第八节 档案管理
1987年以前，丰南设档案科。1988年，档案科升格为副科级单位，改称档案局。1993年，档案局撤销，保留档案馆。1995年恢复档案局。2008年，改为丰南区政府办公室所属正科级事业单位。至2011年，全局共有干部职工11人，全部为大专以上学历，其中具有档案专业技术职称的4人。
1994-2011年，丰南档案部门先后被河北省档案局授予“九五”和“十一五”期间“馆库建设先进单位”称号，连续13年被评为“唐山市档案工作先进单位”，在2010年河北省县（区）级档案事业综合实力评估中排名第一位，局长李明君荣获河北省2011年“档案事业功勋杯”。
一、档案馆
（一）基础设施建设
1996年以前，丰南市（县）档案馆没有专门的档案库房，使用的是原县委的办公用房，库房连同办公用房面积加在一起仅300多平方米。由于房屋窄馆藏容量高度饱和，致使部分单位的应进馆档案无法接收，造成一些有价值的档案资料散落流失。档案装具也是以木质柜为主，“七防”（防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠虫）设施只有8个干粉灭火器和自制的防盗窗，许多工作基本停留在原始手工阶段。
1997年，丰南市委、市政府拨款30万元，建档案馆。该馆占地2.25亩，建筑面积1176平方米，总投资160万元。2000年，在全省档案工作表彰大会上，丰南市被授予“九五”期间“馆库建设先进单位”称号。
但随着全区（市）经济、社会各项事业的快速发展，所建馆库面积仍显不足，为此，2008年11月，丰南区委、区政府决定采取图书馆、规划馆、档案馆三馆合建的方法，在区行政中心建设新档案馆。新馆于2009年9月动工建设，2010年底竣工。工程从总体设计到建筑施工都严格执行国家颁布的《档案馆建筑设计规范》，占地5666.6平方米，建筑主体为5层（地下1层，地上4层），建筑面积6294平方米。其中库区建筑面积2200平方米，专业技术用房1300平方米，局、馆办公用房1700平方米，各种功能用房1000多平方米，均达到或超过国家县级一类馆功能分区标准要求，总投资2200万元。并又投资300多万元，为库区和业务用房安装全自动智能档案密集架504组，排架总长度1.45万米，可容纳100万卷档案，能满足未来50年档案常规接收需要，购置专用图书、资料柜100组，可容纳图书、资料4万册；在中心控制室安装智能视频监控系统，在28个重点部位安装红外线视频探头；整栋楼配备了防火自动报警系统，安装烟感报警探头84个，库区内设有消防通道，安装七氟丙烷气体喷淋灭火系统和灭火剂储瓶组15套，使用了中央空调；在电子档案专库添置防磁柜10个，档案消毒柜5个，在相关库房及业务用房安装超大功率去湿机5台；服务大厅安装LED超大液晶显示器1套，政府信息公开中心、现行文件查阅中心配有内、外网查询计算机20台，打印机10台，安装触摸屏一组，查找文件只需一分钟时间。
（二）馆藏档案
1994年，丰南市档案馆只有文书档案1.6万卷，资料不足6000册，70个全宗，馆藏档案数量少、结构单一。由于馆藏容量饱和，1995、1996年，只是接收机构改革后撤并单位的文书档案1021卷、实物档案46卷。1998年，市档案馆建成和投入使用后，馆藏容量增加，开始按常规接收档案。1999年，随着档案管理信息平台的建立，又把声像、电子档案纳入馆藏档案的范围。1999、2000年，接收乡镇和市直单位文书档案1.7万卷（包括以前应接收而未接收的档案6700卷），科技、会计、土地承包等专题档案6938卷，声像、电子档案1001卷。2003-2005年，接收抗击非典、深化机构改革等文书档案2.4万卷，声像、电子档案1456卷。特别是2011年，新馆建成和投入使用后，档案接收工作的力度进一步加大，当年就接收计划生育、新农合、审计等各类档案6万卷，其中文书档案5.47万卷，电子、声像档案5300卷。至2011年底，丰南档案馆馆藏文书档案125个全宗10.14万卷，重大活动、突发事件、民生等专题档案5万卷，声像、电子档案1万卷，档案总量达到16.14万卷，相当于1994年馆藏档案量的7倍。
现存馆藏档案，历史跨度为80年，保存年代最早的是民国26年（1937）的小工商户档案，还有少量的革命历史档案。保存最多最完整的是建国后档案，占馆藏总数的90%以上。主要来源于中央、省、市（地）下发的各种文件，区（市、县）委、区（市、县）政府和各乡镇（公社）、职能部门贯彻执行上级指示、履行职能所形成的计划、总结、通知、规定以及下属单位报送的文件。内容有党建、组织、纪检、监察、人事、宣传、文教卫生、工业交通、财贸、民政、劳动工资、工会、统计、青年、妇联、农业、商业等；门类有文书、专门、专题档案和图书资料4种；载体形式以纸质档案为主，有部分录音、录像、光盘、实物档案，初步形成了覆盖全区的综合性档案资源信息体系。
