三、纠正偏差
纠正偏差是控制过程的最后一个步骤,也是最关键的一步。它之所以关键,就在于体现了执行控制职能的目的,同时,将控制工作与其他管理职能结合在一起。纠正偏差过程中要注意做好如下工作:
(一)确定偏差产生的原因
偏差的产生,可能是在执行任务过程中由于工作的失误而产生的,也可能是原有计划的不当所导致,因此,必须对这两类不同性质的偏差作出及时而准确的判断,以便采取不同的纠正偏差行动。
(二)提高补救工作的效率
纠正偏差的活动,要经过发现差异、寻找原因、进行修正等几个环节。在这几个环节中,任何一个环节的延迟,都会拉长反馈和纠偏行动的时间,使很多补救措施成为“马后炮”。因此,除了加强预先控制的方式,以提高纠偏的效率。
(三)制定补救措施,使用适当的补救工具
补救措施也应有预见性。在制定标准的同时,就应针对易出问题的环节,制定出应急的补救措施。此外,还要设立赏罚制度作为补救的辅助工具。
(四)采取控制措施,达到预期目的
具体的控制措施有许多种类,应根据实际情况加以选择。一般来说,控制措施大都从以下几方面进行:
1.调整和修正原有计划
控制结果所显示的偏差过大,有可能是原有计划安排不当,在控制活动中这些不当之处逐渐显露出来;也可能是由于内外因素的变化,使原有计划与现实状况偏离甚远。在这种情况下,就要对原计划加以适当调整。必须指出的是,调整计划不是任意地变动计划,它不能偏离组织总的发展目标。
2.改进技术
达不到原定的控制标准,技术上的原因占有重要的地位。特别是在企业组织中,其生产与计划的目的之一就是生产出高质量的、符合社会需要的产品。因此,它的计划工作和控制工作都是以生产为中心的,而生产技术则是生产过程中的主要一环。为此,就要采取技术措施,及时处理生产上出现的技术问题,纠正偏差,完成计划目标。
3.改进组织工作
控制职能是与组织职能相互影响的,在这里组织工作的问题可以分为两种:一是控制阶段本身的组织体系不完善,不能对已产生的偏差加以及时的跟踪与纠正。二是计划制订之后,在组织实施方面的工作没有做好,没有完成预定的目标。在这两种情况下,都要进一步改进组织工作,如调整组织机构、调整责权利的关系、改进分工协作关系、适当调配和培训人员等。