不断地自学
学好外语有什么诀窍？唯一诀窍是没有诀窍，只能多学多练多看多说多写。国际职员的母语并非都是英语或法语。国际组织鼓励职员学习联合国官方语言，联合国也在日内瓦举办针对六种官方语言的培训，职员可以免费参加。联合国定期举行考试，成绩合格则颁发语言流利程度证书（Language Proficiency Certificate）。
拿到证书后可以每年提前一个月涨工资。我最初不知道，1997年才报名参加考试。我动员其他同事报名，但有的人快退休了，有的人担心考试不及格。我没顾虑，英语自学没把握，但法语不成问题，通过一门就是胜利。于是我参加了统一的笔试，而口试由讲英语、法语的两位官员和我谈话。笔试卷子和谈话录音送纽约，由联合国总部评审。纽约发来成绩单后，出乎预料，我的英语成绩比法语还要好。什么原因？想想也很简单：每天我处理的文件主要是英语的，看得多用得多，熟能生巧，水平自然提高了。而法语主要是口头交流，写作机会少。可见，我们不必过度担心外语，虽然联合国要求职员懂两种工作语言，但实际上掌握了英语就完全能够胜任了。当然，懂得越多越好，精通一门外语后再学其他语种并不难。俗话说“艺不压身”，建议多学些外语，这有利于抓住更大的机遇。
联合国语言流利程度证书
语言学家吕叔湘说，英语是英语，汉语是汉语。马克思说，语言是思想的直接现实。他们讲的是语言与思维方式的关系。中国人与西方人的文化心理、思维方式不同，学外语要用外语思维，不能总用母语思维。马克思认为，学习和使用外语，不应把什么都译成母语，要尽量“忘掉”母语。学外语讲究“听说读写译”，国际职员也要“听说领先”“读写跟上”。不论听说还是读写，只要有自信、善学习，也可做到“能说会道、能写会编”。
听，尊重对方。在跨文化氛围中交流，首先要认真倾听。联合国的核心价值之一是尊重多样性（respect for diversity）。认真倾听是尊重对方的表现。职员来自世界各国，讲的英语并不都很地道，有人发音不标准，如果不认真听、仔细听、耐心听，很容易误听误判。我亲历过这样一个故事。
某次会议要讨论从ABCD四个方案中选出一个，与会人员意见不一，众说纷纭。主席建议，A和B合并为第一方案，C和D合并为第二方案，他倾向于第一方案，征求大家的意见。我们的代表发言，说“我支持主席提议，赞成第二方案”，引起哄堂大笑。会后他部下打圆场：“您支持主席很正确，同传翻错了，说您赞成第二方案。”他听后说：“我是赞成第二方案啊。”可见，没认真倾听，急着表态，结果是大出洋相。国际会议提供六种语言的同传，可选择原声道或其他任何频道。这位同事无论听的是哪个频道，肯定都没认真听，或者没听懂。对于不是我们母语的语言，更要认真听。这是有效沟通的前提，也是尊重对方的起码礼貌。
另外，要扩大知识面，掌握尽可能多的外语词汇、表达方式，以及文化知识，以免闹笑话。如floor是楼层或地板的意思，first floor在中国和美国都指楼房第一层，但在英国指第二层（第一层叫ground floor）。floor 还有一个意思，会议主席对你说you have the floor或the floor is yours是请你发言。我参加过一个会议，茶歇后主持人对一位同事说：“Dr.C，you have the floor.”她没有听懂，继续品茶，场面好不尴尬。
说，注意发音。许多人在国内搞学术时阅读和写作都没问题，但往往口语较差，甚至是哑巴英语。在国际组织则离不开“说”，因此发音很重要。我小时候把English学成了Chinglish；2010年上海世博会，某个区为普及英语印发《迎世博双语指南》，给good morning注“古的猫宁”，I am sorry是“俺么搔瑞”。这样的“雷人英语”千万要不得。
我刚入职，有位欧洲同事讲了两个笑话。第一个是，一人踩了别人脚，慌忙说了execute me，please。把excuse me说成请处决（execute me），南辕北辙。第二个是，某国际机构一把手竞选连任，获选后宴请支持者，致辞时说I would like to thank you for your supporting me in my second election。但他把election中的l发成了r的音，变成了其他意义的词，令人啼笑皆非。
当然，外国人发音也未必都准确。澳洲一位同事身体不适，请假去医院，对领导说I am going to the hospital today，但他把/ei/和/ai/的发音发得混淆，听起来像I am going to the hospital to die，让人笑掉下巴。
