信息系统的概念和功能
信息系统是一系列相互关联的可以收集 (输入)、操作和存储(处理)、传播 (输出)数据和信息并提供反馈机制以实现其目标的元素或组成部分的集合。如图4-1所示为信息系统的组成。
图4-1 信息系统的组成
1.输入、处理、输出和反馈
(1)输入。在信息系统中,输入是获取和收集原始资料的活动。如要进行成绩统计分析,就必须收集各班各学科成绩。
输入的形式很多,可以用手工,也可以是自动。学生成绩的输入可以通过人工录入电脑,也可以用光电阅读机去读取考生的答题卡得到成绩,也有经过统计汇总后的信息作为另一个信息系统的输入。不管用哪一种方法,精确的输入是非常关键的。
(2)处理。在信息系统中,处理是将数据转换或变换成有用的输出信息。处理主要包括计算、分类汇总、排序、替换、筛选等,还包括将数据存储起来以供以后使用。
处理可以手工完成,也可以用计算机来完成。学生成绩的排名、总分计算、平均分等都是处理的过程。在日常工作中,用手工处理信息的方法也不少,如选票统计中的画“正”、排序中的分堆等。用计算机来处理数据更是轻而易举,只要确定算法、编好程序,数据输入完毕后即可处理出结果。
(3)输出。在信息系统中,输出是指用户所需要的信息。信息的输出形式通常以文档和报告的形式出现。如学生成绩的排序表,各班平均分排序表、学生成绩单等。在某些情况下,一个系统的输出也可以作为另一个系统的输入。如每一个班的平均成绩输出可作为下一个平均成绩排序系统的输入。
输出的形式也有很多方式,如人工编制的报表,也有计算机的屏幕显示或打印输出,也可将输出信息存储在介质上或通过网络进行远程传输。
(4)反馈。在信息系统中,反馈是一种用来改变输入、处理的输出。反馈回来的误差或问题可以用来修正输入数据,或改变某过程。如学生每科的成绩总是在0～100之间,假如输入是负分或大于100分,系统应提示输入数据超范围。这就对输入数据进行了测量,与基准值0～100进行比较,在此范围内确认输入,范围外则拒绝接受。
反馈信息对管理和决策者来说具有很大的用途,可作为决策的依据。例如,产品的投料数远高于最终的成品数,则应分析是在哪个环节出问题,只要在这个环节上加以整顿和管理,以达到反馈的作用。
2.计算机信息系统
计算机信息系统是以计算机和各种信息技术为基础,为实现某个目标,由信息资源处理模型支持的,由计算机硬件设备、通信与网络设备、计算机软件、信息资源、人员、规章制度等所组成的信息处理统一体。
(1)计算机硬件设备。计算机硬件设备是用来进行输入、处理、输出活动的计算机设备。输入设备主要有键盘、扫描仪和各类信息卡阅读机等。处理设备主要包括中央处理器、内存和外存储器等。输出设备有显示器、打印机和绘图仪等。
(2)计算机软件。计算机软件是由程序和文档组成。在计算机信息中,需要有操作系统平台,如UNIX、Linux、Windows等。还需要进行信息管理的应用软件,一般有商品化软件(如用友、速达3000等),也可以根据企业管理的需要定制专用软件。对于简单的数据处理可使用一些软件包,如Excel等。
(3)数据库。数据库是计算机信息系统中最核心的技术之一。对于数据库的操作需要有数据库管理系统软件,如Access、SQL Server、Oracle等。
(4)远程通信与网络。远程通信可以将分散在不同地理位置的计算机连成高效的网络。相互之间可以进行信息的传输和交流,使信息达到共享和高效利用的效果。尤其是Internet的出现,使整个世界范围内的计算机设备都能连成一体。
(5)人员。人员是计算机信息系统中最重要的元素。计算机信息系统中的人员应包括系统分析员、企业领导、业务管理人员、程序员、计算机软硬件维护人员、数据录入人员和系统操作员。
(6)管理制度。管理制度是计算机信息系统正常运转的一项非常重要的措施。计算机信息系统在运转过程中要做好日常的数据备份。备份数据的管理,还有机器的日常维护,信息的安全和保密等,要责任到人,因此必然要有严密的管理制度。