二、移民档案管理
1.传统文档管理
传统文档管理是信息管理一直沿用的一种信息存储管理方式,其主要内容是对信息进行档案管理。档案管理主要有以下几个方面的内容:
对各种文件,根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,根据文件的发文单位、发文时间、内容等特征组卷。案卷标题要准确地反映出卷内文件的发文单位和内容,并编号存放。
建立完善的归档制度。根据移民工程的特点,对归档文件、资料等信息进行分类,同时应尽快将文件、资料归档,以保证信息的准确和及时。文件在归档前,应按照归档要求进行整理,并由文件所对应的部门负责人进行验收,合格后登记入柜。立卷归档的文件要保证齐全、完整。归档管理应能正确反映监理单位的主要工作情况,便于保管、查找和使用。
按照文档管理的有关规定,完善其他规章制度,如文件资料登记制度、借阅制度、文件销毁制度等。
对用于记录工程的形象面貌和质量事故的工程影像类资料(主要指照片、录像和录音资料),采用专门登记本说明序号、拍摄时间、拍摄内容、拍摄人员等,并及时冲洗,妥善保存,以备编写监理报告和其他需用时选取。
2.数字化档案管理
传统的文档管理只是将收集的原始数据整理、分类、保存。移民工程监理过程中,特别是现场监理,往往需要对大量的原始数据进行校核、统计。如移民搬迁安置人口核实,就需要核对移民个人实物卡和资金卡,以小浪底库区渑池县南村乡南村为例:南村移民村搬迁前为一个村,搬迁后分散安置到6个安置点,其中一个出县到开封县安置。按照当时的监理工作技术和方法,移民个人实物卡和资金卡要带到现场,找村干部核对,校核后按不同安置点分别统计。移民安置过程中人口往往有一定的变化,如各安置点人口调整,需要这个村加一个,那一个村减一个,则统计结果需要修改,工作反复性较大,容易出现错误。文档数字化管理后,移民个人实物卡和资金卡的影像资料记录在数据库中,现场监理工程师仅使用一台电脑便可以完成现场的核对工作,提高了工作效率,降低了错误率。
数字化档案管理不同于传统文档管理。从应用上讲,它应当是管理信息系统的组成部分,也可以单独使用。它可以通过计算机和影像设备将原始数据复制一份相同的影像数据并对其进行管理。建立原始数据的影像数字化档案,可以有效保护原始数据的安全,同时满足多个现场监理站的工作需求,提高了原始数据的共享性和工作效率。
数字化档案管理要注意以下要求:
(1)原始数据与数字化影像数据编号一致。
(2)信息系统数字化资料的保密性。
(3)定期将计算机系统中的资料进行备份保存,最好采用光盘保存。
3.文档的维护
文档的维护是指在信息管理中要保证信息始终处于适用状态,要求管理信息经常更新,保持数据的准确性,做好保密工作,使数据保持惟一性。此外,还应保证管理信息存取方便。
随着科学技术的发展和现代管理的应用要求,数字化信息管理在文档管理中的作用越来越重要。要建设一个良好、高效的文档管理体系,不仅要有完善的程序、制度,更需要专业技术人员参与文档管理。移民监理信息需要满足不同决策层的需求,流动信息量相对要求较多和较复杂,同时根据现代信息化的发展要求,管理人员要熟悉移民专业技术,能熟练运用计算机和信息系统。