输入/处理/输出设计
系统的输入/输出是系统的环境与界面,在管理信息系统中,输入/处理/输出是构成系统的3大要素。原始数据通过输入界面输入系统,进行处理后,将有关信息通过输出界面输出给管理决策人员,因此,输入/输出是用户与计算机的通信接口。处理正确、友好方便而精美,输入/输出界面是系统设计的重要一环。
1.输入设计
一个管理系统信息系统输出信息的正确性和有效性,在很大程度上取决于输入信息的正确性与及时性。如何及时、有效、正确、快速地输入信息是关系到设计管理信息处理系统成败的重要一环。输入的作用是提供原始数据(例如,手工凭证、报表等,包括数据项名、精度、范围和数据项间的关系),系统运行状态等信息。
输入设计包括:输入数据的内容(包括数据项名、数据类型、精度或位数)、输入方式、记录格式、正确性校验、确定输入设备和介质等。
(1)输入方式设计:输入方式设计首先要确保输入数据的正确性,方法简单有效迅速、易于校正和改错。设计输入方式时,要考虑数据收集的方式,尽量利用已有的设备和资源,避免大量数据重复从键盘输入。
数据输入方式有联机输入方式和脱机输入方式。联机输入方式适合于随机发生并需要立即处理的数据,有键盘输入,数/模、模/数输入(如条码输入、扫描仪输入、传感器输入),网络数据传送、语音输入、光笔输入等。脱机输入方式适合于不需要立即必须处理的数据,有磁/光盘输入。
(2)输入格式设计:记录格式是人机之间的衔接方式,数据的人工记录格式与计算机录入格式是输入设计的主要内容之一。格式设计的好,则容易控制工作流程,使数据冗余减少,增加数据输入的正确性,并且容易进行数据校验。
输入格式设计的原则是:
1)保证数据的精度。
2)尽量减少手工的填写量。
3)原始单据格式的设计要清晰明了,便于录入,尽量与系统录入界面相一致,使输入时容易对应。同时,在计算机中用代码保存输入项尽量用真实数据和其对应代码同时表示,以便输入时可直接观察代码输入,不必经录入员通过大脑将数据转化成代码后再进行输入。例如,记账凭证的会计科目栏中有“001现金”,这样在输入时只要键入 “001”并在屏幕上显示“现金”就行了。若在记账凭证的会计科目栏中只有 “现金”,则要录入员将“现金”翻译成“001”再输入,显然很不方便,虽然可通过列表或用首音码进行选用,但都没有第一种方法好。因此,在很多报名表的设计时,都考虑了这个问题。每一单据要有单据号,在计算机文件中要有记录,以便今后与原始单据的核对。输入凭证上要标明传票传送的路径、录入员和凭证保存的单位或负责人。
常用的记录格式设计技术有:
1)使用块。用块的方式把一部分框起来,使之引人注目。
2)使用阴影。对于不需要编码员完成的部分使用阴影表示,并注上说明。
3)使用选择框。对取值固定的数据项,以选择项的形式填入,以“√”的形式选择。
4)使用颜色。用颜色区分不同的数据。
5)设立数据域。对于数据应留出足够的宽度以容纳可能出现的最大数。
6)划分。注明装订线。
7)说明。对关键部分加入适当的说明。
(3)输入数据的正确性校验:常见的数据输入错误有数据内容、数据多余或不足、数据的延误。为了保证输入数据的正确性,必须从数据收集开始,经整理,到录入计算机为止的整个过程对数据进行严格的检查。
数据校验方法有:
1)重复校验。也称为程序校验。数据重复,由计算机对它们进行比较。
2)视觉校验。也称人工校验。数据输入后由打印机打印出来,由人工校验。
3)分批汇总校验。也称为合计数校验。常用于财务报表或统计报表,添加一列小计字段,若计算机计算的小计值与原始报表中的小计值一致,则认为输入正确。
4)控制总数校验。先由人工计算数据的总值,在输入过程中由计算机计算累计值,然后将两者进行比较校验。
5)数据类型校验。校验是数值型还是字符型数据。
6)格式校验。校验数据项的位数和位置是否符合预先规定。例如,姓名字段宽度为7列,姓名最多为3个汉字,而最后一列必为空。
7)逻辑校验。根据数据的逻辑进行校验,例如,月份不超过12 月,时间不超过24时。
8)界限校验。校验数据是否在规定范围内。如铅笔单价1～5元,超出范围为错。
9)记录计数校验。校验记录个数与预定是否一致。
10)平衡校验。检查相反项目是否平衡。如会计中的借、贷是否平衡。
此外,还有匹配校验、代码自身校验等。特别要指出的是:必须制订严格的校验制度,并且认真严格地执行。
(4)输入设备与介质:输入设备的选择应考虑到数据的来源环境、校正及改错的难易程度、所要求的数据输入的精度等。输入设备一般有软盘、键盘和光阅读器等。
2.输出设计
与输入一样,输出是管理信息系统必不可少的组成部分。能否为用户提供准确、及时、适用的信息,是评价管理信息系统优劣的标准之一。任何一个管理信息系统都必须通过输出才能为用户服务。从系统的角度来说,输入和输出是相对的,各级子系统的输出就是下一级系统的输入。根据输出的目的,输出可分为中间输出和最终输出两类,中间输出是指子系统对主系统或另一个子系统之间的数据传送,最终输出即输出报表或图。
(1)输出设计的内容:
1)输出信息名称及功能。
2)输出的内容。
3)输出周期。多长时间输出一次。
4)输出期限。每次输出的限期。
5)输出的方式。批输出或实时输出。
6)输出的媒体。磁盘、磁带、打印纸或显示画面。
7)保密的要求。
8)输出数据项的名称、位数(精度)。
(2)输出格式设计:
1)输出格式就是输出信息在输出媒体上的表现形式。
2)输出格式必须符合国家或上级定的标准化要求。
3)必须尽可能满足用户对输出格式的要求。
4)必须注意使用方便,格式清晰美观。
5)满足系统发展和项目增减的需要。
(3)输出设备:输出设备的选择应考虑到数据输出量与频度。常用的输出设备有打印机、显示器、绘图仪等,根据系统需要、现有设备和资金而定。