系统的运行与切换
1.系统运行前的准备工作
一个管理信息系统包括它的子系统拥有大量的数据,有的数据在老系统中就已经存在,因而在系统实施中存在数据的收集、校对、整理、修改、格式的编辑以及大量的数据录入等工作。在管理信息系统的开发工作中,这是一项重要的、细致的、工作量很大的工作,必须引起重视。某些准备工作可以在系统分析阶段后期逐步开始,有关的业务部门应抽调人员配合工作,负担起大部分的数据整理工作,它本身是一个企业(组织)管理的基础工作。数据经过整理,并且按照文件或数据库的要求编辑成一定的格式,然后由数据录入人员录入计算机。
在一个新旧系统转换的过程中,大量的初始数据必须在短时间内录入,要求操作精确,时间集中。因此,要集中人力做好录入工作。开发小组应合理的调配人力,有条不紊地、按时按质地做好数据的准备与录入工作。
另外一个非常重要的问题是要对用户进行培训,要制定出切实可行的培训计划。培训内容主要是计算机基本操作和应用系统操作等方面的知识。
2.系统的转换与运行
一个新的管理信息系统经过系统调试,并且验收合格,就可交付使用,使系统进入正常的工作状态。因为,一个企业(或组织)的管理工作是连续进行的,管理信息系统也必须连续地进行工作,不能因为设计一个新的管理信息处理系统而使企业的管理有一些中断。这就是一个老的管理信息系统与新的管理信息系统的交替过程,也是老的管理系统逐渐地退出,由新的管理信息系统来代替的过程,我们称之为系统的转换。系统转换的最终目标是将新系统的控制权全部地交付给用户。一般来说,系统转换不可能在一个短时间完成,通常新老系统有一个平行的工作过程,一般以3～6个月时间作为系统的转换过程。
系统转换有3种不同方式:直接转换方式、平行转换方式和分阶段逐步转换方式,如图5-6所示。
图5-6 系统转换的3种不同方式
(1)直接转换方式。在某一时刻,旧系统停止使用,新系统立即开始工作,中间没有过渡阶段。这种方式简单,最省费用,但有很大的风险。因为,新系统还没有真正地担负实际工作,很可能出现某些预想不到的问题,最坏的情况还可能使系统崩溃。因此,一般都不采用直接转换的方式。对一些小的系统,或者在正式运行之前可以进行多次真实测试的作业,可以使用直接转换的方式。
(2)平行转换方式。平行转换方式安排了一个新旧系统并存的时期,这样不仅可以保持业务工作的不间断,而且可以将两个平行的系统互相校对,以此来发现新系统在调试中未能发现的问题。一旦发现新系统有问题,必须及时修正,此时老系统还在正常地工作。通过两个系统并行,让新系统的操作人员有一个全面熟悉并掌握系统的过程。平行转换的时期一般为3～6个月,甚至长达1年。平行方式的主要问题是转换期配备了双套人员,往往加重了企业业务部门的负担。
(3)分阶段逐步转换方式。分阶段逐步转换的方式,避免了上述方式的缺点。整个管理系统可以按子系统或按功能,逐个地作好转换工作。这个工作必需有计划地进行,根据各子系统开发进度的先后次序,逐个进行。
这种方式最大的问题是子系统之间、功能与功能之间的接口问题。一个子系统的运行往往与其他子系统有关,所以,各子系统转换次序必须要有一个先后顺序,—般先转换相对独立的子系统或者“前工序”的子系统,“后工序”的子系统必须放在最后转换。因此,合理地解决这些接口问题才能做到分阶段逐步转换。