组织设计的原则[2]
组织所处的环境、采用的技术、制定的战略、发展的规模不同,所需的职务和部门及其相互关系也不同,但任何组织在进行机构和结构的设计时,都须遵守一些共同的原则。
(一)因事设职与因人设职相结合的原则
组织设计的根本目的是为了保证组织目标的实现,使目标活动的每项内容都落实到具体的岗位和部门,即“事事有人做”,而非“人人有事做”。因此,组织设计中,逻辑性要求首先考虑工作的特点和需要,要求因事设职,因职用人,而非相反。但这并不意味着组织中可以忽视人的因素,组织设计过程中必须重视人的因素。
(1)组织设计往往并不是为全新的、迄今为止还不存在的组织设计职务和结构。在那种情况下,也许可以不考虑人的特点。但是,在通常情况下,我们遇到的实际上是组织的再设计问题。随着环境、任务等某个或某些影响因素的变化,重新设计或调整组织的机构与结构,这时就不能不考虑到现有组织中现有成员的特点,组织设计的目的就不仅是要保证“事事有人做”,而且要保证“有能力的人有机会去做他们真正胜任的工作”。
(2)组织中各部门各岗位的工作最终是要人去完成的,即使是一个全新的组织,也并不总能在社会上招聘到每个职务所需的理想人员。如同产品的设计,不仅要考虑产品本身的结构合理,还要考虑所能运用的材料的质地、性能和强度的限制一样,组织机构和结构的设计,也不能不考虑组织内外现有人力资源的特点。
(3)任何组织,首先是人的集合,而不是事和物的集合。人之所以参加组织,不仅有满足某种客观需要的要求,而且希望通过工作来提高能力、展现才华、实现自我的价值。现代社会中的任何组织,通过其活动向社会提供的不仅是某种特定的产品或服务,而且是具有一定素质的人。可以说,为社会培养各种合格有用的人才是所有社会组织不可推卸的社会责任。
(二)权责对等的原则
组织中每个部门和职务都必须完成规定的工作。而为了从事一定的活动,都需要利用一定的人、财、物等资源。因此,为了保证“事事有人做”“事事都能正确的做好”,则不仅要明确各个部门的任务和责任,而且在组织设计中,还要规定相应的取得和利用人力、物力、财力以及信息等工作条件和权力。没有明确的权力,或权力的应用范围小于工作的要求,则可能使责任无法履行、任务无法完成。当然,对等的权责也意味着赋予某个部门或岗位的权力不能超过其应负的职责。权力大于工作的要求,虽能保证任务的完成但会导致不负责任的滥用,甚至会危及整个组织系统的运行。
(三)命令统一的原则
除了位于组织金字塔顶部的最高行政指挥外,组织中的所有其他成员在工作中都会收到来自上级行政部门或负责人的命令,根据上级的指令开始或结束、进行或调整、修正或废止自己的工作。但是,一个下属如果同时接受两个上司的指导,而且这些上司的指示并不总是保持一致,就会造成他的工作混乱。如果两位上司的命令相互矛盾,下属便会感到无所适从。这时,下属无论依照谁的指令行事,都有可能受到另一位上司的指责。统一命令或统一指挥的原则指的是组织中的任何成员只能接受一个上司的领导。有时,组织中还会出现越级指挥现象,不仅破坏了命令统一的原则,而且会引发越级请示的行为。长此以往,会造成中层管理人员在工作中的犹豫不决,增强他们的依赖性,诱使他们逃避工作、逃避责任。最后会导致中间管理层乃至整个行政管理系统的瘫痪。
为了防止上述现象的出现,在组织设计中要根据一个下级只能服从一个上级领导的原则,将管理的各个职务形成一条连续的等级链,明确规定链中每个职务之间的责任、权力关系,禁止越级指挥或越权指挥;在组织实践中,在管理体制上要实行各级行政首长负责制,减少甚至不设各级行政主管的副职。