管理信息系统战略规划
管理信息系统的战略规划是关于管理信息系统的长远发展计划,是企业战略规划的重要部分。
1.管理信息系统规划的作用和内容
管理信息系统的战略规划是关于管理信息系统的长远发展的计划。信息资源是现代企业的重要资源,信息资源不但与其他资源共同投入企业管理过程,而且比其他资源起着更为重要的作用,它能够制约与影响企业生产的经营成败,关系到企业的生死存亡。所以管理信息系统规划也是企业战略规划的一个重要部分,同时管理信息系统的建设是一项耗资巨大、历时很长、技术复杂工程,若不经过系统的规划便草率上马,很可能导致失败和资源的浪费。管理信息系统规划的主要作用如下。
(1)通过管理信息系统规划可以合理分配和利用组织信息资源,节省信息系统的投资。
(2)制定信息系统规划的过程中,可以找出企业存在的问题,进一步识别出企业为实现其战略目标需要改进的问题和必须完成的任务。
(3)通过管理信息系统的规划,更能保证企业信息的一致性,提高企业决策的及时性和正确性。
(4)企业管理信息系统的规划可以明确信息系统开发人员的工作方向和工作进度。企业管理信息系统的战略规划应服从企业的总目标、各职能部门的分目标,还应考虑到企业信息部门的活动与发展。管理信息系统的规划应和企业战略规划保持一致,符合企业战略规划的原则,管理信息系统规划的主要内容如下。
1)信息系统的目标、约束与结构。信息系统的目标应符合企业的目标,从企业的总目标到各职能部门的目标。最后落实到信息系统的目标。信息系统目标应由组织最高领导和信息系统规划委员会确定;信息系统的约束包括信息系统实现的环境,它包括组织内部环境和组织外部环境两方面。信息系统规划应明确信息系统的类型和信息系统的基本结构,如包含的一些什么子系统等。
2)企业现行信息系统运行现状和现有资源。包括企业现行的信息系统运行和控制情况、计算机软硬件情况、信息部门人员情况及开发费用的投入情况等。
3)企业管理现状。企业管理是否完善,存在哪些不足和需要改进的阻碍企业目标实现的因素,是否需要进行业务流程的重组等。
4)对影响规划的信息技术发展的预测。信息技术、计算机软硬件技术的发展是制约管理信息系统实现的重要因素,进行信息系统规划时应根据以上技术的发展趋势选择新的相关的技术、设备,使开发的管理信息系统具有更强的生命力。
2.管理信息系统规划的步骤
管理信息系统的规划应在一个规划领导小组的领导下有计划地进行,规划领导小组最好直接在企业最高层的领导下,由各方面的人员参加:信息系统规划负责人、有关部门的主要负责人、系统分析员等。制定管理信息系统战略规划的具体步骤如下:
(1)确定规划的性质。检查企业的战略规划,确定管理信息系统战略规划的时间和规划方法。
(2)收集相关信息。收集来自企业内部和企业环境中与战略规划有关的信息。
(3)进行战略分析。对管理信息系统的战略目标、开发方法、功能结构、计划活动、信息部门情况、财务状况、所担风险程度和政策等方面进行分析。
(4)定义约束条件。根据财力资源、人力资源、信息设备资源等方面的限制,定义管理信息系统的约束条件和限制。
(5)明确战略目标。根据分析结果与约束条件,确定在规划结束时管理信息系统应具有的能力(包括服务的范围、质量等多方面)。
(6)提出未来的战略图。选择将要开发的管理信息系统方案,勾画出框图,划分子系统等。
(7)选择开发方案。对管理信息系统战略图进行分析,根据资源的限制,确定每个项目的优先权,制定总体开发顺序。
(8)提出实施进度。估计项目成本、人员要求等,并根据每个项目的优先权,制定整个时期的任务、进度表。
(9)通过战略规划。将战略规划书写成文,书写过程要注意不断征求用户和系统工作者的意见,最后提请企业领导批准,并将它合并到企业战略规划中。
3.管理信息系统规划常用方法
进行管理信息系统规划常用的方法有:企业系统规划法 (Business System Planning,BSP)、关键成功因素法(Critical Success Factors,CSF)和战略目标集转化法 (Strategy Set Transformation,SST)。这几种管理信息系统规划方法中以BSP较为常用,现简要介绍BSP法原理和基本步骤。(1)BSP基本思想。BSP 是一种结构化方法,通过一整套把企业目标转化为管理信息系统战略的过程,帮助企业做出管理信息系统战略规划。BSP采用自上而下地识别系统目标、识别企业过程、识别数据,划分子系统,然后自下而上地设计系统。BSP 基本方法步骤如图5-1所示。
BSP法能够帮助规划人员根据企业目标制定出管理信息系统战略规划。通过规划可以确定未来信息系统的总体结构、明确系统的子系统组成。同时,BSP 法能组织数据进行统一规划、管理和控制,明确各自系统之间的数据交换关系,保证信息的一致性。
图5-1 BSP工作原理图
(2)BSP法详细步骤。BSP 法可以看成一个将组织的战略转化为信息系统战略的过程。企业目标到系统目标是通过组织/系统、组织/过程以及系统/过程分析得到的,这样可以定义出新的系统以支持企业过程,也就把企业的目标转化为系统的目标,识别企业过程是BSP法的重要任务。BSP法详细步骤如图5-2所示。
图5-2 BSP法详细步骤
项目立项:所研究项目得到组织最高领导的支持,并且立项。
准备工作:人员组织、经费准备、研究计划的制定等工作。
定义企业过程:是BSP法的核心,企业过程为逻辑上相关的一组决策和活动的集合,这些决策和活动是企业资源所需要的。定义企业过程一方面依靠组织现有的有关资料,另一方面依赖于分析者与组织管理人员进行交流和讨论。
整个企业的管理活动由许多企业过程所组成。识别企业过程可对企业如何完成其目标有个深刻的了解,还是构成信息系统的基础,按照企业过程所建造的信息系统,在企业组织变化时不必改变,或者说信息系统相对独立于组织。
定义数据类:数据类是指支持业务过程所必须的逻辑上相关的数据。对数据进行分类是按业务过程进行的,即分别从各项业务过程的角度将与该业务过程有关的输入数据和输出数据按逻辑相关性整理出来归纳成数据类。
分析现行系统支持:对目前存在的企业过程、数据处理和数据文件进行分析,发现缺陷和冗余部分,对未来的行动提出建议。
确定管理者要求:通过与管理人员的交流确定系统服务目标、范围,以及管理者对信息的要求等。
定义信息系统结构:通过对企业过程和与之相关的数据类的分析和研究,采用适当的方法确定企业信息系统的总体结构,通常采用U/C 矩阵分析企业过程和数据类的关系并划分子系统。
定义结构优先序:对信息系统中的各子系统的重要性进行评价,确定开发的优先顺序。
评价信息资源管理:为了完善信息系统,使得信息系统能有效地、高效率地开发,应对与信息系统相关的信息资源的管理加以评价和优化,并使其适应企业战略的变化。制定开发建议书和开发计划:开发建议书用于帮助管理部门对所建议的项目做出决策,并考虑按项目开发的优先顺序和信息管理部门的建议来完成。开发计划确定开发进程、工作规模和开发所需的资源等。
BSP分析所得的结果应以报告的形式提交给企业最高管理部门,报告应该完整、规范。