统支持：托管机构须有相应的IT系统满足基金管理人的业务需求。托管机构有安全高效的清算、交割系统。
⑧团队配备：托管机构设有专门基金托管部门，并配备专业的托管团队，取得基金从业资格的专职人员达到法定人数。
⑨资金安全：托管机构有安全保管基金财产的条件。
⑩场地安全：托管机构有符合要求的营业场所、安全防范设施和与基金托管业务有关的其他设施。
（2）基金托管机构的评定
托管机构的评定流程如下：
①筛选：必须在具有托管资质的商业银行或其他金融机构中进行选择，前期需对托管机构进行全面了解和沟通，综合比较确定托管机构。
②反馈：向拟合作的托管机构提供托管机构评估问题清单，由托管机构按要求列明资质和相关条件，在一定期限内反馈给基金管理人。
③评估：根据托管机构提供的问题清单反馈中提及的费率等关键因素以及前期沟通了解掌握的信息进行综合评估。
④选定：根据综合评估情况，最终选定托管机构。
（3）基金托管协议的起草
托管机构选定后，相关部门（一般为投资部门与风险控制部门）应负责托管协议的起草、审定工作，协议中应约定托管机构的如下义务：
①托管机构应当按照基金合同约定，向投资者提供基金信息。托管机构的固有财产应当独立于基金财产，托管机构因基金财产的管理、运用或者其他情形而取得的财产和收益，归入基金财产；
②公平地对待其管理的不同基金财产；
③安全保管基金财产；
④按照规定开设基金财产的资金账户和证券账户（若需）；
⑤对所托管的不同基金财产分别设置账户，确保基金财产的完整与独立；
⑥保存基金托管业务活动的记录、账册、报表和其他相关资料；
⑦按照基金合同的约定，根据基金管理人的投资指令，及时办理清算、交割事宜；
⑧办理与基金托管业务活动有关的信息披露事项；
⑨对基金财务会计报告、中期和年度基金报告出具意见；
⑩复核、审查基金管理人计算的基金资产净值和基金份额申购、赎回价格（若有）；
⑪按照规定监督基金管理人的投资运作；
⑫国务院证券监督管理机构规定的其他职责；
⑬基金托管机构不得从事内幕交易、操纵交易价格及其他不正当的交易活动。
（4）基金托管后续事项
托管协议正式签署后，基金管理人的投资部门应负责后续对接工作，包括但不限于根据托管机构提供的资料清单，进行托管账户的开立或委托托管机构进行托管账户的开立；负责开户资料及印鉴卡片等重要凭证的保管；督促托管机构按照托管协议要求履行托管职责。
3.外包服务机构的遴选与管理
基金管理人开展业务外包应根据审慎经营原则制定业务外包实施规划，外包活动范围应与公司经营水平相适宜。外包服务机构的选择一般按如下步骤进行。
（1）外包服务机构的遴选
实务中，外包服务机构主要由投资部门负责外包遴选工作，遴选工作应主要核查以下内容：
①品牌影响力：外包机构应品牌信誉良好，且无不良记录。
②外包资质：外包机构应为按照《基金业务外包服务指引（试行）》的要求到基金业协会备案，并加入基金业协会成为会员的机构。
③运营团队：外包机构应拥有稳定、专业的运营团队。外包机构及其从业人员，应遵守法律及合同或协议的规定，诚实信用、勤勉尽责、恪尽职守，防止利益冲突，不得从事侵占基金资产和客户资产、利用基金未公开信息进行交易等违法违规活动。外包机构在开展外包业务的同时，提供托管服务的，应设立专门的团队，外包业务与基金托管业务团队之间应建立必要的业务隔离，有效防范潜在的利益冲突。
④IT系统：外包机构应拥有稳定、专业的系统开发和运维团队，系统配置完善，并且有持续优化的意愿，做好风险隔离，并定期向管理人提供数据。
⑤风控机制：外包机构应风控机制完备，并与托管业务进行办公场所与团队隔离。外包机构应具备开展外包业务的能力和风险控制能力，审慎评估外包服务的潜在风险与利益冲突，建立严格的防火墙制度与业务隔离制度，有效执行信息隔离等内部控制制度，切实防范利益输送。
