二、资料的整理

整理资料的目的在于更好地保管和利用资料，并在最后归档长期保存备查。资料整理工作可分为分类汇集（编）、编写资料长编、归档保存备查三个阶段。

（一）分类汇集（汇编）

将搜集到的大量资料按照篇目的单元分类汇集在一起，这些单元是：书首彩色插页（含各种地图和彩色照片），概述，大事记，正文“志”的各篇章（每一篇章为一个单元），军事人物（或列入正文为一篇章），附录等。“志”的各篇资料又可按章分类汇集。每一单元的资料放在一个档案盒内（一个盒不够可用几个盒），贴上标签。每个盒建立自己的资料目录，记录资料的名称、类别、发文或出版单位、著作者、发文或出版时间及其他有关信息，以便查找和引用。一份资料多章或多节均可能用到的，收藏在主要使用的章节资料盒中，并在其他章节资料目录中注明资料存处，以便参用。如此分类汇集是为了方便编写资料长编。在资料长编编写完成后，可将分类汇集的资料照原样组装成册，成为资料汇编。

文史工作者长期以来使用过的制作资料卡和目录索引卡等方法，如有必要或觉得方便，仍可使用。随着信息化程度不断提高，在编纂过程中可以更多地采用数字化手段建立资料库，以提高资料搜集整理和利用的效率。

（二）编写资料长编(https://www.daowen.com)

将搜集到的资料分类汇集后，即可着手编写资料长编。编写方法是，以初定篇目的篇、章、节、目为主线，将分类汇集中的可用资料串连编排成文。换言之，就是根据志书框架，将已搜集到的资料经过分类、筛选、鉴别考证、集约、铸造成志书初稿的毛坯。须要指出的是，资料长编并非搜集到的资料的简单剪裁堆集，而是要根据篇目主题的需要选择其中真实可靠、能反映事物的历史及其发展变化情况的资料，经编辑加工而成，亦即必须按照“去粗取精”、“去伪存真”的原则，在分类汇集的原材料的基础上制成志稿的毛坯。

收入资料长编的资料比志书成书后的资料更多，惟其如此，撰写初稿时才更有选择的余地。因此，宁可失之过繁，不可失之过简。

资料长编编成后，即可进入撰写志书初稿的阶段。同时，可将资料长编印发本志编委会委员及有关专家和熟悉情况的人员审阅，以便发现错漏问题，及时纠正补充。

（三）装订归档

在分类汇集的资料组装成资料汇编的过程中，可能要加入补充收集的资料，或更换经查证存在谬误的资料。在整个编纂工作结束时，正式装订成册，归入永久保存档案移交档案部门保管备查。切不可志书编完了，资料也散失了，将来遇有质疑，无从查考。