主持人要积极参与准备发布会
主持新闻发布会就要符合相应的规范。对商界而言，发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。
（一）会议的筹备
筹备新闻发布会，要做的准备工作甚多。其中最重要的，是要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。
1.有一个恰切的主题
决定召开一次新闻发布会之后，即应首先确定其主题。新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。一般而言，新闻发布会的主题大致上有三类：一类是发布某一消息，一类是说明某一活动，还有一类则是解释某一事件。具体而言，本组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日，经营方针发生改变或推出新举措、新产品、新技术或者新服务面世，组织的首脑或高级管理人员发生变动，组织针对遭到社会的误解或者批评的解释，都可以是新闻发布会的主题。
2.注意选择合适的时间地点
新闻发布会的时空选择，通常是指其时间与地点的选择。对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会往往也难以奏效。
一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间，应当限制在两个小时以内。具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，还须谨记以下四个方面的细节问题：
一要避开节日与假日；
二要避开本地的重大社会活动；
三要避开其他单位的新闻发布会；
四要避免与新闻界的宣传报道重点撞车或相悖。
如果新闻发布会只讲紧迫性、时效性，而忽略上述问题，往往只会使自己劳而无功。
通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午十时至十二时，或是下午的三时至五时左右，在此时间内，绝大多数人都是尽力与会的。之所以将周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心涣散，对新闻报道往往不予重视。
新闻发布会尽量不要选择在晚上。有些新闻发布会的主办方出于礼貌的考虑，会邀请记者在发布会后共进晚餐，但这并不可取，因为很多记者在参加新闻发布会后会立即写稿发表，不愿意在吃饭上耽误太多时间。所以，如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会，一般不需要做会后晚餐的安排。
地点也同样重要。新闻发布会的举行地点，除可以考虑本单位本部门所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心性城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中。本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，均可酌情选择，要让到会人员觉得舒适庄重。
3.安排好各方面的人员
在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心做好有关人员的安排。与其他会议不同的是，新闻发布会的主持人、发言人选择是否得当，往往直接关系到会议成败。因此，安排新闻发布会的人员，首先就是要选好主持人与发言人。
主持人要以发言人为主。主持人要明白，在一般情况下，新闻发布会的发言人是会议的主角，因此发言人通常应由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对他的基本要求还应当包括：修养良好、学识渊博、思维敏捷、记忆力强、善解人意、能言善辩、彬彬有礼等。
主持人除了和发言人配合外，还要和其他人员配合，因为除了要慎选主持人、发言人之外，还需精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，他们最好是由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性担任。为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡。其内容包括姓名、单位、部门与职务。
4.主持人要准备了解各方面的材料
在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下四个方面的主要材料：
——要了解发言的主要内容。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面真实、准确、生动。这一点主持人要与发言人交流。
——预测问题。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好合适的答案，以使发言人心中有数，必要时参考。如果准备得不充分，也需要对发言人的发言内容有所了解，便于应变。
——一定要有宣传的内容。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联络电话、传真号码、单位网址等，以供新闻界人士核实之用。
——了解室内布置情况。假如条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，如图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等，以供与会者利用。在会前或会后，有时亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览。应当注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商务秘密，所以主持人应慎重。
（二）媒体的邀请是重头戏
在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重，否则难以确保新闻发布会真正取得成功。一般而言，在这一问题上，有以下三个侧重点必须认真考虑，权衡利弊。
