会议的形式及组织准备工作
在商务活动中，为了传达任务、收集信息，任何组织都要召开多种不同类型的会议。所有这些会议都要求组织者说话果断、富有魄力。你可以根据会议的不同类型来变换你的演说方式，并利用一切机会提高你的知名度。
商务性会议一般有以下几种形式：
——为了提出远期或近期目标，部署下一步的行动规划，以及为某项计划征求意见而召开的全体员工大会、董事会、主管部门会议以及委员会会议等；
——向股东、雇员、消费者、卖主、政府官员以及专业人员汇报企业状况、规划方案，衡量企业现状与目标的差距所召开的会议；
——公司发起的公司之外的讨论会和工作会议；
——介绍新产品所召开的公共关系聚会；
——为了销售产品或其他目的而召开的全体会议；
——向商业监督单位面对面地汇报情况、提供信息而召开的会议。
会议是为实现一定的目的，由主办或主持单位召集组织的不同层次和不同数量的人们参加的一种事务性活动。会议的目的多种多样：表扬批评、布置任务、解决问题、交流经验、调查情况、纠正错误等。但是，无论什么目的，要想取得良好的效果，会议的组织、参加、进行就必须讲究礼仪，以便与会者的思想感情能很好地沟通。因此，会议礼仪是会议取得成功的重要保证。
会议组织工作内容繁杂，组织者必须考虑会议的准备、进程、结束以及会后的每个工作细节，不能因为工作的疏漏而耽搁或影响会议的进行。因此，组织者做好准备工作尤其重要。
（一）组织者首先应明确开会的目的，根据会议的目的确定会议参加者的范围，传达会议通知，印发会议证件，选定并布置会场；布置会场时，应落实灯光、音响、墙面装饰、花卉摆放等问题。
（二）进行会议前的准备。查看茶水、与会者资料、座位卡是否备好并放置妥当，落实开会期间的会场签到、引座、倒水、安全保卫等问题。
（三）开会期间，组织者配合主持人做好会场各项工作，并做好会议记录，需要录音或摄像的应提前准备。
（四）会议结束后，将会议内容要点整理成文，送交有关人士审阅后，付印分发。
会议主席台成员一般为来宾或发言人，其言谈举止必须体现对与会者的尊重，遵照组织者与主持人的安排，一般应提前到达，由组织者安排在休息室；即将开会时，应井然有序地进入主席台按座位卡就座；主持人介绍后，与会者鼓掌欢迎时，应站立鼓掌还礼；在主席台上面对众多与会者，如果交头接耳、心不在焉、旁若无人，都会引起他人极大的反感，因此主席台成员应认真听取他人发言，举止端庄。发言时，应礼貌地环视与会者，言语中应尊重组织者、主持人、与会者；如发言中响起掌声，应稍做停顿。如果发言人是从与会者中走上主席台，上台应迅速并遵守规定的发言时间，以免影响会议进程。
一般与会者参加会议应准时或提前进入会场，不应拖拖拉拉。在会议开始以后，进入会场是失礼的，应轻轻寻找座位坐下，不可喧哗。进入会场以后，与会者遇到熟识者可点头微笑致意，不必四处握手打招呼。会议进行中，尽量不要随意讲话或走动或做其他动作，提前退场应向有关人员说明情况。听取他人报告，应鼓掌表示欢迎，专心听讲并做好会议记录。与会者常见的两种失礼行为，即对发言人的反应冷漠，如打毛衣、吃东西、聊天、打瞌睡等；或是对发言人的反应强烈，如起哄、喝倒彩、吹口哨等，这两种不文明行为是应坚决摒弃的。