信息化项目监理方式
一旦组织决定了要在信息系统开发过程中聘请监理方来降低风险,那么就要考虑选择何种监理模式了。按照监理方介入程度的不同,目前常用的监理模式有以下3种。
1.里程碑式监理
此种监理方式是对企业信息系统建设过程中的关键点 (即信息化项目进行的里程碑)进行监理。
主要的监理工作内容包括如下方面:
(1)系统开发阶段。此阶段的主要工作有:
1)信息系统建设前的监理。主要针对系统设计方案的审核。
2)信息系统建设阶段的监理。主要包括工程材料、硬件设备、系统软件的质量、到货时间的审核和网络系统工程实施阶段的质量、进度监理和验收。
(2)系统运行阶段的监理。此阶段的主要工作有:
1)监测系统的调试和试运行情况,记录系统试运行数据。
2)对试运行期系统进行检测,做出检测报告。
3)对试运行期间系统出现的质量问题进行记录,并责成有关单位解决。解决问题后,进行二次监测。
(3)验收阶段的监理。此阶段的主要工作有:
1)在用户方的主持下,进行系统验收。
2)系统验收完毕进入售后阶段的审核,签发信息化项目移交证书。
(4)项目移交、维护阶段的监理。此阶段的主要工作有:
1)设备、软件、材料等的验收文档移交。
2)项目的整体移交。
里程碑式的监理要正确划分系统建设的不同阶段,并设置正确的关键点。在临近关键点时,就聘请监理方进行审查或测试。在监理过程中,监理方对系统的质量等负有一定的责任。为了保证监理的顺利进行,监理方需要同开发方共同商讨,以决定里程碑如何界定。这种监理方式适合于有一定信息系统开发经验和技术实力的企业。
2.全程式监理
全程式监理不仅仅对信息化项目实施时的关键点(即信息化项目进行的里程碑)进行监理,而且是全过程、全方位地开展监理工作,监理方需要派出监理人员全程跟踪信息化项目的建设进度和质量,随时发现并纠正出现的各种问题。
主要的监理工作内容如下:
(1)信息化方案设计阶段。此阶段的主要监理工作有:
1)帮助用户方编写设计要求文件,如需求说明书等。
2)协助用户方和信息系统专家委员会审查和选择方案设计单位。
3)配合中标的方案设计单位对方案进行技术、经济等可行性分析,优化设计。
4)对技术方案进行审核。
5)对建设方案中信息安全保障措施进行审核。
6)考察信息设备、软件、材料清单及其适用性。
7)协助组织设计文件的报批。
8)对信息系统建设方案的设计进行知识产权保护监督。
(2)招投标阶段。此阶段的主要监理工作有:
1)协助用户方编写招标文件。
2)协助用户方与中标方谈判签订信息化项目合同。
(3)系统设计阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)协助用户方审核系统输入、输出设计。
2)协助用户方审核信息系统的数据库设计。
3)协助用户方审核开发方提交的系统设计说明书。
4)帮助用户方提前进行人员培训。
5)帮助用户方设计企业的业务流程改进计划,并列出计划的时间表。
(4)系统实施阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)对购买的计算机设备和网络设备等进行监理。
2)随时跟踪和审查信息系统的建设进度是否按计划进行。
3)监督信息系统的建设质量是否按用户要求进行。
4)监督信息系统的开发成本是否按成本计划进行。
5)监督企业管理体制和业务流程是否按照计划改进。
6)制定企业系统测试人员的培训计划,并协助企业进行测试培训。
7)审核开发方的测试文档。
8)帮助企业进行信息系统的测试。
9)审查开发方提交的程序说明书、技术报告、用户手册等。
(5)系统运行与维护阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)与用户方和开发方合作,对企业进行人员及岗位培训。
2)帮助用户方进行信息系统的试运行,对试运行数据进行记录,对发现的问题及时督促开发方予以解决。
3)与用户方和开发方合作,进行新旧系统的切换,要注意系统切换时新旧系统内数据的有序转换。
4)帮助用户方制定系统运行管理制度。
5)协助企业制定系统维护制度。
6)培训企业系统管理人员,帮助进行信息系统升级。
(6)系统验收与项目移交阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)在信息系统用户方的主持下进行系统验收。
2)系统验收完毕签发移交证书。
3)核实已完成的信息系统项目的数量、质量,并将项目报告提交用户方,作为支付项目价款的依据。
4)信息化项目的整体移交。
全程式监理是非常复杂的一种监理方式,在这种方式中,监理方要对信息系统的成功与否担负很大的责任。全程式监理方式一般来说费用较高,适合于那些不太熟悉信息系统开发的企业和自身不能很好监督代理方行为的企业。
3.项目管理式监理
项目管理式监理从可行性研究、规划、设计、评估、审核、准备、组织、实施,直到项目完成,是一个整体过程。监理方利用其掌握的信息系统开发和管理知识、经验和技术对项目全过程进行规划、组织、协调和控制。
项目管理式监理主要的工作内容如下:
(1)信息化方案设计阶段。此阶段的主要监理工作有:
