系统运行、管理和维护

新系统正式投入运行后,为了让管理信息系统长期高效地工作,必须加强对管理信息系统运行的日常管理。管理信息系统的日常管理决不仅仅是机房环境和设施的管理,更主要的是对系统每天运行状况、数据输入和输出情况,以及系统的安全性与完备性及时地如实记录和处置。这些工作主要由系统运行值班人员来完成。

1.系统运行的日常维护

这项管理包括数据收集、数据整理、数据录入和处理结果的整理与分发。此外,还包括硬件的简单维护及设施管理。

2.系统运行情况的记录

整个系统运行情况的记录应当能够反映出系统在大多数情况下的状态和工作效率,对于系统的评价与改进具有重要的参考价值。因此,管理信息系统的运行情况一定要及时、准确、完整地记录下来。除了记录正常情况 (如处理效率、文件存取率、更新率),还要记录意外情况发生的时间、原因与处理结果。

3.系统程序和数据的维护

系统刚建成时所编制程序和数据很少能一字不变地沿用下去。系统人员应根据外界环境的变更和业务量增减等情况及时对系统进行维护。维护的内容包括:

(1)程序的维护。程序的维护指改写一部分或全部程序。进行程序维护时通常都充分利用旧有程序,在变更通知书上写明新旧程序的不同之处。修改后还要填写程序修改登记表。

(2)数据文件的维护(主文件的定期更新不算在内)。数据维护是指对数据有较大变动的维护,如安装/运行新的数据库等。所以,有许多维护工作是不定期进行的,必须在现场要求的时间内维护好。维护时一般使用企业所提供的文件维护程序,也可以编写一些专用的文件维护程序。

(3)代码的维护。当有必要变更代码时 (如订正、新设计、添加、删除等),应由代码管理部门(最好同现场业务经办人和计算机有关人员等组成)讨论新的代码系统。确定之后用书面理清后再贯彻。代码维护困难不在代码本身的变更,而在于新代码的贯彻。为此,除了代码管理部门外,各业务部门都要指定负责代码管理的人员,通过他们贯彻使用新代码。这样可以明确职责,有助于防止和订正错误。

(4)硬件维护。指硬件人员对硬件设备的保养,定期维修。