1.是否邀请新闻界人士参加
一家务实的商界单位，并非天天要依靠炒卖新闻而自抬身价。举办新闻发布会，首先要看有无必要。即使存在一定的必要性，也要多加论证，要讲究发布会少而精，重要的相关媒体才考虑。
众所周知，商界向社会各界主动传播信息的方式并非只有举行新闻发布会一种。除此之外，发送新闻稿、邀请参观现场，也可以发挥相同的功效。假如采用后两种方式即可达到预期的效果，那么新闻发布会往往可以不举办。如果“新闻”不新，或是新闻界人士毫无兴趣，而硬是一厢情愿地坚持要开新闻发布会，弄得无人到场，可就洋相百出了。总之，不该邀请新闻界人士时，就不要自讨没趣。若是没有必要邀请新闻界人士，也就无所谓召开新闻发布会了，所以一般商家都会考虑这个问题。
2.应当邀请哪些方面的新闻界人士参加
决定召开新闻发布会之后，邀请哪些方面的新闻界人士与会的问题就显得重要起来。实际上，这一问题又可分为两个方面：一方面，邀请新闻界人士先要了解其主要特点。目前，新闻媒体大体上分为电视、报纸、广播、杂志、互联网等五种。它们各有所长，各有所短。电视的优点是：受众广泛，真实感强，传播迅速；其缺点是：受时空限制，不容易保存。报纸的优点是：信息容量大，易储存查阅，覆盖面广大；其缺点是：感染力差，不够精美。广播的优点是：传播速度快，鼓动性强，受限制较少；其缺点是：稍纵即逝，选择性差。杂志的优点是：印刷精美，系统性强，形式多变；其缺点则是：出版周期较长，读者相对较少。互联网的优点是：受众面广、传播迅速、受限制较少；其缺点是：信息量过大，对虚假信息甄别困难。了解了上述各种新闻媒体的主要优缺点，并在对其邀请时加以考虑，才不至于走弯路，主持人也要根据媒体而调整主持方式。
3.在邀请新闻界人士时必须有所侧重
在邀请新闻单位的具体数量上，新闻发布会自有讲究。基本的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响，提高本单位的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本单位处于守势时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如果邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先报批。主持人要明白，哪方面是要配合强调的。
（三）主持人也是一个协调员
主持人应当在现场的应酬中协调好主办单位与新闻界人士的相互关系。
如前所述，新闻界人士是新闻发布会上的主宾。主办单位如欲取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。具体来说，主持人在与新闻界人士打交道时，一定要注意以下五点：
1.要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待，对对方既要尊重、友好，更要坦诚相待。
2.要对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要有亲有疏、厚此薄彼。
3.要尽可能地向新闻界人士提供对方所需要的信息。要注重信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假，爆炒旧闻。
4.要尊重新闻界人士的自我判断，不要指望拉拢收买对方，更不要打算去左右对方。
5.主持人不仅在会上负责，会下的工作也要做。要与新闻界人士保持联络。如经常与对方互通信息，常来常往，争取建立双方的持久关系，为下一次新闻发布会的顺利召开奠定基础。
（四）善后事宜的妥善解决也是新闻发布会礼仪的重要方面
当然，新闻发布会举行完毕之后，主办单位会在一定的时间之内，对其进行一次认真的评估善后工作。这期间，主持人作为与会的重要人物，也要做出总结，一般而言，需要认真处理的事情，一共有如下三项：
1.要了解新闻界的反应
新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况。据此可大致推断出新闻界对本单位的重视程度。有两件事必做不可：一是要了解一下与会者对此次新闻发布会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足。二是要了解一下与会的新闻界人士之中有多少人为此次新闻发布会发了新闻稿。主持人通常也是工作人员，了解情况更重要。
2.要整理保存会议资料
整理保存新闻发布会的有关资料，不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为此后举行同一类型的会议提供借鉴。需要主办单位认真整理保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为两类：一类是会议自身的图文声像资料。它包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像等。另一类则是新闻媒介有关会议报道的资料。它主要包括在电视、报纸、广播、杂志、互联网上所公开发表的涉及此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片等。具体可以分为有利报道、不利报道和中性报道三类。主持人掌握的情况越充分，主动性越强。
3.要做好成功或失败的总结
总结了会议的举办经验，收集研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。对在新闻发布会之后出的不利报道，特别要注意具体分析，具体对待。这类不利报道大致可分三类：一是事实准确的批评性报道；二是因误解而出现的失实性报道；三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过即改，虚心接受。对失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释、消除误解。对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争、立场坚定、尽量为自己挽回声誉，主持人更要明晰自己的责任。