重管理，制度先行

梁鼎芬为了达到更好的办学效果，所到之处几乎都留下了他制定的各项规章制度，以明确办学宗旨，规范书院运作，帮助学生修身求学。

1886年入主惠州丰湖书院时，他制定了《丰湖书藏四约》，分为借书约、守书约、藏书约、捐书约四部分，共计五十余条，是清代藏书规章中条目最多、规定最为详备的书约。1887年被聘任端溪书院山长后，不到一年时间里梁鼎芬为端溪书院制定了四大规章制度。其一，制定了《端溪书院章程》22条，主要内容可概括为七大类，涉及入读生徒的身家、品行、礼仪、课业、奖惩等。其二，制定了《端溪书院监院章程》，“监院”相当于书院行政首脑，地位仅次于山长。其章程规定了监院的职责、义务和权利，章程共8条。其三，为了更好地管理住院生徒，1887年订立了《生徒住院章程》，共16条。其四，为了进一步明确后勤人员职责与注意事项，规范后勤人员行为，保证生徒的正常学习和生活，制定了《端溪书院院役章程》，共9条。在担任广雅书院山长期间，他协助张之洞制定了《广雅书院学规》27条，具体推行“新旧兼陈”的教育体制，改进课程设置，使书院具备近代学校的雏形。1890年，隐居于镇江焦山时，为整理焦山书藏，他撰写了《焦山藏书约》一卷、《书目》一卷、《续》一卷。在任两湖书院山长期间，为了推动教学改革，突破八股取士，他制定了《两湖书院章程》，使两湖书院成为近代新式书院的范本。1911年，他制定了《梁祠图书馆章程》，内有抄书约5条、观书约8条、捐书约14条、借书约7条、读书约8条等，对观书、抄书、借书、读书、捐书等各事项均作了详细规定。

任何书院，从创建运作到发展壮大都需要不断地改进。在课程安排、教学方式、培养方向到书院思想、教育制度、管理要求、书院宗旨等方面，都需要以文字的形式公示出来加以规范和约束。藏书楼或图书馆也如此。梁鼎芬每到一处就职几乎都制定了相关制度章程，足见他用心教育、勇于探究，关注细节，善于思考。他站在科学管理的高度，统筹规划，使无论是书院、书藏还是图书馆的管理均走向系统化和制度化。他用制度来规范管理，不仅提高了管理效率，还体现了现代化的先进管理理念。