做好会前的准备工作
在会议召开之前，有一个最基本的要求，即事先做好准备和演练。只有这样，你才能：
——完全了解会议中将要讨论的问题；
——清楚自己应该说什么，如何去说，为什么要这样说；
——果断地得出可靠的结论。
建于美国加利福尼亚州的国际交流训练中心在训练那些专业人员如何组织、准备一个会议时，向他们强调指出：讲话者有责任为会议做出充分准备，只有这样，在讲话中他才会使听众有这样的感觉：“我有许多值得一试的经验和技巧要告诉你们，作为交换，我也希望你们能抽出时间集中精力来听，我保证你们的时间和精力不会白费。”
比如有35个人参加一个2个小时的非常实用的会议。虽然会议占用了70个小时，但每个人都会从中得到许多教益。相反，如果因为会议上的拙劣演说而浪费了70个小时，那么，这个会议的组织者就是一种失职。在会议召开以前，组织者应当做好如下准备：
（一）事先考虑你将会遇到的问题以及问题的答案
在会议讲话中，不要让听众的提问牵着你的鼻子，这样你会狼狈不堪。要想避免这种情况，你要尽可能地预料到会上可能出现的难题，并找出每一难题的对策。
无论如何，在会议上你都会遇到各种各样的意见。因此，你应该为这些情况做好准备，事先准备好一些有用的事实及数据。你最好能预料到他们可能要提出的任何难题，列出几个最难以解决的问题。切记在开会以前，这些问题的答案已经了然在胸。
有时，你并不能判断出自己将要遇到的困难，如果只有你一个人筹划会议，你最好向不参加会议的同事或上级请教。通过他们提出的问题来了解自己可能会遇到的障碍或反对意见。假如你只是筹备委员会中的一员，那么其中的每一个人都可以针对自己的领域可能遇到的困难做些准备。只要你准备充分，任何问题都不能使你陷入尴尬境地。
（二）起草发言大纲
当你努力尝试新的、富有创意的方法来进行会议演说时，切记慎重考虑你要说的内容。在纸上事先写下你要演说内容的提纲，确定自己应该讲些什么内容，每一部分应该安排多长时间。这样，你就会对自己的发言做到心中有数。
撰写大纲的关键是简洁。在演说之前，写下几个能够概括你演说内容的词语，用这些词语在会议中提醒你把握自己将要讨论的话题。
当你确定好纲要中的关键词语之后，再根据关键问题准备论据。并且在这些关键问题之中，可以分出一定主次，以便在必要时，找出一些可以删减的部分。在实际开会时，常常会有意料外的事情发生，往往耽误了时间。这样，有一些可以删去的内容能够在你缺少时间时帮你摆脱困境。准备论据时，先用表记下所需的时间。
如果使用索引卡片，切记给它们编号。这样当你丢失某张卡片而不得不重新准备时，就可以只准备丢失的那部分。而且也不至于在讲话中因不知道说到何处而乱找卡片。当然，使用索引卡片时，最好能用计算机把关键词语打下来，然后贴到卡片上。电脑所打出的整洁漂亮的印刷体通常比手写体更容易辨认。
（三）了解他们真正感兴趣的问题是什么
弄清楚会议参与者是来自总公司还是来自分公司，或是来自公司以外的客户。根据不同情况认真准备材料，以便听众能够接受你在会议上的讲话。
对人们参加会议的目的以及使他们聚到一起的原因越发了解，你的会议就会越有效，越成功。在做会议开场白的时候，你可以这么说：“我们终于在这里会面了，这就是我们称之为‘会议’的原因。”这样可以引起会议参与者的注意和兴趣。
（四）弄清会议的目的和任务
会议召开之前，你必须对会议的主题完全了解，并明确每个参与者的任务和角色。会议的目的是传达信息还是为了得到信息？是为了讨论公司目前的困难，还是为了通过某项计划？
不同部门对同一会议所做的准备工作应该有所不同。例如，人事经理应当提出一个对本公司的历史、组织机构和产品的总的观点，以便于新的雇员能够了解公司的目的和宗旨，体会到他们所应承担的责任，以便能迅速进入角色；制造工厂的经理应当提出某个特殊任务的分工计划，即每个部门所应负的责任；工业技师应当向技术人员做出简要说明，排除他们对产量减少和质量下降的忧虑；房地产代理商或保险公司销售经理应当简要阐述，在某种对公司的销售额会产生影响的特定经济发展趋势下，本部门的销售要点，以便为新的销售战略拟定基本的原则。