充分了解洽谈会的有关事宜
洽谈会是一种常见的会议，商界人士在商务交往中，多多少少都有过一些参加商务洽谈的经历。对于其中一些人而言，甚至还可以说，他们在有如战场的商场上的成败得失，往往直接取决于能否通过洽谈来为自己开辟一条成功之路。正是在这个意义上，“商界无处不洽谈”才成了商界人员的一句格言。
商界人士所进行的洽谈，又称商务谈判，它是最重要的商务活动之一。洽谈的含义，是指在商务交往中，存在着某种关系的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分歧，而坐在一起进行面对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。因洽谈而举行的有关各方的会晤，便称为洽谈会。其他方面也有相关的洽谈会。
洽谈会围绕利益进行。按照常规，商务洽谈一向被视为一种利益之争，是有关各方为了争取或维护自己的切身利益，而寸步不让、寸土必争地进行的讨价还价。因此，在洽谈中，如欲“克敌制胜”，那就不可能不讲究洽谈的谋略，主持人也要懂这些谋略，所以主持人的选择非常重要。
主持人要懂礼貌，与此同时，大家也应当看到，大凡正规、正式的洽谈，都是很注重礼仪的。绝大多数正式的商务洽谈，本身就是按照一系列约定俗成的既定礼仪和程序进行的庄重的会晤。在商务洽谈中，正确的态度应当是：既要讲谋略，又要讲礼仪。倘若只讲谋略而不讲礼仪，或是只讲礼仪而不讲谋略，都不会有助于洽谈的成功，所以，主持人既要重语言，又要重礼仪。
洽谈很常见，在现实生活中，洽谈的具体形式可谓多种多样。不管商界人士面对的是何种形式的洽谈，都有必要为此做好充分准备，以求有备无患，主持人要参与准备。
（一）在准备商务洽谈时，主持人自身应当谨记如下几条主要的原则
1.坚持实事求是
所谓客观的原则，意即在准备洽谈时，有关的主持人所占有的资料要客观，主持的态度也要客观。
主持人占有的资料要客观，是要求谈判者尽可能地取得真实而准确的资料，不要以道听途说或是以对方有意散布的虚假情报，来作为自己主持的依据，只有这样主持人才能引导受众。
主持时的态度要客观，是要求主持谈判者在决策时，态度要清醒而冷静，不要为感情所左右，或是意气用事，以免影响决策。
2.预先演练
所谓预审的原则，含义有二：其一，是指准备洽谈的主持人，应当对自己的主持稿预先反复审核、精益求精；其二，是指准备洽谈的商界人士，应当将自己提出的主持稿，预先报请谈判双方审查、批准。
3.独立自主
所谓自主的原则，是指主持人在准备主持洽谈时，以及在洽谈进行之中，要发挥自己的主观能动性，要相信自己、依靠自己、鼓励自己、鞭策自己，在合乎规范与惯例的前提下，力争“以我为中心”。
独立自主是主持人的优点：一是可以调动主持人的积极性，使其更好地有所表现；二是可以争取主动权，或是变被动为主动，更好地为谈判双方服务。
4.兼顾双方
所谓兼顾的原则，是要求主持人在准备洽谈时，以及在洽谈过程中，在不损害自身根本利益的前提下，应当尽可能地替洽谈双方着想，主动为双方保留一定的利益，和谐融洽。
主持人应让双方满意。有经验的主持人都清楚，最理想的洽谈结局，不应当是“你死我活”“鱼死网破”，而应当是有关各方的利益和要求都得到一定程度的照顾，亦即达成妥协。在洽谈中，为对手留下余地，不搞“赶尽杀绝”，不但有助于保持与对手的正常关系，而且会使商界同人对自己刮目相看，所以主持人要言辞得体。
（二）另一种准备是硬件准备
在技术上为洽谈进行准备的时候，主持人应当争取做好以下两个方面的工作：
1.知己知彼
孙子曰：“知己知彼，百战不殆。”他的这句至理名言，对洽谈者准备洽谈也有一定的教益。在洽谈之前，如能对对手有所了解，并就此有所准备，则在洽谈之中，主持人就能够扬长避短、避实就虚，“以我之长，攻敌之短”，取得更好的成绩。
对洽谈双方的了解，应集中在如下方面：在洽谈双方中，谁是真正的决策者或负责人；洽谈双方的个人资讯、谈判风格和谈判经历；洽谈双方在政治、经济以及人际关系方面的背景情况；洽谈双方的谈判方案；洽谈双方的主要商务伙伴、对手以及他们彼此之间相互关系的演化；等等。
2.熟悉程序
谈判桌不比战场，“从战争中学习战争”那一套，对于洽谈来讲是行不通的。虽说洽谈的经验需要积累，但是因为洽谈事关重大，所以它往往不允许人们视之为儿戏，不允许人们在“只知其一，不知其二”的情况下仓促上阵。
任何事情都有固定程序，从纯理论上来讲，洽谈的过程是由“七部曲”一环扣一环，一气呵成的。它们是指探询、准备、磋商、小结、再磋商、终结以及洽谈的重建等七个具体的步骤。在其中的每一个洽谈的具体步骤上，都有自己特殊的“起、承、转、合”，都有一系列台前与幕后的准备工作要做，并且需要当事人具体问题具体分析，“随机应变”，准备要充分，以免误事。
因此主持人在准备洽谈时，一定要多下苦功夫，多做案头的准备工作，尤其是要精心细致地研究洽谈的常规程序及其灵活的变化，以便在洽谈之中，能够胸有成竹、处变不惊，防止损害某一方利益。