（三）管理利用
1.升级达标 1992年8月，通过检查验收，丰南县档案馆晋升省三级档案馆。1998年，丰南市档案馆建成和投入使用后，丰南档案部门在抓好档案接收工作的同时，对馆藏的2万多卷档案进行规范化整理，重新系统编号1238卷。并完成20万字的手工检索《丰南市档案馆指南》、118个全宗介绍、38本专题档案、25本重要文件文号、225本薄式案卷的目录，18.8万张手检文件级分类卡片，录入微机文件级和案卷级检索条目25.2万条。馆藏档案规范化率和机检率分别达到馆藏档案总数的100%和75%，手工与自动检索工具体系初步形成。2000年底，丰南档案馆晋升省一级档案馆。
2002-2005年，完成了馆藏档案和资料目录数据库建设，并对其中1.2万卷的重要档案和查阅频繁的纸质档案建立了全文数据库，实现了计算机目录检索和全部文书档案全文检索。2007年，又率先在全省县（区）级档案馆中实施馆藏档案数字化全文扫描工程。2007-2010年，实施扫描工程的第一期工程，完成了馆藏档案中的全部纸质档案的扫描，扫描标准幅面513万页，刻录光盘400张。2011年，实施第二期工程，对2010年以后接收进馆的纸质档案及所有照片、声像、科技档案进行扫描和数字化转换，扫描和转换标准幅面520万页。至2012年，馆藏档案数字化率达到90%以上，丰南区档案馆成为全省第一个晋升国家一级的县级档案馆。
2.鉴定开放 1988年，《中华人民共和国档案法》实施后，丰南档案馆即着手馆藏档案开放工作。到1994年，经鉴定向社会开放时限内档案1061卷。2002年，达到2781卷。
为更好地发挥档案信息资料作用，2006年以后，丰南档案馆在注意及时做好档案鉴定适时向社会开放的同时，还降低了查阅档案的门槛，由原来查阅档案一律凭乡镇或市直单位介绍信，改为查阅单位档案凭单位介绍信，查阅与个人相关的档案凭本人身份证，并建立了馆内局域网，用于数据的采集、检索、查询。2011年初，新馆投入使用后，又建立了丰南档案信息网站和电话预约查档制度，在电视和报刊发布了面向社会开放档案的公告，使群众更加了解查阅档案的规定和方法。至2012年，丰南档案馆共向社会开放档案98个全宗9350卷，涉及1947-1982年36个年度。
3.开发利用 1994年，丰南档案馆接待查阅利用档案人数860人次，调卷2658卷次。2000年，接待查阅利用人数947人次，调卷3129卷次。此后，随着馆藏档案开放力度的不断加大和档案资料的不断丰富，档案查阅利用人数迅速增多。2006年，接待1497人次，调卷3671卷次。2008年，接待查阅利用人数1756人次，调卷5011卷次。特别是2011年初新馆投入使用后，由于馆藏档案的进一步丰富和查阅方法的现代化，当年接待查阅利用人数（包括网上点击人数）猛增到6000人次，调卷2.32万卷次。1994-2011年，共接待查阅利用档案人数2.48万人次，调卷7.15万卷次，为领导决策、化解纠纷、落实政策、编史修志等提供了翔实佐证，为国家、集体和个人挽回经济损失及新创经济效益6000多万元。
4.资料编研 利用馆藏档案资料，2004年与丰南区人大办公室合编了《丰南区人代会文件选编》，2007年与丰南区委组织部、丰南区人资社保局合编了《干部人事机构文件汇编》。2009-2011年，丰南档案部门又自编了《丰南区档案图志》《丰南县“7.28”震亡人员名单》《建国初期丰南县人口、土地、房产资料汇编（第一辑）》《唐山市丰南区英烈谱》等10余种200多万字的编研成果，有力地配合了各项工作的开展，受到社会各界的好评。
二、档案室
丰南建市初期，基层档案建设工作比较落后。乡镇和市直机关虽然建立了档案，也有21个单位的档案室进入省三级档案管理行列，但多数单位没有专门档案室，档案装具一般是木质档案柜，档案立卷也不够规范；村级档案基本是空白，只有23个行政村建立了档案，占全市村庄总数的4.63%。1997、1998年，全市档案室建设和档案立卷工作力度逐年加大，档案事业进入快速发展时期。
（一）机关和农村档案升级