说，积极主动。国际职员天天开会，要敢于即时发言，阐述个人观点。中国恢复联合国合法席位初期，有人戏称我们参会人员的表现是3S：不懂外语但很礼貌，见人面带微笑（smile）；政治议题原则阐述，技术议题很少发言，于是沉默（silence）；70年代我们懂外语的人相对较少，很多人用耳机听中文同声传译，翻译喃喃细语、念念有词、语调平平，难免令人犯困（sleep）。中国恢复联合国合法席位近50年，现早已把3S变为3P：不但参与（participate），而且积极主动（proactive），还要取得实际成果（productive）。3P原则对国际职员更有实际意义，因为国际职员天天开会，不可能全都事先准备讲稿，即席发言是家常便饭，必须尽快做到3P。为此，首先要保持政治敏锐度，关心时政新闻，了解不同国家的态度和媒体报道，做出自己的独立判断。其次，要掌握《联合国宪章》及《国际公务员行为标准》，严守中立原则，牢记国际职员不是国家代表。再次，表态时要讲究技巧。从语言角度看，外语不是母语，“说”是我们的弱项。但是弱与强是相对的，尺有所短寸有所长。虽然我们外语能力很难达到母语的水平，但逻辑清晰、表达扼要、直奔主题、切中要害是我们的强项和优势，要加以发挥。开会前一定要做好准备，要讲究技巧。
说，准备充分。尽量避免打无把握之仗，即使小范围开会，也要做好准备。我们司每周都开例会，司长通报情况后，业务官员逐个发言，司长一般请他身边的人先发言。每周例会前，我都把一周工作拟一个简单的中文提纲，关键词用外文写好。我不坐司长旁边，避免第一个汇报。别人发言，我边听边修改我的提纲，发言时尽量简单扼要，这也是一种策略。司长是法国人，因此谈到与法国相关的工作时，我就用法语发言。司长常常做补充发挥，我就索性不再继续，任由司长介绍。会后，同事也会赞扬我的业绩。可见，方法得当，事半功倍。(https://www.daowen.com)
说，后发制人。说的技巧包括谈判，谈判也要尊重对方，即使意见不同，也要保持冷静。一次，我带队到F国谈判，对方外交部一位司长主持，他不仅迟到，而且开场就责难我们，说两次给世卫组织发文都没得到答复。同行的一位同事是F国人，对其指责不满，示意让我反驳。我不动声色听对方讲完。我发言时首先感谢他主持会议，心平气和地回顾双方往来情况。最后，我把早发去的答复复印件给他，说：“如果您的秘书找不到，复印件供您备查。”然后我请三位同事介绍双方合作进展和今后打算。这位司长对结果表示满意，并对开始的态度表示了歉意。我谈判的表现受到了领导的称赞，他在给我的鉴定中写道：“宋先生是本部门受到好评的成员。他总是以机敏和外交手腕完成棘手的任务，并且总能取得成功。”我体会到，和外国人谈判，我们的外语水平不占优势，最好先听后说，后发制人，避免先入为主，感情用事。要让对方感到我们的诚意善意，即使遇到棘手的问题，也容易找到双方认可的结果。我归纳出沟通有个3C原则。第一，content。沟通内容当然是交换信息，当然更重要的是情感，讨论前要让人感到你发自内心的尊重。第二，consensus。达成共识是沟通目的。第三，compromise。达成共识的手段是妥协，各退一步，海阔天空。
司长评语
读，学会浏览。我在国际组织，每天都要接触大量文件，世界卫生大会和执委会的文件多得看不过来。初到世卫组织时，我被文件压得透不过气。面对大量文件，我们必须学会skim。这个词的英文定义是remove a substance from the surface of a liquid，引申为scan through，即浏览、快读，一目十行快速阅读，抓住文章要点，不纠缠细枝末节。长篇文章肯定有生词，但不要查字典，要学会抓住重点。国际组织招聘的笔试，主要考核阅读能力，给考生一篇文章，要求在限定时间内归纳要点，写读后感。这需要快速阅读全文，否则归纳不全，更来不及写读后感。skim的关键是不查字典，就和读中文报纸看新闻一样，只要大致了解5W（what、where、when、who、why）便可基本掌握事件全貌。快读的要点是弄懂meaning，而不是wording。写文章不外乎表达观点、解答问题、传递信息、讲授知识。读者要善于通过skim，找到作者的写作思路。长篇文件，可以先看题目再看小标题，了解大致梗概，再找重点，沿着作者的写作逻辑，随时总结各段大意。
读，抓住重点。读国际组织文件有技巧。国际组织决议一般由序言段（preambular paragraph）和执行段（operational paragraph）两部分组成。序言段讲决议的背景，开头常是套话，如 mindful of、 recalling、noting、stressing、affirming等，如不需研究文件背景，序言段可一带而过。执行段一般以大写动词开始，如URGES、REQUESTS、DECIDES等。根据谓语动词，很容易判断哪些内容重要。执行段最后一句，通常也是固定文字，如：请秘书长向下届会议报告本决议的实施情况。了解了文件的套路，快读就不难了。
此外，文件有时前后矛盾，不易理解。这已经不是文字问题了，而是另有背景。很多文件是经过反复修改后，最后妥协的折中方案。参与起草的各方观点不一，因此不了解背景，就很难看明白。