⑥资源投入：费率合理，并有意愿加大资源投入力度开展长期业务合作。
（2）外包服务机构的评定
基金管理人对外包的评定流程如下：
①尽职调查：基金管理人在委托外包机构开展外包活动前，应根据备选外包机构的范围，对其人员配备、防火墙制度、业务隔离措施、利益输送防范措施、软硬件设施、专业能力、诚信状况、过往业绩、按时定期向基金业协会报送外包业务情况表和外包运营情况报告等情况进行全面、现场调查。
②业务谈判：管理人投资部门与运营外包机构成员洽谈详细业务操作流程、费率及协议等重要因素，并达成一致意向。
③选定：根据实际考察结果进行综合评估，确定运营外包机构，并经风险控制部门审定后签订书面外包服务合同及协议，明确双方权利义务及违约责任。
（3）外包服务协议的内容
实务中，外包服务协议至少应包括以下内容：
①外包服务所涉及的基金资产和客户资产应独立于外包机构的自有财产。外包机构破产或者清算时，外包服务所涉及的基金资产和客户资产不属于其破产财产或清算财产。
②外包机构应对提供外包业务所涉及的基金资产和客户资产实行严格的分账管理，保证提供外包业务的不同基金资产和客户资产之间、外包业务所涉基金资产和客户资产与外包机构其他业务之间的账户设置相互独立，确保基金资产和客户资产的安全、独立，任何单位或者个人不得以任何形式挪用基金资产和客户资产。
③外包机构在开展外包业务的同时提供托管服务的，应设立专门的团队与业务系统，外包业务与基金托管业务团队之间建立必要的业务隔离，有效防范潜在的利益冲突。
④办理私募基金销售、销售支付业务的机构开立销售结算资金归集账户的，应由监督机构负责实施有效监督，在监督协议中明确保障投资者资金安全的连带责任条款。
⑤开展基金销售业务的各参与方应签署书面协议明确各方权责。协议内容应包括对基金持有人的持续服务责任、反洗钱义务履职及责任划分、基金销售信息交换及资金交收权利义务等。
（4）外包服务后续事项
外包服务合同签订后，基金管理人投资部门负责根据项目运营实际情况，确认基金涉及的相关外包业务流程。在开展业务外包的各阶段，基金管理人应关注外包机构是否存在与外包服务相冲突的业务，以及外包机构是否采取有效隔离措施，每年至少应开展一次全面的外包业务风险评估。
4.基金管理人外包情况的核查
当基金管理人履行完毕上述基金托管机构、基金服务机构的遴选和评定程序，基金管理人分别与基金托管机构、基金服务机构签署相应的外包协议后，在基金管理人申请登记时，应向受托律师出具外包情况说明以及外包协议，以便进行相关事项的核查。
外包情况说明，一般主要包括外包背景、目的、基本情况、是否存在潜在风险等事项。外包机构应具备相应资质的，基金管理人应提供相关的外包机构资质证明文件。
基金管理人外包情况的核查，主要包括以下几个维度：
（1）是否与其他机构签订了基金外包服务协议，该项内容的核查主要依赖于基金管理人的如实说明或声明。
（2）外包服务协议的具体情况，主要核查外包服务协议的具体内容是否完备、相关约定能否满足基金管理人的现实需求。
（3）外包服务协议是否存在潜在风险，主要核查外包服务机构是否取得了相应的资格、资质或许可。例如，基金托管资格、基金销售资格等；外包协议是否存在可能导致合同无效、可撤销的情形及相关条款约定；外包服务协议的相关条款是否对基金管理人做出不合理或显失公平的限制；外包服务协议是否存在损害私募基金管理人、私募基金、私募基金投资人利益的条款约定；外包协议中存在的其他潜在风险条款。
受托律师在核查后，若外包服务协议存在潜在风险的，基金管理人应与外包服务机构进行沟通并进行整改。符合基金业协会的相关要求的，受托律师应发表肯定性的法律意见。
在基金管理人申报登记时，应将相关的外包服务协议随申报资料一并上报基金业协会。