（三）主持人应当学习洽谈策略
主持人在进行洽谈时，总的指导思想是平等互利，但是这并不排斥努力捍卫或争取己方的利益。事实上，任何一方在洽谈中的成功，不仅要凭借实力，更要依靠对洽谈策略的灵活运用，主持人就更要灵活。具体应掌握的是：
1.要熟识策略
在商务洽谈中，对于诸如以弱为强、制造竞争、火上浇油、出奇制胜、利用时限、声东击西等策略，任何行家里手都不会不清楚，但是最为关键的“活学活用”，却并非每个人都能做到。而这一点，正是主持人自己必须做到的。主持人当然要心中有数。
2.要知道谈判术语
比如，在洽谈时，应当何时报价，就是一个策略性极强的大问题。如果想要先入为主、赢得主动权，那么率先出价是可行的。要是不明就里，指望以逸待劳，后发制人，那么则不妨后于对手报价。仅仅就此而论，单纯地讲先报价好，还是后报价对，都没有什么意义，只有就事论事，才可以分出优劣。主持人应调控好双方。
3.精通礼仪
洽谈的礼仪性准备，是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表，预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次，并且以此来显示我方对于洽谈的郑重其事以及对于洽谈对象的尊重。在准备洽谈时，礼仪性准备的收效虽然一时难以预料，但是它必不可少。与技术性准备相比，它是同等重要的，主持人要多多积累。
主持人在仪表上，务必要有严格的要求和统一的规定。男士一律应当理发、剃须、吹头发，不准蓬头乱发，不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型，并且化淡妆，但是不许做过于时尚或超前的发型，不许染彩色头发，不许化艳妆，或使用香气过于浓烈的化妆品，否则显得气氛不庄重。
主持人在仪表方面，最值得重视的是服装。完全可以这样讲：由于洽谈会关系大局，所以商界人士在这种场合，理应穿着传统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。可能的话，男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士则须穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长筒或连裤式丝袜和黑色高跟或半高跟皮鞋，若是两人主持还要和另一名主持人相配。
有时，在谈判桌上，常常会遇到这样一些人：男的穿夹克衫、牛仔裤、短袖衬衫、T 恤衫，配旅游鞋或凉鞋；女的则穿紧身装、透视装、低胸装、露背装、超短装、牛仔装、运动装或休闲装，并浑身上下戴满各式首饰，从耳垂一直“武装”到脚腕。这身打扮留给他人的印象是，不仅不尊重自己，而且不尊重别人，这样会对主持产生不良影响。
（四）主持洽谈会要因“会”制宜
根据商务洽谈举行地点的不同，可以将它分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。客座洽谈，即在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈，即在我方所在地进行的洽谈。客主座轮流洽谈，即在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三地点洽谈，即在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的洽谈，主持人要分别准备。
以上四种洽谈会地点的确定，应通过各方协商而定。因此主持人要与谈判双方联络好，做到因地制宜。倘若我方担任东道主，出面安排洽谈，一定要在各方面打好礼仪这张“王牌”。人们常说：“礼多人不怪”，其实在洽谈会中，又何尝不是如此呢？在洽谈会的台前幕后，恰如其分地运用礼仪，迎送、款待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解与尊重。在这个意义上，完全可以说在洽谈会上主随客便，主应客求，与以“礼”服务实际上是一回事。
主持人还应熟悉座位安排，只有在某些小规模洽谈会或预备性洽谈会的进行过程中，座次问题才可以不必拘泥。在举行正式洽谈会时，不能不重视座位安排。因为它既是洽谈者对规范的尊重，也是洽谈者给对手的礼遇。举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就座。假如需要译员，则应安排其就座于仅次主谈人员的位置，即主谈人员之右。举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就座时，依旧讲究有关各方的与会人员尽量同时入场，同时就座。至少，主方人员不应在客方人员之前就座。主持人在两方的中间落座。
另外，主持人要知道，在洽谈的一般过程中，双方人员的态度、心理、方式、手法等，无不会对洽谈构成重大的影响。