有时实际执行情况也会与文件写的有出入。如，1993年世卫组织总干事换届，时任总干事参选，有些国家不希望他连任，于是执委会产生争论，双方要求通过一份关于总干事任期的文件。起草过程中，各方参加修改，改来改去不知所以、亦此亦彼、非此非彼。结果最后的文件既针对时任总干事也涉及之后的竞选人，任期改为只能连任一届；提名时年龄不得高于60岁；增加必须懂英、法两种工作语言等要求。可是5年后继任的总干事并不懂法语，照样当选。俗话说“听话听声儿，锣鼓听音儿”，某些文件字面上难懂，实际上是背景复杂。搞清文件背景，就容易看明白，所以我们不要轻易怀疑自己的外语水平。
写，熟能生巧。写作是国际职员的日常工作之一，如起草会议报告、决议草案、议程、简报等，给会员国写函件、邮件，撰写国际组织内部的备忘录（memorandum）、情况报告（briefing note）、提案（proposal）、进度报告（progress report）等。这与国家公务员写作公文相似。我在卫生部写过不少公文，包括给国务院的请示报告、给省市的通知、给国际组织和外国机构的信件、领导的讲话稿或发言提纲等。入职初期，用英文写公文的确是个挑战。写好的关键，第一要自信，相信我们完全能表达清楚要讲的内容，关键是理清表达逻辑。第二要熟悉公文格式、通用语汇。只要大量阅读同类文件，多看多想多学多练，英文写作便不是那么大的问题了。第三，要注意积累资料，这样撰写文件就可以信手拈来。虽然岗位不同，任务不同，写作要求也不会相同，但是我有几点通用的体会可以分享给大家。
·文章长短。英文写作有个KISS原则——keep it short and simple或keep it short and sweet，大概意思就是要短而精。国际组织也有文牍主义，有时一点儿小事也要写memo或briefing。不论什么文件，都要避免冗长，能短则短。我经历了三个阶段，开始写不长，后来写不短，最后从长到短。我觉得：从短到长是进步，从长到短是飞跃。为什么这样说？入职初期，情况了解不多，资料占有不足，外语水平不高，想长也写不长。工作时间久了，情况熟了，资料多了，英语好了，能写长但又写不短了。1998年布伦特兰任总干事后，会见来访代表团都要我提供briefing。她的要求高，时间紧（一般一天，有时只给半天），而且不准写长。我那时已在世卫组织工作4年，写作能力有所进步，占有材料多了，往往两页纸写不完。于是，缩小字号、减少行距，尽量多写些内容。总干事办公室却对格式做出规定，必须用12号字，因此，我必须合理取舍材料，精炼表达方式。把大量信息浓缩到规定字数不容易，我认为写短比写长的难度更大。鲁迅在《答北斗杂志社问》中说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字，句，段删去，毫不可惜。”鲁迅的要求和KISS原则看来是相同、相通、相似的。
·谨防差错。外文写作要防止不应有的差错，特别是电子邮件容易疏忽用词和拼写，要认真检查，不轻信电脑的自查功能。一位中国同事到英国出差，写了报告用邮件发给我的司长。邮件中说I have visited the United Kingdom and wish to share with you the massage from Price Charles。她本意是分享查尔斯王子的口信，但把Prince误打成Price，把message误打成massage。司长把它打印给我们部门所有业务官员，让我感到非常没面子。显然，这不是中国职员的外语水平问题，而是马虎造成的。她说用电脑自动拼写检查功能检查了，没发现问题。虽然电脑不认为有拼写和语法问题，但电脑不懂你要表达的意思，所以，绝不能完全相信电脑，自己动手仔细检查必不可少。
·友情提示。最后，使用电子邮件需要注意以下几个问题。
世卫组织用Outlook软件，职员邮箱的设置是：姓的全拼＋名字的首个字母。如宋允孚的邮箱是songy@who.int。世卫组织有8000多名员工，同姓者很多，因此发邮件一定要看清地址。曾有一次一位姓张的同事升迁，而另一位姓张的同事也收到了很多祝贺升迁的邮件，就是发信人不小心看错邮件地址导致的。如果机密信件发错对象，后果将不堪设想。即使是熟人，也最好抬头写上收信人的名字，即便误发，收信人也容易判断。
还有下面几件小事值得注意。（1）主题（subject）一定要明确，让对方一目了然，也便于后续跟踪。（2）一个邮件不要涉及多个主题，以免处理上有所遗漏。（3）减少收信人，防止因为“三个和尚没水吃”而无人处理；减少抄送（CC/Carbon Copy），不给他人增加垃圾邮件。（4）开头要写称谓以示礼貌。（5）缩写（abbreviation）在首次出现时应写全称，避免误解。（6）附件（attachment）要注明附件所使用的软件名称，方便对方查收。（7）落款写上姓名及身份，因为仅凭邮箱账号难以判断发件人。（8）电子邮件虽快捷，但易失掉感情沟通。见面三分情，邮件加电话，增加人情味。