二、信息资源管理

1.信息资源管理的发展

20 世纪80 年代初,美国就产生了信息资源管理 (Information Resources Management,简称IRM)的新概念。美国信息资源管理专家霍顿 (Horton)和马钱德(Marchand)是IRM 理论的奠基人,是最有权威的研究者和实践者。威廉·德雷尔(William Durell)在1985年出版了《数据管理》一书,论述了信息资源管理的基础标准。到了90年代初,信息资源管理理论在理论研究和实践方面都已经走向成熟,在美国众多的企业决策层里专门设立了负责信息资源管理的岗位——信息主管 (Chief Information Officer,简称CIO)。我国对CIO 的研讨正如火如荼,设立信息管理部门及专门的数据管理人员已经提到议事日程之上,但需要企业行政上对其地位和职能的肯定,更需要对从事这一工作的从业人员进行IRM 理论的系统培训,才能更好地组织和实施好企业的信息资源管理工作,为企业的信息化工作服务。

信息资源管理基本思想有:

(1)信息资源与人力、物力、财力和自然资源一样,同为企业的重要资源。要像管理其他资源那样管理信息资源,IRM 是企业管理的必要环节,应纳入企业管理的预算。

(2)IRM 包括数据资源管理和信息处理管理。数据资源管理强调对数据的控制,后者关心管理人员在一条件下如何获取和处理信息,且强调企业信息资源的重要性。

(3)IRM 是企业管理的新职能,产生这种新职能的动因是信息与文件资料的激增、各级管理人员获取有序信息和快速简便处理信息的迫切要求。

(4)IRM 的目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益。以期达到“高效 (Efficient)、实效 (Effective)和经济 (Economical)”的最佳效果,也称3E原则,三者关系密切,互相制约。

(5)IRM 的发展是具有阶段性的。共四个阶段:即物理控制、自动化技术管理、信息资源管理和知识管理。可以用推动力量、战略目标、基本技术、管理方法和组织状态等因素进行比较。目前,我国的大部分企业尚处于前三个阶段,属于初中级水平阶段。

2.信息资源管理的定义

信息资源管理是为确保信息资源的有效利用,以现代信息技术为手段,对信息资源实施计划、预算、组织、分配、协调和控制的一种人类管理活动,是由多种人类信息活动所整合而成的特殊形式的管理活动。

美国学者霍顿指出“IRM 融合了诸如管理信息系统、记录管理、自动数据处理、电子通信网络等不同的信息技术和学科”。可见,IRM 是一个覆盖面相当广的集成概念,随着信息资源在社会各个领域的逐步渗透,其管理活动越来越频繁,技术水平也越来越高,信息资源商品化、社会化、国际化的进程也越来越快。为了对信息资源进行科学有效的管理,使之充分地为生产和生活服务,必须开发IRM 的标准化工作。

IRM 标准化涉及到生产、生活的诸多领域和方面,不仅是信息技术监督工作的科学技术基础,也是经济和社会发展的技术基础,对促进信息产业技术进步,加强信息产业现代化管理,提高企业素质、信息产品质量及劳动生产率,充分开发和利用信息资源,都有十分重要的作用。