参与庆典的组织筹备
组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它做出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务，需要记住两大要点：其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。
毋庸多言，庆典既然是庆祝活动的一种形式，那么它就应当以庆祝为中心，把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面，还是全体出席者的情绪、表现，都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。唯有如此，庆典的宗旨——塑造本单位的形象，显示本单位的实力，扩大本单位的影响，才能够真正得以贯彻落实。
庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色，应当在其具体内容的安排上，得到全面的体现。如果站在组织者的角度来考虑，庆典的内容安排，至少要注意出席者的确定、来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序等四大问题。
（一）应当精心确定好庆典的出席人员的名单
庆典的出席者不应当滥竽充数，或是让对方勉为其难。确定庆典的出席者名单时，始终应当以庆典的宗旨为指导思想；一般来说，庆典的出席者通常应包括如下人士：
1.上级领导
地方党政领导、上级主管部门的领导，大都对单位的发展给予过关心和指导。邀请他们参加，主要是为了表示感激之心。
2.社会名流
根据公共关系学中的“名人效应”原理，社会各界的名人对公众最有吸引力，能够请到他们，将有助于更好地提高本单位的知名度。
3.大众传媒
即报纸、杂志、电视、广播等大众媒介，邀请它们，并主动与它们合作，将有助于它们公正地介绍本单位的成就，进而有助于加深社会对本单位的了解和认同。
4.合作伙伴
在商务活动中，合作伙伴经常是彼此同呼吸共命运的。请他们来与自己一起分享成功的喜悦，是完全应该的，而且也是绝对必要的。
5.社区关系
主要是指那些与本单位共居于同一区域、对本单位具有种种制约作用的社会实体。
6.单位员工
员工是本单位的主人，本单位每一项成就的取得，都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗。所以在组织庆典时，是不容许将他们完全“置之度外”的。
以上人员的具体名单一旦确定，就应尽早发出邀请或通知。鉴于庆典的出席人员甚多，牵涉面极广，故不到万不得已，不应将庆典取消、改期或延期。
（二）应当精心安排好来宾的接待工作
与一般的商务交往中来宾的接待相比，对出席庆祝仪式的来宾的接待，更应突出礼仪性的特点。不但应当热心细致地照顾好全体来宾，而且还应当通过主方的接待工作，使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意，并且想方设法使每位来宾都能心情舒畅。
最好的办法，是庆典一经决定举行，即成立对此全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。
在庆典的筹备组之内，应根据具体的需要，下设若干专项小组，在公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守”，各管一段。其中负责礼宾工作的接待小组，大都不可缺少。庆典的接待小组，原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。
接待小组成员的具体工作有以下几项：其一，来宾的迎送。即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。其二，来宾的引导。即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。其三，来宾的陪同。对某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人陪同始终，以便关心与照顾。其四，来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。凡应邀出席庆典的来宾，绝大多数人对本单位都是关心和友好的。因此，当他们光临时，主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待。将心比心，在来宾的接待上若得过且过、马马虎虎，容易伤害来宾的自尊心。
（三）应当精心布置好举行庆祝仪式的现场
举行庆祝仪式的现场，是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分，往往会直接地关系到庆典留给全体出席者印象的好坏。依据仪式礼仪的有关规范，商务人员在布置举行庆典的现场时，需要通盘思考的主要问题有：
1.地点的选择
在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。本单位的礼堂、会议厅、内部或门前的广场以及外借的大厅等，均可予以选择。不过在室外举行庆典时，切勿因地点选择不慎，从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼。
2.环境的美化
在反对铺张浪费的同时，应当量力而行，着力美化庆典举行现场的环境。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩，悬挂彩灯、彩带，张贴一些宣传标语，并且悬挂标明庆典具体内容的大型横幅。如果有能力还可以由本单位员工组成乐队、锣鼓队演奏音乐或敲锣打鼓，热闹热闹。但是这类活动要适度，不要热闹过了头，成为胡闹，或者“喧宾夺主”。
3.场地的大小
在选择举行庆祝仪式的现场时，应当牢记并非愈大愈好。从理论上说，现场的大小应与出席者人数的多少成正比。也就是说，场地的大小应同出席者人数的多少相适应。人多地方小，拥挤不堪，会使人心烦意乱；人少地方大，则会让来宾对本单位产生“门前冷落车马稀”的错觉。
4.音响的准备
在举行庆典之前，务必要把音响准备好，尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备，在关键时刻，绝不允许临阵“罢工”，让主持人手忙脚乱、大出洋相。在庆典举行前后，播放一些喜庆、欢快的乐曲，只要不抢占“主角”的位置，通常是可以的。但是对于播放的乐曲，应先期进行审查。切勿届时让工作人员自由选择，随意播放背离庆典主题的乐曲，甚至是那些凄惨、哀怨、让人心酸和伤心落泪的乐曲，或是那些不够庄重的诙谐歌曲和爱情歌曲。