1)结合信息化项目的特点,收集方案设计所需的技术、经济资料。
2)帮助用户方编写设计要求文件,如需求说明书等。
3)协助用户方和信息系统专家委员会审查和选择方案设计单位。
4)配合中标的方案设计单位对方案进行技术、经济等可行性分析,优化设计。
5)配合方案设计进度,协调设计单位与项目各参与方的工作。
6)对技术方案进行审核,对建设方案中信息安全保障措施进行审核。
7)检查和控制设计进度。
8)协助用户方参与主要设备、软件的选择,考察信息设备、软件、材料清单及其适用性。
9)审核信息化项目估算、概算等的合理性。协助组织设计文件的报批。
10)对信息系统建设方案的设计进行知识产权保护监督。
(2)招投标阶段。此阶段的主要监理工作有:
1)协助用户方拟订项目招标方案。
2)协助用户方准备招标条件。
3)协助用户方办理招标申请。
4)协助用户方编写招标文件。
5)协助用户方组织项目招标。
6)协助用户方组织招标答疑会,回答投标人提出的问题。
7)协助用户方组织开标、评标及决标工作。
8)协助用户方与中标单位谈判签订项目合同。
(3)系统分析阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)协助用户方进行信息系统建设的调查和分析。
2)协助用户方确立新系统的任务和目标等。
3)协助用户方宣传信息系统,使企业人员对信息系统有初步了解。
4)协助用户方规范业务流程。
5)根据要建设的信息系统的特点,协助用户方制定改善业务流程的计划表。
6)协助用户方审查开发方提交的需求分析报告。
7)协助用户方审查开发方提交的可行性分析报告。
8)协助用户方审查开发方提交的系统分析报告。
(4)系统设计阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)帮助用户方审核信息系统的代码设计。
2)协助用户方审核系统输入输出设计。
3)协助用户方审核信息系统的数据库设计。
4)协助用户方审核开发方提交的系统设计说明书。
5)帮助用户方提前进行人员培训。
6)帮助用户方设计企业的业务流程改进计划,并列出计划的时间表。
(5)系统实施阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)对购买的计算机设备和网络设备等进行监理。
2)审核工程实施人员。确认开发方提交的实施人员与实际工作人员的一致性,并对变更的人员做出解释。这样可以有效地防止开发方雇佣新手来开发信息化项目的风险。
3)随时跟踪和审查信息系统的建设进度是否按计划进行。
4)监督信息系统的建设质量是否按用户要求进行。
5)监督信息系统的开发成本是否按成本计划进行。
6)监督企业管理体制和业务流程是否按照计划改进。
7)制定企业系统测试人员的培训计划,并协助企业进行测试培训。
8)审核开发方的测试文档。
9)帮助企业进行信息系统的测试。
10)审查开发方提交的程序说明书、技术报告、用户手册等。
(6)试运行阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)与用户方和开发方合作,对企业进行人员及岗位培训。
2)与用户方和开发方合作,进行新旧系统的切换,要注意系统切换时新旧系统内数据的有序转换。
3)监察各子系统的调试和试运行情况,记录各系统试运行数据。
4)对联动系统之间的联调运行情况进行检测记录。
5)对试运行期系统进行检测,做出检测报告。
6)对试运行期间系统出现的质量问题进行记录,并责成有关单位解决。解决问题后,进行二次监测。
(7)系统维护阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)帮助用户方制定系统运行管理制度。
2)协助企业制定系统维护制度。
3)培训企业系统管理人员,帮助进行信息系统升级。
(8)系统验收和项目移交阶段的监理。此阶段的主要监理工作有:
1)在信息系统用户方的主持下进行系统验收。
2)系统验收完毕进入保修阶段的审核与签发移交证书。
3)核实已完成的信息系统项目的数量、质量,并将项目报告提交用户方,作为支付项目价款的依据。
4)各系统、设备、软件及项目技术支持的监理。
5)技术培训的质量监理。
6)各种项目文档的移交。
7)信息化项目的整体移交。
项目管理式监理一般都要建立项目管理团队,制定系统而周密的管理计划,对信息化项目的范围、费用、时间、质量、资源、风险、环境、同项目各有关方面的关系,乃至项目管理团队自身的建设诸多方面进行全方位的管理,并贯穿于项目各个阶段。这种方式中,监理方要负很大的责任,同时,此种方式是费用最高的一种,适合于几乎没有信息系统开发经验和技术力量的企业。
除了上面讲到的三种监理模式外,还有一种咨询式监理。咨询式监理只对企业在信息化项目开发过程中遇到的某些问题进行解答,不需要全程介入,这类似于目前很多咨询公司开展的业务。这种方式的好处是费用比较低,但是监理方不需要负很大的责任,比较适合于自身技术能力比较强的企业。
各种不同的监理方式具有不同的特点,适合于不同的企业,在选择监理模式时需要从自身企业的情况出发。