签约仪式的筹备与主持
在商务交往中，人们在签署合同之前，通常会竭力做好以下几个步骤的准备工作。
（一）要布置好签字厅
签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。
一间标准的签字厅，应当室内满铺地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他的一切陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢。按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放于室内。在其后，可摆放适量的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。签署多边性合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座；也可以为每位签字人都各自提供一张座椅。签字人在就座时，一般应当面对正门。
在签字桌上，循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。
（二）要安排好签字时的座次
在正式签署合同时，各方代表对于礼遇均非常在意，因而商务人员对在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题，应当认真对待。
签字时各方代表的座次，是由主方代为预期排定的。台式礼仪的做法是：在签署双边性合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。原则上，双方随员人数，应大体上相近。
在签署多边性合同时，一般仅设一个签字椅。各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序，依次上前签字。他们的助签人，应随之一同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。与此同时，有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。
签字场地的布置，一般常用两种方式：一种方式是在签字厅内设置一张长方形桌，作为签字桌。桌面上盖着深色台呢，桌后放两把椅子为双方签字人员的座位，主左客右。座前摆的是各自保存的文件，上端分别放置签字文具，中间摆放一旗架。同外商签字时，需要悬挂签字双方的国旗，如图7-1 所示。
另一种方式是在签字仪式上设置两张签字桌，双方签字人员各坐一桌，参加仪式的人员坐在签字桌对面，如图7-2 所示。另外，还有一种方式，即安排一长方桌为签字桌，双方参加签字仪式的人员，坐在签字桌前方的两旁，双方国旗挂在签字桌的后面，如图7-3 所示。
图7-1
1.签字桌；2.双方国旗；3.客方签字人；4.主方签字人；5.客方助签人；6.主方助签人；7.客方参加签字仪式的人员；8.主方参加签字仪式的人员
图7-2
1.客方签字人席位；2.主方签字人席位；3.客方国旗；4.主方国旗；5.参加签字仪式人员
图7-3
1.客方签字人；2.主方签字人；3.签字桌；4、5.参加签字仪式人员；6.客方国旗；7.主方国旗仪式的文本
（三）要预备好待签的合同文本
依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同举行签字仪式，是一桩严肃而庄重的大事，因此不能将“了犹未了”的“半成品”交付其使用；或是临近签字时，有关各方还在为某些细节而纠缠不休。在决定正式签署合同时，就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的，不再进行任何更改的标准文本。
负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方，应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。
签署涉外商务合同时，比照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写合同时，应反复推敲，字斟句酌，不要望文生义或不解其意而乱用词语。
待签的合同文本，应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等，作为其封面。
（四）要规范好签字人员的服饰
按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。
在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。