从1998年开始，在全市机关、团体事业单位中推行了档案晋档升级活动；在农村开展了建档立案普查和档案管理升级活动。到2001年，全市17个乡镇和9个管理区实现“升级一片红”。2002年，又有77个区直单位升入省三级以上档案管理行列。其中省一级18个、省二级5个、省三级46个；村级建档率达到100%，并有14个村庄达到省三级标准。
为把基层档案晋档升级活动不断引深抓实，2005-2009年，丰南档案部门相继深入到全市15个乡镇、477个村庄和42个区直单位验收。到2009年底，全区各级都设立了专门档案室，建立健全了相关制度。档案装具全部换成了铁皮柜，按规定配备了灭火器、报警器等设施，其中乡镇和区直单位档案室全部添置了计算机、扫描仪、空调等先进设施。室藏档案初步形成了文书、电子、实物等门类较为齐全的综合性档案资源信息。
2010年以后，根据河北省档案局的要求，组织全区乡镇、村庄和区直单位开展档案星级评定活动。至2011年，全区不仅有46个单位获得AAA级、AA级认定，而且基层档案立卷、档案管理整体水平又有了新的提髙，乡镇、村和区直单位的档案室基本达到“四有一能”的标准（有办公地点、有保管装具、有管理制度、有专兼职档案管理人员、能提供利用），“七防”设施得到进一步落实。
（二）企业档案管理升级
从1998年开始，重点抓辖区90家规模以上企业档案的晋档升级。到2002年，有8家企业晋升为省级档案管理先进单位。2006年，有3家企业晋升为国家企业档案管理二级单位。2010年，帮助电力局通过了企业档案管理“☆☆☆☆☆级”认定（该企业原是国家企业档案管理二级单位，接近☆☆☆☆级”标准）。尔后，组织全区500多名企业负责人到电力局参观学习，有力地推动了全区企业档案管理创星级活动的开展。
三、档案法律法规宣传与检查
（一）普法宣传
1998年，随着丰南档案晋档升级工作的全面展开，利用广播、电视、报刊等各种媒体和组织集日宣传、上街宣传等多种形式开展专题宣传活动。全年共组织集曰宣传16次，出动宣传车48辆次，向群众发放宣传资料2万份，丰南电视台、丰南广播电台、丰南周报等播放、登载有关稿件212篇。2002年丰南档案部门和有关单位密切配合，结合丰南实际举办了以宣传贯彻《档案法》为内容的《丰南史治》大型综合展，观展人数近2万人。2005、2006年，在对《丰南史话》综合展内容进行丰富充实的基础上，在各乡镇设置宣传点，组织全区性的《丰南史话》巡回展，观展人数达5万人。2012年，又在组织人员追踪档案查阅利用情况后，编写了《唐山市丰南区档案利用效果汇编》在内部发行。并相继在《中国档案》《档案天地》《档案工作简报》等国家、省、市的刊物上登载文章42篇，宣传了档案工作，促进了全社会档案意识的提高。
（二）执法检查
建市初期，丰南档案部门釆取不定期巡回检查的方法，督促各级各单位完善制度、落实人员、强化管理措施。1998年，丰南市委、市政府将档案工作纳入目标考核内容后，与人大政法科、政府办公室法制科、司法局对各级各单位的档案工作实行半年检查、年终考核。2003年，对31个工作后进单位提出了批评，其中对13个单位派员监督整改。2008-2011年，对市直单位和规模以上企业进行重点督查。对15个单位提出了批评，两个单位发出了《限期整改通知书》，促进了全区档案管理水平的提高。
四、业务指导培训
（一）指导和培训工作
从1998年开始，丰南档案部门着手对乡镇、市直单位的档案管理人员分期分批进行轮训，主要学习文书立卷基本知识和实际操作。2002年，重点培训了文书立卷改革后归档文件的整理办法。2004、2005年，相继深入到96个机关团体、企事业单位指导立卷归档3800卷。2006年，基层档案升级复查验收活动展开后，丰南档案部门针对各单位在档案立卷和档案管理中存在的问题，编写了4万字的业务教案，对各级档案管理人员进行系统普训。并在普训的基础上，于2007、2008年相继深入到58个乡镇、区直单位和90个规模以上企业指导立卷归档2万多卷。
1994-2011年，共举办培训班26期，培训档案管理人员2000多人次，指导立卷近4万卷。
（二）行政村建档指导
1997年，丰南档案部门在胥各庄、银丰、柳树瞿阝镇的12个村抓了民主政治建设建档试点，指导全市行政村建立村务公开专题档案，建立档案的村庄达到382个，占全市村庄总数的76.86%。2001年，分别指导全市村庄和唐坊、南孙庄、小集、大新庄4个乡镇所属的村庄，建立土地承包合同专题档案和畜牧养殖档案，建档村庄达到100%。培训制度，每年都有重点，有针对性地举办乡镇人大主席培训班，学习有关法律、法规和人大工作业务知识，交流工作经验，组织赴外地学习考察等。提高了乡镇人大主席的政治和业务素质，使乡镇人大工作更加活跃。